Как написать должностную инструкцию

 

        «Как правильно написать должностную, чтобы она реально работала, а не пылилась на полке?», - вопрос, который волнует многих владельцев и руководителей компаний. В этой статье я хочу поделиться своим многолетним опытом по составлению должностных инструкций.  За более чем 10 лет практики мне довелось написать их, пожалуй, на все возможные должности: для  директоров и заместителей, руководителей отделов и рядовых специалистов, менеджеров, начальников участков, мастеров и многих других.

      Основное назначение должностной инструкции – разграничить зоны ответственности между сотрудниками и определить функции, которые они должны выполнять для достижения плановых показателей. Разрабатывают должностные инструкции руководители на своих подчинённых сотрудников.

     Сразу оговорюсь, речь идет не о скучных должностных инструкциях, таких знаете, которые хранятся в отделе кадров и почти никак не влияют на реальную работу сотрудников. Нет, Вы узнаете, как при помощи правильно составленных должностных инструкций получить мощнейший инструмент для наведения порядка в компании и снижения нагрузки на руководителя.

      Задачи, которые решает должностная инструкция:

1. Правильно транслирует для персонала ценный результат роли (должности) в организации, за который работодатель платит зарплату.

2. Устанавливает квалификационные требования к должности (знания, навыки, опыт, образование и др.)

3. Определяет положение сотрудника в компании и линии подчинения.

4. Определяет статистики должности – оцифрованные показатели результата труда и оценки эффективности сотрудника на данной должности.

5. Отражает успешные действия и типовые ошибки в работе сотрудника в данной роли.

        Кто должен составлять должностные инструкции?

  Должностные инструкции – это элемент системы управления компанией. Руководить работой по составлению должностных инструкций в небольшой компании должен сам учредитель, либо директор. Именно он ставит задачу руководителям подразделений «Подготовить должностную инструкцию на сотрудника отдела». Руководители отделов составляют должностные на себя и своих подчиненных и предоставляют на согласование директору.

   Например, начальник отдела продаж составляет должностную инструкцию на менеджера отдела. Начальник отдела персонала – на менеджера по персоналу. Начальник цеха составляет должностную инструкцию на мастера. И так далее.

Конечно, не все могут сами сесть и правильно написать должностную инструкцию. Поэтому с нашими заказчиками, мы вместе с директорами компаний и руководителями отделов составляем должностные инструкции: и на руководителей, и на сотрудников.

        Что должно быть в должностной инструкции?

    1 Титульный лист. Содержит информацию об организации, подпись директора и название должности. Название должности пишется большим шрифтом в центре листа.

     2 лист. Цель поста (должности) и ЦКП. Важно простыми словами сразу дать понять сотруднику – для чего он вообще приходит на работу и какой РЕЗУЛЬТАТ от него требуется.

Цель поста - это то самое, ради чего вообще человек приходит на работу.

       Например, цель поста для финансового директора можно сформулировать так: 

«Обеспечить своевременный сбор и учёт доходов, установить полный контроль за расходами, чтобы имеющихся денег хватало на обеспечение компании необходимыми ресурсами для деятельности. Обеспечить сохранность и рост ценности активов компании – денежных, материальных и нематериальных.

     Ценный конечный продукт (ЦКП). Он должен быть именно ценным и конечным. То есть, это не процесс делания, а именно результат, причем измеримый.  В определении ЦКП 3 составляющих: ценность, конечность и сам продукт.

Ценный - представляющий ценность для кого-то и за который вам готовы предоставить что-то взамен (деньги, бонусы, благодарность, поддержку).  Например, если продавец сделал за месяц всего одну продажу на 100 рублей, то такой продукт нельзя назвать ценным, и нет смысла платить зарплату такому продавцу.

Конечный - в формулировке ЦКП означает “завершенный”, то есть готовый к употреблению или передаче. Если продавец сделал много звонков в течение месяца, но не заключил ни одной сделки, то его продукт тоже не является конечным.

Продукт - это результат труда. То есть что-то, что получилось в результате действий человека (сотрудника).

В итоге получается формулировка “ценный конечный продукт”, то есть продукт, который для кого-то полезен, он завершен и является результатом  какой-то работы.

    Пример для менеджера по персоналу:

    Цель поста:

Обеспечить предприятие продуктивными сотрудниками.

   ЦКП: Организация полностью укомплектована продуктивными сотрудниками, знающими свой ЦКП и должностные обязанности, продуктивно выполняющими свою работу.

 

Лист 3 – содержит квалификационные требования, знания и навыки, требуемые для выполнения функций данной должности. Пример для менеджера по персоналу:

 

1.1 Квалификационные требования.

На должность менеджера по персоналу  назначается лицо, имеющее

• высшее профессиональное образование,
• дополнительное профессиональное образование по программам повышения квалификации,
• стаж работы в отделе кадров не менее 1 года.

