Организующая схема компании - порядок в бизнесе

 

Содержание:

1. Упрощенный вид организующей схемы

2. Из каких 7 отделений состоит оргсхема

3. Как составить оргсхему для своей компании

4. Организационная структура компании

5. Что конкретно писать в оргсхеме

6. Чем отличаются оргсхемы производственных и торговых компаний

7. Как успешно внедрить оргсхему в компанию

8. Ошибки при разработке и внедрении оргсхемы

 

Материал будет особенно полезен предпринимателям, владельцам бизнеса. Вы узнаете что такое оргсхема и как она помогает навести порядок в управлении бизнесом в 2026 году. Сможете скачать шаблон. В конце мы расскажем, чем конкретно отличаются оргсхемы производственных и торговых компаний!

Оргсхема показывает ВСЕ функции и результаты, которые должны выполняться в организации, чтобы она была успешной и хорошо развивалась.

В любой компании есть такие функции:  кто-то должен заниматься финансами, кто-то наймом персонала, другой человек — расчетом зарплаты. Есть люди, занятые непосредственно производством продукта или услуги. Есть те, кто продает, кто рекламирует, кто закупает сырье и материалы. И так далее. То есть, каким бы уникальным не был бизнес, основные функции неизменны.

Часто, особенно в первые годы работы бизнеса, разные функции выполняет один человек. Например, менеджер по продажам занимается закупкой товара, бухгалтер оформляет договора, директор нанимает людей. Это рядовая ситуация в малом бизнесе. Но Вы должны понять, что это РАЗНЫЕ функции: продажа, закупка и производство продукта. То что у Вас это делает 1 человек, не значит что это норма! 

Иногда предприниматель даже не может определить, когда заканчивается продажа и начинается производство продукта. Это особенно часто встречается в услугах: кто предоставляет услугу, тот её и продает. Так было у нашего клиента из ОАЭ. 

Компания оказывает услуги по регистрации бизнеса в Эмиратах и другие юридические сопутствующие услуги. Когда мы разделили продажу и предоставление, описали отдельно процесс продажи, собственник был поражен. Оказывается нужно было поставить на продажи одних людей, а на предоставление других. Результаты был очень хороший, прибыль выросла на 50%. 

Когда у Вас на одном человеке держится 3-4 важных функции, это, во-первых узкое горлышко, а во-вторых огромный риск.

Чтоб вырасти кратно, Вам придется правильно распределять функции на разных сотрудников. А не пытаться найти еще одного «золотого» человека, который будет на все руки мастер. 

Сравните мастера сапожника и конвейер. В мастерской один человек делает все: покупает материал, принимает заказ у клиента, делает обувь, ведет бухгалтерию. В месяц сапожник делает 3-4 пары обуви.

Но человечество не зря придумало разделение труда. На конвейере каждый делает свое небольшое дело. В итоге фабрика выпускает и продает тысячи пар обуви в месяц. 

Если Вы хотите вырасти, то перестаньте мыслить категориями мастерской. Начинайте мыслить как «фабрика», где обязанности разделены и каждый отвечает за конкретный результат.

Оргсхема как раз помогает распределить все функции в компании между сотрудниками. Она наглядно показывает — кто за что отвечает и какой ценный конечный продукт производит каждое подразделение и конкретный сотрудник.

Некоторые владельцы бизнеса уже слышали, что такое организующая схема и для чего она нужна. Многие компании уже внедрили у себя этот инструмент управления. А кто-то лишь начинает знакомиться с организующей схемой. Она помогает решить такие проблемы:

• неразбериха, хаос в управлении,
• функции между сотрудниками распределены хаотично, никто не хочет отвечать за результат,
• владелец перегружен — приходится постоянно «разруливать» сложные ситуации, доделывать работу за подчиненных, не хватает времени на семью,
• рост компании останавливается, прибыль не растет.

Эта статья написана по опыту построения системы в 200+ компаниях малого и среднего бизнеса: производства, торговли, строительства и многих других. Вы узнаете о плюсах и минусах организующей схемы и о том, как и чем дополнить оргсхему чтобы не осталось ни единого «минуса». Ну и конечно, Вы сможете получить шаблон оргсхемы чтобы составить её для своего бизнеса.

Упрощенный вид организующей схемы:

Она представляет собой схему из 7 больших отделений. В каждом отделении выделено по 3 отдела. В каждом отделе по несколько секций. Они же и есть функции. В нижней части указывается ценный конечный продукт (ЦКП) всей компании и каждого отделения.

Из каких 7 отделений состоит типовая оргсхема?

№7. Административное отделение.

Управляет деятельностью компании, определяет цели, политику и стратегию развития. Добивается согласованных действия по реализации планов. Это, обычно, офис владельца, либо сам владелец в единственном лице. Это отделение стоит первым на оргсхеме. Остальные отделения с №1 по №6 располагаются следом за отделением №7.

ЦКП: Процветающая, развивающаяся компания, производящая безупречный продукт.

№1. Отделение построения.

