Организующая схема компании

 

         Материал будет особенно полезен предпринимателям, владельцам бизнеса.  Из этой статьи Вы узнаете что такое оргсхема и как она помогает навести порядок в управлении бизнесом. Сможете скачать шаблон. Этот же материал есть в видео формате внизу статьи.    + В конце статьи мы расскажем, чем конкретно отличаются оргсхемы производственных и торговых компаний!

          Некоторые владельцы бизнеса уже слышали, что такое организующая схема и для чего она нужна. Многие компании уже внедрили у себя этот инструмент управления. А кто-то лишь начинает знакомиться с организующей схемой. Может возникнуть вопрос — «Зачем это мне?». 

Большинство владельцев малого и среднего бизнеса сталкиваются с  аналогичными проблемами:

• неразбериха, а иногда даже хаос в управлении,
• функции между сотрудниками распределены стихийно — все вроде заняты до предела, но общий результат далек от идеала,
• владелец перегружен — приходится постоянно «разруливать» сложные ситуации, доделывать работу за подчиненных,  не хватает времени на семью.
• рост компании останавливается из-за отсутствия эффективной системы управления,  прибыль не растет.

          Оргсхема как раз помогает распределить все функции в компании между сотрудниками. Она наглядно показывает — кто за что отвечает и какой ценный конечный продукт производит каждое подразделение и конкретный сотрудник. 

      Я решила написать эту статью по своему опыту внедрения инструментов управления на промышленных предприятиях. Вы узнаете о плюсах и минусах организующей схемы и о том, как и чем дополнить оргсхему чтобы не осталось ни единого «минуса». Ну и конечно, Вы сможете получить шаблон оргсхемы чтобы распечатать ее и заполнить для своего бизнеса.

       Упрощенный вид организующей схемы:

   

     Она представляет собой схему из 7 больших отделений. В каждом отделении выделено по 3 отдела. В каждом отделе по несколько секций. Они же и есть функции. В нижней части указывается ценный конечный продукт (ЦКП) всей компании и каждого отделения.  По сути, оргсхема показывает ВСЕ функции и ЦКП, которые должны выполняться в организации, чтобы она была успешной и хорошо развивалась.  

           Ведь в любой компании основные функции схожи – кто-то должен заниматься финансами, кто-то наймом персонала, другой человек  - расчетом зарплаты. Есть люди, занятые непосредственно производством продукта или услуги. Есть те, кто продает, кто рекламирует, кто закупает сырье и материалы. И так далее. То есть, каким бы уникальным не был бизнес, основные функции неизменны. 

Из каких 7 отделений состоит типовая оргсхема?

     №7. Административное отделение.

Управляет деятельностью компании,  определяет  цели,  политику и стратегию развития. Добивается согласованных действия по реализации планов. Это, обычно, офис владельца, либо сам владелец в единственном лице. Это отделение стоит первым на оргсхеме. Остальные отделения с №1 по №6 располагаются следом за отделением №7.

ЦКП: Процветающая, развивающаяся компания, производящая безупречный продукт.

 

     №1. Отделение построения.

Совершенствует организацию и её бизнес-процессы, нанимает сотрудников и вводит их в должность. Обеспечивает необходимые коммуникации, контролирует соблюдение стандартов. Функции этого отделения, обычно, выполняет служба персонала.

ЦКП: Введённые в должность, хорошо производящие свои продукты сотрудники.

 

     №2. Отделение распространения.

Осуществляет маркетинговые кампании, разрабатывает и распространяет материалы по продаже продукции. Продаёт продукт компании клиентам. Это, обычно, отдел продаж и маркетинга.

ЦКП: Доход компании больше, чем расход.

 

     №3. Финансовое отделение.

Собирает дебиторскую задолженность, осуществляет финансовое планирование. Оплачивает счета, ведёт учёт всех активов компании и отчётность. Это обычно служба финансового директора.

ЦКП: Сохранённые и учтённые, не утратившие своей ценности денежные и материальные активы компании.

 

     №4. Техническое отделение.

Непосредственно производит продукты компании и выполняет все функции для обеспечения этого производства. Это цеха, производственное управление и все что связано непосредственно с производством. В конце статьи мы расскажем, чем отличаются технические отделения в ргсхемах производственных и торговых компаний.

