Повышение эффективности бизнеса 3 важных фактора

 

Содержание

1. Что значит «повысить эффективность бизнеса»?

2. Когда пора заняться повышением эффективности бизнеса.

3. Что влияет на эффективность работы?

4. Как повысить эффективность бизнеса?

5. План повышения эффективности бизнеса. 

6. Топ-3 ошибки при повышении эффективности бизнеса.

7. Услуги по повышению эффективности бизнеса.

 

1. Что значит «повысить эффективность бизнеса»?

  Простым языком это значит снизить затраты и увеличить количество результатов.

 

  К затратам можно отнести:

• Время на выполнение работы,
• Численность и квалификацию сотрудников,
• Закуп товаров,
• Материалы, комплектующие для производства,
• Расходы на топливо (ГСМ) и т.д.

  Это абсолютно нормальное желание собственника бизнеса. Оно применимо к работе любого отдела или сотрудника.

Например, хотим повысить эффективность отдела продаж. Получать в разы больше дохода, а затраты отдела сохранить на прежнем уровне или немного увеличить. Уменьшить при этом вовлечение собственника в процесс продажи – делегировать менеджерам переговоры с клиентами так, чтобы не упала эффективность бизнеса.

  Это реально выполнимая задача.

2. Когда пора заняться повышением эффективности бизнеса.

6 признаков, которые говорят: «Пора заняться повышением эффективности».

 

 

  1. Снижение прибыли при стабильном или растущем обороте.

  Это ситуация, когда Ваша выручка остается прежней или даже растет, но прибыль уменьшается. Это может указывать на рост издержек или неэффективное использование ресурсов. Например, Вы продаете больше, но тратите непропорционально много на производство или маркетинг.

  Иногда собственник даже не знает размер прибыли, но думает, что деньги есть. Ведь обороты растут. Не нужно полагаться на интуицию. Постройте у себя в компании систему управленческого учета. Без неё вообще сложно говорить о снижении или повышении эффективности бизнеса. Нужно знать цифры.

  2. Сотрудники не выполняют задачи вовремя.

  Руководителю приходится постоянно напоминать людям о задачах. Сотрудники часто ошибаются, делают не так как надо, результат Вас не устраивает. Приходится тратить уйму времени на исправление. Нагрузка собственника растет.

  А если предприниматель сам работает 24/7, то он на 100% становится «узким горлышком». На нем замыкаются все процессы. Именно такое положение часто не дает повысить эффективность. Посмотрите критически на свою загрузку!

   3. Увеличение времени выполнения заказов или производства продукции.

  Это означает, что в производстве продукта появился какой-то фактор, замедляющий работу. Это может быть связано с устаревшими процессами, недостаточной автоматизацией или проблемами в организации работы. Иногда эффективность снижается с приходом новичков – они слишком долго вникают в работу.

  4. Рост числа жалоб от клиентов.

  Тревожный звоночек. Нужно сразу найти причину и не просто «заткнуть дыру», а найти решение, чтобы ситуация не повторялась в дальнейшем. Игнорирование этого признака может привести к потере клиентов.

  5. Высокая текучесть кадров.

  Если сотрудники часто увольняются, это говорит о проблемах с организацией труда, мотивацией или корпоративной культурой. Высокая текучесть приводит к дополнительным затратам на поиск и обучение новых сотрудников, а также к потере опыта и знаний.

  6. Отставание от конкурентов по ключевым показателям.

  Если Вы замечаете, что конкуренты обгоняют Вас по важным для отрасли метрикам (скорость обслуживания, характеристики продукта, количество заказов), это сигнал о необходимости повышения эффективности. Игнорирование этого признака может привести к потере конкурентоспособности и доли рынка.

 

3. Что влияет на эффективность работы?

  Мы с 2019 года помогаем предпринимателям систематизировать бизнес, повышать его эффективность. Поверьте, мы видели разные ситуации в бизнесах наших заказчиков: миллион самых различных вещей, которые снижают эффективность. Но все эти причины можно сгруппировать в 3 больших фактора, которые влияют на эффективность бизнеса.

 

Фактор	Описание	Влияние на эффективность
Квалификация сотрудников	Уровень знаний и навыков персонала.	Высокая квалификация позволяет выполнять задачи быстрее и качественнее. Иногда позволяет обойтись без необходимых технологий и инструментов.
Технологии и инструменты	Оборудование, программное обеспечение, методики работы, регламенты, скрипты	Описывают правильный порядок действий, помогают быстрее получать нужный результат. Автоматизируют процессы. Снижают зависимость от квалифицированного персонала
Мотивация сотрудников	Знание миссии компании, стратегии. Личная заинтересованность в результате (финансовая).	Мотивированные сотрудники работают эффективнее, проявляют инициативу, чаще сами находят решение.

 

  Высокая эффективность бизнеса достигается, когда складываются три этих фактора: наличие технологий и инструментов, высокая квалификация и мотивация сотрудников.

  То есть люди знают, что делать, у них есть для этого все необходимые инструменты, они замотивированы на результат. В этом случае даже при нештатных ситуациях человек найдет способ быстро и качественно выполнить свою работу.

 

  Когда в бизнесе нет нужных инструментов управления – технологий, стандартов, регламентов, базы знаний, системы обучения, системы планирования и координации, то говорить о повышении эффективности очень сложно.

 

 Некоторые пытаются искать людей с очень высокой квалификацией. Да, если сотрудник «супергерой», сам всё знает, то он компенсирует отсутствие технологий и сделает результат за счет своей квалификации. А если этот человек уйдет, что будем делать?

 

 

  В современных реалиях ОЧЕНЬ сложно найти высококвалифицированные кадры, да еще с такой же компании. Грамотных сотрудников не хватает. Поэтому организации, где нет инструментов управления, страдают от низкой эффективности.

