Содержание
- Что такое «Технология управления бизнесом».
- Как узнать технологию управления бизнесом.
- Виды процессов управления бизнесом.
- Управленческие навыки руководителя.
- Результат правильного управления бизнесом.
- Как внедрить технологию управления бизнесом.
1. Что такое «Технология управления бизнесом».
В любом крупном деле есть успешный набор действий, который дает нужный результат – как на заводе технология производства продукции. При какой температуре отливать металл, как из него сделать стальной вал, потом вал установить в станок и т.д. На все эти операции есть четко описанные технологические процессы. Благодаря этому завод выпускает продукцию.
Так же и в бизнесе есть уже выработанные правила, законы управления, которые нужно узнать и применить.
Так вот технология управления бизнесом – это набор успешных действий, которые нужно совершить чтобы Ваш бизнес развивался, приносил прибыль и давал свободное время, а не проблемы 24/7.
2. Как узнать технологию управления бизнесом.
Есть 3 способа:
1. Поработать в системной компании, где уже внедрена технология управления.
2. Купить франшизу.
3. Купить знания и опыт экспертов по построению системы управления в бизнесе.
К сожалению, многие предприниматели не имеют опыта в крупных хорошо организованных компаниях и не представляют как изнутри выглядит технология управления бизнесом. И не по всем видам бизнеса есть франшизы.
Поэтому на деле приходится использовать третий способ – искать информацию, покупать знания других людей.
Читая эту статью, Вы платите своим временем за то, чтобы узнать технологию управления бизнесом.
В этой статье мы разберем какие инструменты нужно использовать для управления бизнесом на разных стадиях развития от стартапа до корпорации. Поделимся практическим опытом о том, как сделать управление системным.
3. Виды процессов управления бизнесом
Управление бизнесом – это, по сути, управление всеми процессами в компании для достижения главной цели бизнеса. Так вот здесь нужно понимать 2 важнейших момента:
- Все процессы в бизнесе можно разделить на 4 вида. Далее опишем подробнее.
- Во время развития организации от стартапа до системной компании и корпорации способы управления будут меняться! То есть те приемы управления бизнесом, которые используют крупные компании, не подойдут для управления стартапом. Как говорят: «Не нужно сравнивать свое начало с чьей-то серединой». Если у Вас команда из 10 человек, то Вам скорее всего не подойдут приемы управления от Норникеля или Сбербанка.
А теперь давайте посмотрим - какие же бывают процессы в бизнесе и как ими управлять на разных стадиях развития.
Управленческие – планирование (в том числе финансов), организация всех остальных процессов, контроль, мотивация. Это процессы верхнего уровня, они управляют всеми остальными процессами в организации.
Основные производственные – это процессы продажи и предоставления продукта (товаров или услуг). В производственной компании к основным процессам можно отнести изготовление продукции, ее продажу и доставку. В торговых – продажи, закупку и доставку товаров клиентам.
Вспомогательные – это все процессы, которые обеспечивают основное производство, а именно поиск и найм персонала, учет финансов, ремонт оборудования, поддержание работоспособности офиса и т.д.
Улучшения – это выявление отклонений от стандартов качества и разработка мер по устранению этих отклонений, а также системное улучшение работы компании. В небольших бизнесах эти функции часто бывают упущены.
То есть управление – это такая же работа, как и изготовление деталей на станке, доставка груза и т.д. Только результаты совершенно другие.
Ценным конечным результатом управления является развивающаяся и прибыльная компания!
Давайте подробнее рассмотрим составляющие, которые входят именно в процессы управления бизнесом и являются частью большой технологии управления. А ещё мы покажем инструменты для реализации этих задач на разных этапах развития бизнеса.
3.1 Планирование.