Совершенствует организацию и её бизнес-процессы, нанимает сотрудников и вводит их в должность. Обеспечивает необходимые коммуникации, контролирует соблюдение стандартов. Функции этого отделения, обычно, выполняет служба персонала.

ЦКП: Введённые в должность, хорошо производящие свои продукты сотрудники.

№2. Отделение распространения.

Осуществляет маркетинговые кампании, разрабатывает и распространяет материалы по продаже продукции. Продаёт продукт компании клиентам. Это, обычно, отдел продаж и маркетинга.

ЦКП: Доход компании больше, чем расход.

№3. Финансовое отделение.

Собирает дебиторскую задолженность, осуществляет финансовое планирование. Оплачивает счета, ведёт учёт всех активов компании и отчётность. Это обычно служба финансового директора.

ЦКП: Сохранённые и учтённые, не утратившие своей ценности денежные и материальные активы компании.

№4. Техническое отделение.

Непосредственно производит продукты компании и выполняет все функции для обеспечения этого производства. Это цеха, производственное управление и все что связано непосредственно с производством. В конце статьи мы расскажем, чем отличаются технические отделения в оргсхемах производственных и торговых компаний.

ЦКП: Произведённая в срок продукция компании надлежащего качества в установленном объеме.

№5. Отделение квалификации.

Контролирует качество продуктов компании, устраняет отклонения от стандартов качества. Обучает и контролирует персонал компании. В современных компаниях это отдел технического контроля (отдел качества). Функция обучения может быть связана с управлением персонала.

ЦКП: Квалифицированные сотрудники, производящие продукцию и компании безупречного качества.

№6. Отделение по работе с общественностью.

Создаёт привлекательный имидж компании, привлекает новых клиентов с помощью вводных услуг, партнёров и рекомендаций клиентов. Этим, обычно, занимаются специалисты по пиару (PR).

ЦКП: расширяющаяся область деятельности и новые клиенты компании.

Да, в маленьких компаниях всего может быть всего 5 человек. Но и в этом случае их функции должны быть четко разделены. И упущение любой из функций не даст делу расти и приносить прибыль.

Поэтому знание и применение оргсхемы безусловно вносит рациональность в управление и помогает избежать «пожаров». Но чтобы она действительно ПОМОГАЛА ее нужно правильно составить.

Как составить организующую схему для своей компании?

Обычно работа с оргсхемой строиться так.

Владелец и сотрудники компании изучают теорию — что такое оргсхема, из чего она состоит, описание отделений, функций и ЦКП. Затем берут большой ватман с напечатанным шаблоном оргсхемы и начинают вписывать в каждую функцию фамилию сотрудника. Скачать оргсхему Вы можете на этой странице.

И вот тут начинается что-то невероятнее – одни и те же фамилии повторяются по несколько раз. Да что там, десятки раз! И не только фамилии сотрудников. Даже фамилии руководителей начинают мелькать где-то внутри секций и функций.

Но некоторые функции остаются без хозяина – их либо никто не выполнял, либо это делал владелец. Да, и у владельца как будто глаза открываются – «Это у меня Мария Ивановна и функции отдела персонала выполняет и функции отдела доходов, а я думал доходами занимается Сергей Петрович».

В этом и есть минус оргсхемы – в маленьких компаниях она сложна для восприятия. А в производственных компаниях она не дает возможность описать структуру управления производством. Ведь на классической оргсхеме всего 1 отделение №4 занимается производством. А нужно видеть цеха и участки.

Мы часто слышим такой вопрос: «Я расписал функции по имеющимся людям, но некоторые функции остались не распределенными! Мне что, принимать людей? Но я не понимаю — смогу я им платить? Мы пока не можем себе этого позволить!»

Я всегда советую сначала проанализировать загрузку имеющихся сотрудников чтобы найти узкое место в предоставлении продукта клиенту. Например, Вы можете выявить, что на менеджере по продажам кроме самих продаж висят еще и другие обязанности, которые можно передать другому сотруднику. То-есть нужно оптимально распределить нагрузку уже сейчас чтобы как можно скорее увеличить доход и снять с Вас часть рутинной работы.

А дальше нужно считать экономику и целесообразность приема новых сотрудников. Следите за тем, чтобы прибыль на одного сотрудника не падала после увеличения штата, а наоборот росла.

Поэтому, для удобства я рекомендую после оргсхемы начертить свою организационную структуру. На ней изобразить реальные подразделения: отделы и цеха. Линиями указать порядок подчинения.

---

Больше практических приемов по управлению бизнесом, бесплатные шаблоны и примеры документов  в нашем канале МАКС.

Подписывайтесь.

---

Организационная структура компании.

На структуре управления мы обычно выделяем 3 уровня — стратегический, тактический и операционный.

На стратегическом уровне находится офис владельца. На тактическом уровне — руководители подразделений. На операционном уровне — рядовые сотрудники-исполнители. Для владельца очень важно собрать возле себя команду управленцев. Они будут воплощать его стратегию в жизнь, работать на тактическом уровне.