ЦКП: Произведённая в срок продукция компании надлежащего качества в установленном объеме.

 

     №5.  Отделение квалификации.

Контролирует качество продуктов компании, устраняет отклонения от стандартов качества. Обучает и контролирует персонал компании. В современных компаниях это отдел технического контроля (отдел качества). Функция обучения может быть связана с управлением персонала.

ЦКП: Квалифицированные сотрудники, производящие продукцию и компании безупречного качества.

 

     №6. Отделение по работе с общественностью.

Создаёт привлекательный имидж компании, привлекает новых клиентов с помощью вводных услуг, партнёров и рекомендаций клиентов. Этим, обычно, занимаются специалисты по пиару (PR).

ЦКП: расширяющаяся область деятельности и новые клиенты компании.

 

         Да, в маленьких компаниях всего может быть 5 человек.  Но и в этом случае их функции должны быть четко разделены. И упущение любой из функций не даст делу расти и приносить прибыль.

     Поэтому знание и применение оргсхемы безусловно вносит рациональность в управление и помогает избежать «пожаров». Но чтобы она действительно ПОМОГАЛА ее нужно правильно составить.

          Как же составить организующую схему для своей компании? 

       Обычно работа с оргсхемой строиться так. 

     Владелец и сотрудники компании изучают теорию — что такое оргсхема, из чего она состоит, описание отделений, функций и ЦКП. Затем берут большой ватман с напечатанным шаблоном оргсхемы и начинают вписывать в каждую функцию фамилию сотрудника. Скачать оргсхему Вы можете на этой странице.

      И вот тут начинается что-то невероятнее – одни и те же фамилии повторяются по несколько раз. Да что там, десятки раз! И не только фамилии сотрудников. Даже фамилии руководителей начинают мелькать где-то внутри секций и функций. 

         Но некоторые функции остаются без хозяина – их либо никто не выполнял, либо это делал владелец.  Да, и у владельца как будто глаза открываются – «Это у меня Мария Ивановна и функции отдела персонала выполняет и функции отдела доходов, а я думал доходами занимается Сергей Петрович».

       В итоге, после обсуждения появляется  ОНА  – Организующая схема компании.  Но если компания небольшая, то фамилии на схеме часто повторяются и сложно понять, кто кому подчиняется и кто в каком отделе реально работает.

      В этом и есть минус оргсхемы – в маленьких компаниях она сложна для восприятия. А в производственных  компаниях она не дает возможность описать структуру управления производством. Ведь на классической оргсхеме всего 1 отделение №4 занимается производством. А нужно видеть цеха и участки.

        Мы часто слышим такой вопрос: «Я расписал функции по имеющимся людям, но некоторые функции остались не распределенными!  Мне что, принимать людей? Но я не понимаю — смогу я им платить?  Мы пока не можем себе этого позволить!» 

        Я всегда советую сначала проанализировать загрузку имеющихся сотрудников чтобы найти узкое место в предоставлении продукта клиенту. Например, Вы можете выявить, что на менеджере по продажам кроме самих продаж висят еще и другие обязанности, которые можно передать другому сотруднику.  То-есть нужно оптимально распределить нагрузку уже сейчас чтобы как можно скорее увеличить доход и снять с Вас часть рутинной работы.

          А дальше нужно считать экономику и целесообразность приема новых сотрудников. Следите за тем, чтобы прибыль на одного сотрудника не падала после увеличения штата, а наоборот росла. 

     Поэтому, для удобства я рекомендую после оргсхемы начертить свою организационную структуру. На ней изобразить реальные подразделения: отделы и цеха. Линиями указать порядок подчинения. 

       Организационная структура компании.

    На структуре управления мы обычно выделяем 3 уровня  — стратегический, тактический и операционный. 

  На стратегическом уровне находится офис владельца. На тактическом уровне - руководители подразделений. На операционном уровне - рядовые сотрудники-исполнители.  Для владельца очень важно собрать возле себя команду управленцев. Они будут воплощать его стратегию в жизнь, работать на тактическом уровне.