Технология управления бизнесом начинается с постановки планов в каждой области:
| Область | Примеры того, что нужно планировать |
|---|---|
| Персонал | Найм – когда и кого нанимать. Обучение – кого и чему обучать, с какой периодичностью проверять знания. |
| Маркетинг | Сколько нужно заявок, какая должна быть цена заявки. Сколько потратить на рекламу. |
| Продажи | План продаж по выручке и по маржинальной прибыли, Количество активностей, например, звонков (при холодном обзвоне). |
| Финансы | Доходы и расходы, цель по прибыли, % отчислений в целевые фонды (развитие, резервы, выплаты учредителю и т.д.) |
| Производство | План производства, себестоимость продукта, загрузка производственного персонала. |
Планы должны быть записаны в единый файл по компании и актуализироваться каждый месяц с учетом того, что запланировано на год и что получилось с нарастающим итогом с начала года.
Особенности планирования на разных этапах развития бизнеса:
| Корпорация | В крупных компаниях обычно есть отдел или департамент планирования. Есть описанная процедура составления и утверждения планов по подразделениям и компании в целом. Используется специальное программное обеспечение. |
| Системная компания | Владелец создал стратегию развития с оцифрованными целями. На ее основе директор с заместителями составляет планы по подразделениям и передает их руководителям отделов и сотруднику, ответственному за контроль выполнения планов по компании. Есть плановые показатели по всем областям бизнеса. Используется 1С, CRM и специальные сервисы для сбора и анализа показателей. |
| Почти система | Директор составляет планы по ключевым показателям бизнеса и передает руководителям отделов. Зачастую сам их контролирует. Используются Google-таблицы, 1С, специальные сервисы. |
| Ручное управление | Плановые показатели в табличке у директора и руководителей отделов. Используются Google-таблицы и специальные сервисы. |
| Стартап | Планы в блокноте или в табличке у предпринимателя. Сотрудники знают о планах. Используется Excel или Google-таблицы. |
Ставить «правильные» планы – это основа технологии управления бизнесом.
При помощи планов руководитель направляет внимание команды на то, что действительно важно, мотивирует на результат, поощряет за выполнение и наказывает за провалы. Если планов нет, то сложно судить – на сколько успешно работает подразделение. А сравнение просто с предыдущим периодом не всегда корректно.
3.2 Организация.
Если технологии нет, то все организовано «на словах». То, что у большинства именно так, не значит, что это правильно.
Чтобы нормально организовать управление бизнесом нужно создать правила игры, распределить обязанности и ответственность. Каждый сотрудник должен четко понимать – что от него требуется, какие результаты и какие конкретно действия.
Да, невозможно расписать обязанности до каждой мелочи, но основные повторяющиеся задачи необходимо оформить в виде схем, должностных инструкций и регламентов. Ознакомить сотрудников и принять у них экзамены на знание обязанностей.
Какие инструменты можно применять на разных стадиях развития бизнеса:
| Корпорация | Процессы обучения и контроля сотрудников протекают системно с использованием корпоративных порталов. |
| Системная компания | Назначить сотрудника (можно на аутсорсе), ответственного за составление чек-листов и контроль соблюдения регламентов и инструкций. Организовать системный ввод в должность и обучение сотрудников, контроль соблюдения стандартов и актуализацию базы знаний. |
| Почти система | Обязательно составить организационно-функциональную схему. Описать все успешные действия в регламентах и должностных инструкциях. Назначить ответственного за базу знаний (можно на аутсорсе) и продолжить наполнять ее. Составить план обучения новых и существующих сотрудников. Проверять знания по тестам и контролировать по чек листам. |
| Ручное управление | Собрать успешный опыт по основным процессами и оформить в виде регламентов – в таблице написать кто и что должен делать, что использовать для этого. Можно составить оргсхему. Начать формировать базу знаний на сетевом ресурсе. Обучать сотрудников. Составить первые чек-листы для контроля. |
| Стартап | Прописать основной бизнес-процесс в виде схемы с этапами. Использовать схему для ввода в должность первых сотрудников. После получения опыта станет понятно какие действия являются успешными. В дальнейшем закрепить их в регламентах. |
Почему для управления бизнесом важно создать правила игры.
Сотрудники ходят в отпуск, болеют, увольняются. Если информация об успешных действиях находится только у них в головах, то эта самая информация уйдет вместе с ними. Если же предприниматель является носителем знаний о том, «как правильно делать», то рост бизнеса и развитие будут требовать больше рабочего времени этого самого предпринимателя. Вот отсюда и работа по 12–14 часов в день, постоянно на телефоне и т.д.