Итак, благодаря оргсхеме мы распределили все функции в компании на сотрудников и определили ЦКП. Это очень важно! Имея теперь еще и структуру управления компанией можно написать должностные инструкции.

Совместное использование всех этих 3 инструментов (оргсхема, ЦКП, должностные инструкции) позволяет действительно навести порядок в управлении и добиться от сотрудников выполнения ценных конечных продуктов. Владелец снижает свою нагрузку и может заниматься именно развитием бизнеса, а не тушением пожаров.

Что конкретно писать в оргсхеме?

Этот вопрос задают те, кто уже начинает составлять оргсхему своей компании. У нас есть подробное видео — что конкретно писать в оргсхеме, а что НЕТ!

Чем отличаются оргсхемы производственных и торговых компаний?

Основное отличие — это компоновка отделов внутри 4 Технического отделения.

В торговой компании к техническому отделению относятся Закуп, Логистика и Склад! Причем логистика может быть как входящая (привозим товар на склад), так и исходящая — доставляем товар заказчику.

В производственной компании в 4 отделении указываются отделы Планирования, Подготовки и само Производство. В реальности функции отдела планирования в небольшой компании может выполнять 1 человек — инженер по планирования. В средних и более крупных производственных компаниях есть целый отдел, который занимается составлением плана производства.

К отделу подготовки можно отнести конструкторов, технологов, службу главного механика, снабжение. То есть все службы, которые должны технически обеспечить производство всем необходимым — чертежами, материалами, инструментом, исправным оборудованием, светом и теплом.

Как успешно ВНЕДРИТЬ оргсхему в компанию.

Чтобы оргсхема действительно помогла навести порядок в бизнесе ее нужно не только разработать, но и внедрить в компанию, в людей. Это, кстати, одна из основных ошибок владельцев бизнеса — разработать оргсхему «для себя». Если хотите, чтобы оргсхема действительно работала:

• сотрудники знали кто чем должен заниматься,
• все понимали, кто за что отвечает,
• сотрудники решали большинство вопросов между собой и не дергали владельца по мелочам,
• команда работала слаженно и эффективно,

То нужно правильно внедрить оргсхему в сотрудников, обучить их. Проведите собрание, расскажите о том, что такое оргсхема и как она поможет компании развиваться. Дайте выступить Вашим руководителям, рассказать какое место на оргсхеме занимает их подразделение и за что отвечает.

Нашим заказчикам мы помогаем подготовить и провести такое собрание. Вместе составляем сценарий встречи, при необходимости помогаем отрепетировать выступление. Правильно расставить акценты исходя из текущей ситуации. Заинтересовать сотрудников, а не напугать. Если сотрудники воспримут оргсхему как что то-то нудное и не понятное, то она вряд ли будет работать. Очень важно добиться, чтобы каждый сотрудник понимал и свои функции и функции коллег.

---

С 2019 года мы помогаем предпринимателям систематизировать бизнес. Наши клиенты — компании с численностью от 15 до 150 человек.

Запишитесь на бесплатную онлайн консультацию с экспертом и получите антикризисный план — 5 управленческих решений за 40 минут чтобы:

• снизить расходы,
• увеличить прибыль,
• повысить эффективность команды.

Сможете задать свои вопросы — эксперт даст конкретные ответы, которые позволят решить Вашу задачу здесь и сейчас

Оставляйте заявку:

 

* Бесплатную онлайн встречу проводим только для собственников бизнеса

---

Ошибки при разработке и внедрении оргсхемы.

В своей практике я часто вижу, как владельцы бизнеса пытаются сами разработать организующую схему. Проблемы и ошибки, которые возникают при этом часто одни и те же. Поэтому я хочу поделиться с Вами. Надеюсь так Вам удастся избежать ошибок и быстрее навести порядок в управлении:

• Нехватка времени. Оргсхема это довольно большой документ и требует кропотливой и внимательной работы в течение нескольких дней, а иногда и недель.
• Низкая квалификация руководителей которые помогают владельцу в работе над оргсхемой.
• «Теорию знаю, а сделать для своей компании — не получается».
• Внедрение в себя. Оргсхема разработана, но сотрудники толком ее не понимают и она не работает, просто она есть. В лучшем случае весит на стене.

 

С 2019 года мы уже помогли 200+ компаниям — внедрили инструменты системного управления. Есть опыт работы с производственными и торговыми компаниями, из сферы строительства, проектирования и всевозможных услуг. 

Скачивайте презентацию с кейсами по внедрению системного управления!

Результатом совместной работы является:

• Повышение эффективности работы сотрудников,
• Больше свободного времени у собственников,
• Рост прибыли,
• Рост стоимости бизнеса.

---

Запишитесь на бесплатную онлайн консультацию с экспертом и получите 5 управленческих решений за 40 минут чтобы:

• снизить расходы,
• увеличить прибыль,
• повысить эффективность команды.

1. Разберём Ваш бизнес и составим антикризисный план действий на ближайшие 30 дней.

2. Дадим шаблоны для внедрения.

 

С уважением, Елена Масалова – основатель и руководитель консалтингового агентства «Цифровое управление».

---