База знаний компании - зачем она и как создать?

 

 

1. Что такое база знаний?

2. Зачем нужна база знаний?

3. Как выбрать платформу для создания базы знаний?

4. Какие сервисы использовать?

5. Вывод — рекомендации по выбору платформы.

 

1. Что такое База знаний компании?

Любой бизнес — это ТЕХНОЛОГИЯ, по которой работают Ваши сотрудники и делают для Вас деньги!

Какова ценность Вашего бизнеса на рынке? Она равна цене помещения, оборудования, запасов товаров и материалов? Сколько всё это стоит БЕЗ правил игры, без технологии, что и как делать?

При наличии актуальных правил (технологии) ценность бизнеса возрастает в разы.

Итак, бизнес – это технология, повторяющиеся успешные действия, приносящие нужный результат! А раз действия успешные, значит они представляют ЦЕННОСТЬ для бизнеса и заслуживают того, чтобы быть описанными.

Работа сотрудников может быть описана в регламентах, инструкциях, презентациях, плакатах, видео, аудио-формате. Вся эта информация должна быть УПОРЯДОЧЕНА и храниться в базе знаний компании.

Кроме того, в базе знаний могут храниться образцы документов, которые сотрудники используют в работе. Например, шаблоны договоров, коммерческих предложений, писем на разные случаи и т.д.

2. Зачем нужна база знаний?

2.1 Обучение сотрудников

Когда к Вам придет новый продавец, закупщик, логист, его нужно как-то обучить, показать – что нужно делать, чтобы получался отличный результат!

Если сотрудника не учить, возможно, он справится сам. К сожалению, так еще происходит во многих компаниях: базы знаний нет, новые сотрудники перенимают знание и опыт от старших коллег. Но это неэффективно, требует много времени наставника. А если сотрудник не справляется, то уволить жалко: «Столько времени на него потратили. Новый придет – опять мучиться с ним!» Оставляют, а он не тянет.

Когда есть база знаний и система обучения, то легко нанимать новых людей, вводить в должность.

 • Расширяетесь? Отлично! База знаний поможет быстро обучить персонал для новых отделов или филиалов.

 • Есть ключевой сотрудник, без которого всё рухнет? Выход есть – подробно описать его работу в регламентах. Да, будет саботировать, но кто здесь хозяин? Достаньте из него всё, что можно, зафиксируйте в базе знаний.

 • Уволился сотрудник, даже ключевой? Не беда! По его работе всё описано в стандартах, есть программа обучения. Новичок быстро освоится.

2.2 Контроль процессов и результатов

Чтобы организовать любой контроль, нужно чётко понимать – что мы считаем правильным и что НЕ правильным, какие результаты приемлемы, а какие нет.

В стандартах опишите ПРАВИЛЬНЫЙ порядок действий и что конкретно требуется от сотрудников, что считаем нормой, а что нет. Тогда можно легко организовать контроль по чек-листам: «Выполнено / Не выполнено».

Когда есть регламент работы и чек-лист по нему, то контроль за несколькими процессами можно поручить одному сотруднику. Причём этот человек не обязательно должен быть экспертом во всём, что он проверяет. Есть стандарт — там написано, как правильно. Смотри и сравнивай. Так работает ОТК на большинстве промышленных предприятий. Но принцип подойдёт для любого бизнеса.

Если стандартов нет, то контроль потребует экспертной оценки и много времени, делегировать будет сложновато.

2.3 Продажа бизнеса

Стоимость бизнеса можно считать по-разному. Один из способов:

Цена бизнеса = Годовая чистая прибыль × 3

Но когда эта формула работает? Когда бизнес представляет собой описанную технологию, машину по производству денег.

Хозяин сменился, а машина работает!

А если в бизнесе всё через Вас?
«Закупки – только через меня, ключевые клиенты – через меня».

Смените владельца – что произойдёт? Машина остановится. Технологии нет.

Как продавать такое предприятие? Как оборудование, помещение. Не более того.

Поэтому, если Вам интересно повысить стоимость своего бизнеса, создавайте базу знаний, описывайте успешную технологию работы. Тогда при продаже можно смело сказать — «Продаю БИЗНЕС с технологией по извлечению прибыли!»

3. Как выбрать платформу для создания базы знаний?

Всё зависит от масштабов Вашей компании.

 • Если у Вас небольшая команда, до 30–50 человек, то можно обойтись и общедоступными платформами Google или Яндекс.