А если не создавать правила игры, то работает простая истина – «Если мы не придумаем правила для сотрудников, то они придумают их сами как им удобно, а не как нам надо!».
3.3 Контроль.
В технологии управления бизнесом контроль может происходить на двух уровнях:
1. На уровне действий – правильно ли сотрудник выполняет функцию, соответствует это регламенту или нет?
2. На уровне показателей. Какие результаты и в какие сроки дают сотрудники, соответствуют эти результаты нашим планам?
И вот здесь мы как бы замыкаем цепь – ранее мы говорили, что нужно планировать и создавать стандарты (регламенты и инструкции). Верно, они как раз и нужны чтобы системно организовать контроль.
Во-первых, нужно создать систему для сбора показатели по всем подразделениям – дашборд. Так Вы будете видеть результаты.
Для реализации контроля уже на этапе стартапа можно переходить к CRM или другим современным сервисам.
Пример аналитики в Битрикс24:
Во-вторых, контролировать все самому не получится. Чтобы управление бизнесом было системным, нужно организовать регулярный контроль качества. А для того, чтобы наемный сотрудник мог контролировать качество у него должны быть чек-листы и БАЗА ЗНАНИЙ. Иначе он просто не сможет выполнять проверки.
Для автоматизации работы с чек-листами можно использовать задачи в Битрикс24. Здесь есть возможность создавать чек-листы в задачах и настроить так, чтобы робот автоматически поставил задачу на контроль нужному сотруднику при выполнении определенных условий. Например, когда заказ готов к отправке клиенту, можно автоматически поставить задачу специалисту по качеству «Проверить заказ». А в чек-листе указать параметры проверки. Например:
Для создания чек-листов так же можно использовать специальные сервисы, например «Чек-офис»:
3.4 Мотивация.
На картинке выше между «регламентом» и «дашбордом» указана «мотивация». Когда мы установили цели и правила игры для сотрудников, их нужно замотивировать на результаты. К сожалению, без мотивации технология управления бизнесом работать не будет — люди со временем перестают соблюдать правила.
О том, как создать систему мотивации на прибыль у нас есть отдельная статья с пошаговым планом.
4. Управленческие навыки руководителя.
Как мы с Вами уже выяснили, управление бизнесом это работа. И она требует соответствующей компетенции чтобы внедрить эту технологию и поддерживать в рабочем состоянии. Здесь мы перечислим навыки, которыми должен обладать настоящий руководитель для эффективного управления бизнесом:
| Навык | Что дает |
|---|---|
| Умение поставить большую цель и разложить основные действия для достижения этой цели | Позволяет написать и реализовать стратегию развития |
| Умение направить усилия группы людей в нужном направлении, повести за собой | Позволяет создать эффективную команду |
| Умение анализировать информацию, находить закономерности, выделять общее, структурировать | Позволяет принимать верные управленческие решения на основе цифр |
| Способность жить и работать в условиях большой неопределенности (когда не понятно, что будет завтра) | Помогает сохранять здравый ум даже при отсутствии дохода и продолжать управлять командой |
5. Результат технологии управления бизнесом.
При грамотном управлении бизнес постепенно переходит от ручного управления к системному, процессы работают по установленным правилам, сотрудники знают свои обязанности замотивированы и добиваются результатов. Владелец видит в панели управления все нужные показатели, а руководители сами принимают управленческие решения в соответствии со стратегией развития. Утопия? Нет этого можно добиться. Постепенно, пройти путь, внедрить технологию. Да не быстро, но результат того стоит.
6. Как внедрить технологию управления бизнесом.
Есть порядок внедрения. Никакого чуда здесь нет. Систематизация бизнеса – это планомерная работа по созданию и внедрению тех инструментов, которые мы кратко описали в этой статье.
Мы это делаем с 2019 года и уже помогли более 200+ компаниям из самых разных сфер бизнеса. Узнайте подробнее о том, КАК построить систему управления в Вашем бизнесе.
С уважением, Елена Масалова, основатель консалтингового агентства «Цифровое управление».