 

       

           Итак, благодаря оргсхеме мы распределили все функции в компании на сотрудников и определили ЦКП. Это очень важно!  Имея теперь еще и структуру управления компанией можно написать должностные инструкции.

       Совместное использование всех этих 3 инструментов (оргсхема, ЦКП, должностные инструкции) позволяет действительно навести порядок в управлении и добиться от сотрудников выполнения ценных конечных продуктов. Владелец снижает свою нагрузку и может заниматься именно развитием бизнеса,  а не тушением пожаров.

            Как и обещала, даю ссылку: 

Видео — Как оргсхема помогает навести порядок в управлении.

    Чем отличаются оргсхемы производственных и торговых компаний?

   Основное отличие — это компоновка отделов внутри 4 Технического отделения. 

   В торговой компании к техническому отделению относятся Закуп, Логистика и Склад! Причем логистика может быть как входящая (привозим товар на склад), так и исходящая — доставляем товар заказчику.

  В производственной компании в 4 отделении указываются отделы Планирования, Подготовки и само Производство.  В реальности функции отдела планирования в небольшой компании может выполнять 1 человек —  инженер по планирования. В средних и более крупных производственных компаниях есть целый отдел, который занимается составлением плана производства.

  К отделу подготовки можно отнести конструкторов, технологов, службу главного механика, снабжение. То есть все службы, которые должны технически обеспечить производство всем необходимым — чертежами, материалами, инструментом, исправным оборудованием, светом и теплом.  

Как успешно ВНЕДРИТЬ оргсхему в компанию.

     Чтобы оргсхема действительно помогла навести порядок в бизнесе ее нужно не только разработать, но и внедрить в компанию, в людей.  Это, кстати, одна из основных ошибок владельцев бизнеса — разработать оргсхему «для себя». Если хотите, чтобы оргсхема действительно работала:

• сотрудники знали кто чем должен заниматься,
• все знали кто за что отвечает,
• сотрудников решали большинство вопросов между собой и не дергали владельца по мелочам,
• команда работала слаженно и эффективно,

       То нужно правильно внедрить оргсхему в сотрудников, обучить их. Проведите собрание, расскажите о том, что такое оргсхема и как она поможет компании развиваться. Дайте выступить Вашим руководителям, рассказать какое место на оргсхеме занимает их подразделение и за что отвечает. 

    Нашим заказчикам мы помогаем подготовить и провести такое собрание. Вместе составляем сценарий встречи, при необходимости помогаем отрепетировать выступление. Правильно расставить акценты исходя из текущей ситуации. Заинтересовать сотрудников, а не напугать. Если сотрудники воспримут оргсхему как что то-то нудное и не понятное, то она вряд ли будет работать.  Очень важно добиться, чтобы каждый сотрудник понимал и свои функции и функции коллег. 

     Проблемы при разработке и внедрении оргсхемы.

    В своей практике я часто вижу, как владельцы бизнеса пытаются сами разработать организующую схему. Проблемы и ошибки, которые возникают при этом часто одни и те же. Поэтому я хочу поделиться с Вами. Надеюсь так Вам удастся избежать ошибок и быстрее навести порядок в управлении:

• Нехватка времени. Оргсхема это довольно большой документ и требует кропотливой и внимательной работы в течение нескольких дней, а иногда и недель. 
• Низкая квалификация руководителей которые помогают владельцу в работе над оргсхемой.
• «Теорию знаю, а сделать для своей компании — не получается».
• Внедрение в себя. Оргсхема разработана, но сотрудники толком ее не понимают и она не работает, просто она есть. В лучшем случае весит на стене. 

 

 

    Если Вам нужна персональная консультация по разработке оргсхемы, то можете обратиться к нам за помощью – просто нажмите на ссылку и оставьте заявку или напишите свой вопрос на электронную почту office@dc-24.ru . Наш сотрудник обязательно Вам ответит. 

    Скачивайте шаблон оргсхемы в формате pdf. Распечатайте его на формате А-1. Попробуйте заполнить вместе с командой. Действуйте!

     Про 3 практических способа — как разработать оргсхему читайте здесь.

 

С уважением, Елена Масалова – основатель и руководитель консалтингового агентства «Цифровое управление».