 • Если у Вас от 50 до 500 человек, то уже можно рассматривать специализированные сервисы.

 • Для более крупных компаний однозначно нужно выбрать подходящий онлайн-сервис.

Здесь мы сравним разные платформы и сервисы для создания базы знаний и поможем выбрать подходящую для Вас.

Что нужно учесть при выборе:

 1. Безопасность. На платформе должна быть возможность распределять права доступа. Кто вообще сможет просматривать материалы, кто будет редактором, а кто только читателем? Права редактирования выдавайте конкретному человеку, ответственному за базу знаний.

 2. Возможность создавать интерактивные программы обучения. То есть сотрудник должен обучаться в определённой последовательности, проходить тесты. Результаты его обучения должны фиксироваться.

 3. Платформа должна быть лёгкой в настройке и в использовании. Здесь всегда две стороны медали: чем больше возможностей у платформы, тем она сложнее в освоении. И чем проще платформа, тем меньше у неё возможностей. Поэтому нужно чётко понять – что мы хотим делать с базой знаний. И уже под эту потребность выбрать решение.

Например:

У крупной федеральной сети с 5000 магазинами по всей стране есть задачи автоматизировать сбор и оценку знаний у 30 000 сотрудников. Настроить напоминания о прохождении тестов и санкции за пропуск занятий.

А у фирмы из Новосибирска со штатом 20 человек стоит задача собрать стандарты компании в едином пространстве и добиться, чтобы они всегда были актуальными. Плюс проводить обучение команды раз в 3 месяца.

4. Платформы для создания базы знаний

4.1 Google диск

Это хороший вариант для старта.

Преимущества:

• разные уровни доступов к документам и папкам (просмотр, комментирование, редактирование);
• возможность работать в одном документе нескольким сотням пользователей;
• мультиплатформенность (десктоп, мобильные устройства и Android и iOS);
• по функционалу редактирование документов, таблиц и презентаций соответствует, а где-то опережает Microsoft Office;
• удобный поисковик, возможность моментально находить нужные документы по названию или типу;
• возможность конвертации файлов из .DOC в .PDF при пересылке;
• защита информации от потери с помощью автоматических сохранений предыдущих версий;
• можно создать тесты в Google-формах и собирать ответы в таблице;
• это бесплатно до 15 Гб.

Можно сделать интерактивную программу обучения со ссылками на материалы для изучения:

Недостатки:

По сути, Google-диск — это очень хорошая платформа для хранения различных файлов. Да, здесь можно создать тесты и собирать ответы. Да, можно сделать программу обучения в обычной таблице и вставить ссылки на материалы.

Это не специализированная платформа для организации обучения. Отсюда и основные минусы:

• Нет возможности отслеживать прохождение обучения автоматически. То есть если сотрудник не открывал файл, мы об этом не узнаем.
• Нет гибких настроек для курсов: очередности уроков, сроки открытия и закрытия курсов, нет вознаграждений за успешное прохождение, нет геймификации курсов.

Но для начала – вполне достаточно. Небольшие компании, у которых вообще не было никакой базы знаний, вполне могут начать с Гугл диска.

Кстати, у Google есть отдельный инструмент для создания курсов: https://classroom.google.com/

Здесь уже есть большинство нужных настроек именно для курсов. Эта платформа лучше подойдёт образовательным организациям. Но может использоваться и для внутреннего обучения сотрудников. Для этого потребуется специалист по обучению – в штате или на аутсорсинг.

4.2 Яндекс диск

Возможности очень похожи на Google-диск. Бесплатно можно хранить до 10 Гб.

Но приходится признать, что встроенный редактор WORD и EXCEL в Яндексе работает чуть медленнее, чем в Гугле, и его функционал меньше, особенно в работе с таблицами.

Важный минус — в Яндексе нет конструктора тестов. Поэтому придётся использовать Гугл-формы или искать сторонний сервис.

И в рабочей области Яндекса есть рекламные баннеры. Это отвлекает.

Вывод:

Если вы в основном используете в базе знаний документы WORD, PDF, видео или аудио записи, то Яндекс-диск можно использовать как место для хранения файлов.

Мы в своих проектах его не используем именно из-за отсутствия конструктора тестов.

4.3 Битрикс24

 На сегодня, пожалуй, это лучшая CRM система в России. У Битрикс24 есть мощнейший функционал для работы в команде (свой мессенджер, видеозвонки, новостная лента). Здесь отличные возможности для работы со сделками, задачами, проектами, создания сайтов, аналитики и многое другое. Но сейчас нас интересует именно встроенный облачный диск и возможность проводить обучение сотрудников.