1.2 Менеджер по персоналу  назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора Компании.

 

1.3. Менеджер по персоналу  должен знать:

• миссию, замысел, ценности и стандарты компании;
• стратегические цели компании;
• регламенты, должностные  инструкции, относящиеся к своей должности;
• трудовое законодательство Российской Федерации;
• структуру компании, штатную расстановку кадров, потребность в персонале;
• основы технологии и организации производства;
• инструменты подбора и адаптации персонала;
• методы оценки и аттестации сотрудников;
• формы и методы обучения и повышения квалификации и развития персонала;
• методы планирования и ротации персонала, формирования и развития кадрового резерва;
• основы психологии, этику делового общения;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности и пожарной безопасности, производственной гигиены и санитарии.

 

Лист 4 – Здесь размещаем структуру управления компании с линиями подчинения. Выделяем цветом на структуре должность, в отношении которой действует данная инструкция.

 

 

Если структура компании изменится, то и схему в должностной инструкции необходимо заменить.

 

Лист 5 – Прописываем обязанности должности. Это основной раздел должностной инструкции.  Часто обязанности просто перечисляют текстом. Это тяжело воспринимается и даже в сон клонит. Мы пишем обязанности в табличном виде. Причем кроме обязанностей приводим конкретные действия, которые нужно совершить для выполнения обязанности и достижения результата.

  Последовательно по пунктам нужно перечислить успешные действия, которые сотрудник должен предпринять, чтобы выполнить обязанность и получить запланированный результат.

Фрагмент должностных обязанностей коммерческого директора:

 

	Успешные действия	Ценный конечный результат
1.	Организовать работу отдела продаж.
	Согласовать заявку на подбор сотрудников отделения в соответствии с финансовыми целями компании; Организовать составление регламента работы отдела продаж (с описанием действий на каждом этапе воронки продаж); Организовать составление «книгу по продукту» - описания услуг компании. Организовывать обучение менеджеров отдела продаж (внутреннее, внешнее обучение);	Менеджеры по продажам прошли аттестацию по регламентам отдела продаж и выполняют планы продаж на 100%.
2.	Организовать работу сметно-договорного отдела
	Контролировать составление сметных расчетов. Контролировать заключение договоров и подписание обеими сторонами. Контролировать подготовку документов для участия в тендерах.	Корректные расчеты для участия в тендерах предоставлены в установленный срок. Договора согласованы с юристом и заключены с заказчиком.
3.	Организовать работу тендерного отдела
	Контролировать: Мониторинг закупок и выявление наиболее предпочтительных площадок, Обеспечение технической возможности  работы с торговой площадкой (получение ЭЦП, настройка ПК); Технико-экономическую оценку заявки; Подготовку заявки согласно регламента заказчика и подачу её на площадке; Участие в торгах, переторжках, подачу предложений со скидками в оптимальных пределах; Оформление банковской гарантии, заключение договора с заказчиком.	Выполнен план продаж по тендерам на 100% с соблюдением плановой рентабельности

 

   Для руководителей подразделений можно сделать градацию обязанностей на 3 категории и отдельно для каждой категории написать обязанности:

1 категория – Стратегические действия – это функции, направленные на стратегическое развитие компании в сфере деятельности руководителя;

2 категория – Тактические действия – это функции, выполняемые в рамках стратегического плана в виде плановых показателей (день, неделя, месяц, квартал);

3 категория – Администрирование – это операционные функции, которые направлены на контроль работы подчинённого персонала.

 

Лист 6 – здесь указываем, на что сотрудник имеет право и за что несёт ответственность в рамках своих обязанностей. Пример:

Коммерческий директор имеет право:

• Предпринимать действия для предотвращения и устранения случаев любых нарушений или несоответствий.
• Участвовать в подготовке проектов приказов, инструкций, указаний, а также смет, договоров и других документов, связанных с функционированием отделения.
• Знакомиться с проектами решений руководства Компании, касающимися его деятельности.
• Выдавать устные или письменные указания по вопросам, входящим в его компетенцию, для устранения, предупреждения нарушений, недостатков и несоответствий, по вопросам выполнения своих функций и обязанностей.
• Вносить на рассмотрение руководства Компании предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.

Коммерческий директор   несёт ответственность за:

• Выполнение плана по доходам, выручке и прибыли компании.
• Выполнение стратегических задач компании.
• Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в пределах, определённых действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
• Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности в пределах, определённых действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
• Причинение материального ущерба в пределах, определённых действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
• Разглашение сведений, составляющих в Компании коммерческую тайну и информацию ограниченного распространения, нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию или создание возможности несанкционированного доступа к сведениям посторонних лиц.

 

Лист 7 – Статистики должности. Часто нам приходилось видеть должностные инструкции, где нет статистик должности. Такие должностные воспринимаются сотрудниками поверхностно. А когда в должностной прописаны статистики – сотрудник сразу понимает, что результаты его труда будут измеряться. От результатов будет зависеть его заработная плата.