Здесь есть 3 варианта – как организовать базу знаний и систему внутреннего обучения.

1 вариант. Собрать базу знаний на Битрикс-диске. Возможности схожи с Google-диском. Но есть отличия. Например, более гибкие настройки доступов – на отдел или персонально сотруднику. Если вы переведете человека в другое подразделение, у него автоматически изменится доступ к материалам в базе знаний. Есть и другие важные особенности.

В целом, это довольно просто сделать и легко применять для обучения.

2 вариант. Использовать специальный встроенный инструмент «База знаний».

Здесь придется потратить больше времени, чтобы разобраться в механике инструмента. Страницы будут собраны как сайты на конструкторе. Можно создавать карусели изображений, вставлять видео прямо в текст, добавлять анимацию. Работа более трудозатратная, чем собрать файлы на диске. Но получившиеся материалы смотрятся интереснее.

У Битрикс24 есть бесплатный тариф на 5 Гб. Он имеет минимальный функционал, но достаточный для создания небольшой базы знаний.

 

 

Кроме того, во встроенном магазине приложений есть специальные программы для обучения персонала.

 

 

 В приложении ХайХаб есть функционал по составлению курсов, тестов, программ обучения, встроенная база знаний и многое другое для обучения сотрудников. До 5 пользователей это приложение бесплатное всегда. Далее цены за месяц такие:

Количество человек
До 5	До 50	До 150	Неограниченно
0 р	4200 р	8900 р	17 500

 

 Само приложение довольно простое, но при этом немного сырое. Есть недоработки по назначению курсов сотрудникам, по геймификации и наградам. Но если у вас уже есть Битрикс24 и хочется попробовать создать свою систему обучения, то это вполне подходящий вариант для начала.

Далее рассмотрим специализированные сервисы для создания базы знаний и системы обучения.

4.4 Платформа для обучения Skillspace

Этот сервис позиционирует себя как универсальное решение для 2 случаев:

1. Создания онлайн-курсов на продажу (онлайн-школы),
2. Внутреннего обучения сотрудников.

Соответственно, в нём много функционала именно для продажи курсов.

Интерфейс легкий, приятный. Настройки простые, интуитивно понятные. Есть возможность отслеживать прогресс по обучению.

Есть интеграции с различными сервисами — от организации вебинаров до приема платежей.

Есть бесплатный тариф.

ИТОГ – Skillspace больше подходит для тех, кто обучает своих клиентов, продает обучение.

4.5 Платформа для обучения Teachbase

Это сервис для организации внутреннего обучения в компании. Здесь есть отдельный раздел для документов – «База знаний», а также разделы для организации обучения:

• Конструктор курсов,
• Тесты и задания,
• Программы обучения.
• Есть мобильное приложение.

У платформы приятный интерфейс с большим количеством настроек. Для работы потребуется выделенный специалист по обучению.

При этом есть возможность добавления уникальных функций под конкретный запрос заказчика. Разработчики заявляют, что их клиентами являются такие крупные компании как Русал, Газпром ОНУТЦ, Работа.ру и другие.

Плата составляет от 97 500 р в год за 50 пользователей, до 835 500 р в год за 500 пользователей.

ИТОГ – Teachbase хорошо подходит для организации обучения в компаниях среднего и крупного бизнеса, где уже есть отдельный специалист или отдел по обучению персонала.

4.6 Ispring Learn

Сервис позиционирует себя именно как платформу для онлайн обучения персонала.

Возможности платформы:

• Создание программы адаптации персонала, подготовка обучающих материалов и их объединение в курсы. Программа напоминает стажерам о необходимости пройти назначенное обучение.
• Использование интерактивных курсов, видео лекций и диалоговых тренажеров для обучения и контроля знаний. Можно задавать вопросы наставнику на платформе.
• Совмещение вебинаров с очными тренингами.
• Есть оценка результатов обучения с помощью наглядной аналитики и контроля развития сотрудников.
• Предусмотрено поощрение лучших сотрудников бейджами и сертификатами.

Есть бесплатный пробный период 14 дней на 10 пользователей.

Стоимость сервиса зависит от количества сотрудников. Для команды из 25 человек цена 42 750 руб. в год.

Для крупной компании с 1000 человек – 1 млн р. в год.

ИТОГ – сервис Ispring хорошо подойдет даже небольшой компании до 25 сотрудников. Его будет легко освоить и использовать.