 

Для удобства прописываем статистики в табличном виде:

№	Статистики	План	Факт	%
1	Выполнение плана по маржинальной прибыли
2	Выполнение плана по выручке
3	Количество звонков
4	Баллы за ведение переговоров
5	Баллы за ведение CRM

 

 Оптимально, чтобы было не более 3-5 статистик на одной должности. Статистики дорабатываются по мере внедрения дашборда руководителя и построения системы мотивации.

 Если невозможно показатели результата труда оцифровать, то применяют проверочный список, по которому оценка осуществляется коэффициентом выполнения задач за месяц или суммой баллов по списку.

Пример проверочного списка специалиста по качеству:

№ п/п	Контролируемый параметр	Баллы
1	Проверки качества выполняемых работ проведены в полном объеме согласно графика (от 0 до 5 баллов)
2	Внесено конструктивных предложений по улучшению процессов и результатов работы (от 0 до 5 баллов)
3	Проведено обучение сотрудников согласно графика (от 0 до 5 баллов)
4	Составлены и утверждены руководителем регламенты работы (от 0 до 5 баллов)
	Итого: максимальное значение – 20 баллов

 

   Оценка в баллах выставляется руководителем. За каждый показатель может быть выставлена оценка от 0 до максимально предусмотренного значения.

Можно совмещать использование оцифрованных показателей и показателей проверочного списка.

 

Лист 8 – Типовые ошибки. На этом листе необходимо указать типовые ошибки в работе конкретной должности. Ошибки не нужно придумывать, их надо взять из практики и предостеречь сотрудника от допущения этих ошибок. Написать последствия и возможные риски.

Пример типовых ошибок начальника отдела персонала:

 

ТИПОВЫЕ ОШИБКИ.

1. Не планировать своё время и не расставлять приоритеты по выполнению задач.
2. Брать на себя много обязанностей и не делегировать на других сотрудников.
3. Отсутствие регламентов по всем процессам службы персонала: подбор, найм, ввод в должность, аттестация и др. Отсюда хаотичная работа, напоминающая «крысиные бега». Много оперативных задач и нет времени на стратегические.
4. Отсутствует прозрачная система мотивации сотрудников на финансовый результат. Поэтому персонал не вовлечён в процесс производства на 100%.
5.  Существует зависимость от «звёздных» сотрудников.
6.  Беспорядок в документах.
7. Отсутствуют должностные инструкции, папки, обучающий материал в подразделениях. Сотрудники не знают свой ЦКП и свои обязанности.
8. Высокая текучесть кадров и формирование негативных отзывов о компании.
9. Финансовые трудности в компании из-за неорганизованности персонала и отсутствия системы управления.

 

Лист ознакомления – обязательно нужно ознакомить сотрудника с должностной инструкцией под роспись. Если на этой должности работают несколько человек, то все они расписываются в листе ознакомления. Например, в отделе продаж 5 менеджеров, которые выполняют одну и ту же работу. Значит, для них будет одна должностная инструкция, и все они расписываются в ней после ознакомления.

Когда человек расписался, его ответственность за выполнение повышается.

 

        Использование должностных инструкций.

Должностную инструкцию желательно сделать интерактивной, разместить её на гугл диске в папке организации, прикрепить ссылкой к оргсхеме компании и программе обучения сотрудника. При приеме на работу нового сотрудника выдайте ему программу обучения. В эту программу ссылками зашиты все материалы, которые он должен изучить. Это могут быть регламенты, должностная инструкция, обучающие видео, а так же тест для проверки знаний. О том, как составить такую программу обучения, мы напишем отдельную статью. 

Дело в том, что сама по себе должностная инструкция без регламентов, системы обучения и базы знаний, без контроля ключевых статистик, без мотивации на финансовый результат окажет очень слабое влияние на сотрудников.

Чтобы действительно навести порядок в организации, добиться от сотрудников выполнения обязанностей, повысить ответственность за результат, нужно подходить комплексно – поэтапно внедрять ВСЕ инструменты управления:

• организующую схему,
• регламенты и должностные инструкции,
• систему найма и обучения сотрудников, базу знаний,
• систему финансового планирования,
• статистики и дашборд руководителя,
• систему мотивации на финансовый результат,
• систему планирования и координации.

В зависимости от стадии развития бизнеса и текущего положения в компании объем внедрения может отличаться.

Если Вы хотите навести порядок в управлении, то можете записаться на консультацию – просто заполните заявку и наш сотрудник свяжется с Вами. На консультации обсудим текущую ситуацию и план развития. Вы получите развернутый план действий по внедрению инструментов управления, нужных именно Вашей компании в данный момент.

 

       С уважением, Елена Масалова – основатель и руководитель консалтингового агентства «Цифровое управление».