4.7 Эквио

Сервис позиционирует себя как платформу не только для обучения, но и для мотивации, общения и управления персоналом.

Действительно, функционал огромный.

Как и в других случаях, для обучения здесь есть:

• конструктор курсов,
• программы и траектории обучения,
• практические задания и тесты проверки знаний.

Для мотивации команды сервис предлагает использовать:

• наглядные рейтинги с баллами,
• награды,
• встроенный магазин подарков (можно дарить, например, сертификаты в магазины OZON, Letual, Золотое яблоко и т.д.).

Коммуникацию команды предлагается вести так же на этой платформе. Есть лента новостей и опросы.

На сайте даже есть обещание организовать контроль результатов команды. Причем не только в обучении, но и в работе! Для этого создан «мобильный кабинет руководителя» с общей информацией о динамике, прогрессе команды и каждого сотрудника в отдельности. Возможность активного управления пользователями команды.

Цена соответствующая. За лицензию на 50 пользователей просят от 119 500 р в год. При этом сразу говорят, что придется доплачивать за всевозможные доработки.

Например, практический модуль «Задания» почему-то является платным после третьего месяца использования. Хотя логика подсказывает, что раз уж сервис обещает организовать систему обучения, то задания хотелось бы иметь уже в базе. Но нет.

Вообще у сервиса огромное количество дополнительных платных услуг, модулей и даже своих курсов для заказчиков. Это в основном курсы по продажам. То есть команда Эквио создает свои курсы и продает их своим клиентам для обучения их команды. Цена таких курсов 105 тыс. р. за штуку.

Есть ПЛАТНАЯ техподдержка пользователей. Цена зависит от количества пользователей и начинается от 16 700 в месяц. Да, есть и бесплатная техподдержка, но только для администраторов. А вот уже для «ВСЕХ» пользователей эта услуга доступна только у компаний с 300 сотрудниками и выше.

Вообще, судя по функционалу и ценовой политике, разработчики Эквио стараются работать именно с компаниями, у которых 300 и более сотрудников.

ИТОГ – Эквио имеет наиболее широкий функционал, более гибкие настройки, но и самую высокую цену. Для работы с сервисом однозначно нужен отдельный специалист. Наиболее подходит для компаний со штатом от 300 сотрудников.

Вывод — рекомендации по выбору платформы

Есть и другие платформы для создания базы знаний и системы обучения: Notion, Юникрафт, ТренингСпейс и другие. Можно выделить некоторые общие тенденции на сегодня (2024 год):

Все сервисы стремятся иметь своё мобильное приложение. Без возможности обучаться с телефона уже никто не представляет работу.

• У всех есть конструкторы курсов с разными типами уроков и встроенными тестами.
• У всех есть возможность делать планы, программы обучения на сотрудников.
• Почти везде есть геймификация.

В основном сервисы отличаются наличием дополнительных функций, которые расширяют возможности платформы в смежные направления:

Кто-то добавляет интеграции с внешними приложениями, в том числе для приема платежей, другие идут в сторону создания корпоративных порталов. То есть пытаются сделать пространство не только для обучения, но и для повседневного общения команды, для управления и контроля.

На самом деле нужно понимать, что для общения и контроля команды уже давно используются CRM-системы с мощнейшим функционалом по работе с задачами.

На наш взгляд, нелогично выглядит ситуация, если успешная компания внедрила платформу для обучения и на ней пытается строить оперативную коммуникацию команды. Значит CRM у них нет? И не планируют внедрять??? Странно.

Поэтому наш вывод такой:

Например, в Битрикс24 появился раздел «Склад». Хотя учет товаров логичнее и удобнее вести в 1С.

А в 1С разработчики пытаются создать встроенную CRM со своей воронкой продаж. Но пока этот блок сильно уступает «настоящим» CRM-системам. В том же Битрикс24 в Маркете есть приложения для организации обучения сотрудников. Но они слабенькие и заметно уступают специальным сервисам.

Здесь нужно четко понять – закрытие каких вопросов для вас наиболее важно? Рост продаж, порядок на складе, корректная и своев

---

Для тех, кому нужна база знаний!

  Мы уже создали базы знаний для десятков компаний на разных сетевых ресурсах. Поэтому, если Вы всерьез задумались над созданием базы знаний и системы обучения для своей компании, то обращайтесь к нам — мы обязательно Вам поможем.

 

 

С уважением, Елена Масалова — консалтинговое агентство «Цифровое управление».