  Получается, что нужно развивать, обучать имеющихся людей.

Например, Вы занимаетесь производством железных дверей, но у Вас нет описанных технологий. Какого уровня Вам нужны мастера, сварщики, токаря и сборщики чтобы делать классные железные двери?  Такие, которые уже имеют хороший опыт на таком же производстве.

То есть требования к квалификации сильно выше, чем если бы у Вас было специальное оборудование, описанная технология, система обучения. Наняли бы обычного сварщика и обучили за неделю. А если технология не описана, то обучать замучаетесь.

  Или другой пример – производство автомобилей.

  У этих людей на картинке есть четко описанный порядок действий - что и как нужно делать, каким шуруповертом закрутить болт, как установить уплотнитель и так далее. Представьте - как бы они собирали автомобиль без этих правил?

  Поэтому применение описанных технологий, регламентов, стандартов:

• снижает требования к изначальному уровню квалификации,
• позволяет обучать сотрудников, повышать их квалификацию уже в процессе работы,
• кратно увеличивает эффективность бизнеса.

  Посмотрите кейс реальной компании из Татарстана. Благодаря изменению структуры отдела продаж и внедрению новой технологии работы прибыль выросла в 1,5 раза.

 

4. Как повысить эффективность бизнеса?

  Влиять на эти 3 фактора: уровень квалификации, технологии и инструменты, мотивацию.

  Вот лишь некоторые способы повышения эффективности бизнеса:

Фактор	Способы повышения эффективности
Квалификация сотрудников	- Отбор при найме (с применением специальных сервисов по оценки личности), - Система обучения, - Система наставничества.
Технологии и инструменты	- Регламенты, стандарты, инструкции, - Управленческая отчетность, - Внедрение CRM, ERP и других систем для управления бизнесом, автоматизация процессов, - Установка нового оборудования, - Система контроля качества.
Мотивация сотрудников	- Разработка системы мотивации, KPI, - Создание комфортных условий труда, - Признание достижений, карьерный рост.

 

  На самом деле, можно углубится и найти множество способов, как повысить эффективность бизнеса.

  Вот пример того, как мы построили систему управления финансами для сети АЗС в Дагестане. Помогли увеличить прибыль на 45% за 3 месяца и удвоить количество заправок.

  Если совсем коротко, то здесь мы:

• Построили систему управления финансами, благодаря которой в первый же месяц выявили несколько точек роста,
• Обучили сотрудника, который регулярно собирает для собственника правдивые отчеты для принятия верных управленческих решений,
• Навели порядок в штатном расписании. Это помогло прекратить текучку кадров – люди стали понимать – кем они работают, кому подчиняются и сколько могут заработать.

  Другой пример – компания из Москвы. Занимается производством малых архитектурных форм (скамейки, урны, ограды).

 Внедрили новую структуру управления техническим отделением. Перераспределили обязанности между руководителем ПТО, техническим директором и начальником производства.

 

5. План повышения эффективности бизнеса. 

 1. Поставьте четкую цель (точка Б) - определите, каких конкретных показателей Вы хотите достичь. Напишите их.

 2. Проанализируйте текущую ситуацию (точка А) - оцените текущие показатели эффективности. Зафиксируйте значение текущих показателей в таблице.

 3. Выявите недостатки в существующей работе - определите области, требующие улучшения.

 4. Составьте подробный план перехода к нужному состоянию - разработайте пошаговую стратегию изменений.

 5. Назначьте ответственных за каждый этап плана - определите, кто будет отвечать за реализацию изменений. В плане напротив каждого пункта напишите ФИО ответственного и срок выполнения.

 6. Внедрите изменения - последовательно реализуйте запланированные меры.

 7. Контролируйте результаты - регулярно отслеживайте прогресс, корректируйте план при необходимости. Пусть план лежит у Вас на столе. Каждый день сверяйтесь – что сделано, а что нет.

 

6. Топ-3 ошибки при повышении эффективности бизнеса.

 1. Начинать с автоматизации. «Внедрим Битрикс24 и все полетит!». Нет, не полетит.

  А какие будут стадии воронки продаж? Что должны делать менеджеры на каждой из этих стадий? Как они будут общаться с клиентами? Кто будет контролировать правильное ведение CRM?

  Прежде чем пытаться что-то автоматизировать, сначала разберитесь – как вообще у Вас работает этот процесс. Кто что делает. Продумайте логику, последовательность действий. Обсудите с командой – объясните, что конкретно Вы ожидаете от каждого участника процесса. Когда бизнес-процесс описан и опробован на практике, переходите к автоматизации.

 2. Попытка изменить все сразу, вместо поэтапного подхода.

  Это, пожалуй, основная беда предпринимателей – не знают с чего начать. Берутся за все подряд, либо за то, в чем понимают. Не видят общей картины.

  На самом деле задача по внедрению изменений это прямо работа. Есть успешный порядок действий – как разрабатывать и внедрять инструменты управления бизнесом чтобы повысить его эффективность. Есть люди, которые этим занимаются профессионально.

 

 3. Отказ от дальнейшей оптимизации после достижения первых результатов.

  То ли от усталости или нехватки энергии, некоторые бросают заниматься систематизацией на пол пути. Тяжело, нужно время выделять. А тут вроде структурировали работу в том подразделении, где была явная просадка, получили результаты и все. «Боль прошла» и можно не продолжать.

  Но суть в том, что система не работает по частям. Автомобиль не поедет, если собран на половину. Элементы системы усиливают друг друга и только вместе дают отличный результат.

 

7. Услуги по повышению эффективности бизнеса.

  На сегодняшний день даже малому бизнесу доступны услуги по повышению эффективности, построению системы.

  В целом есть 3 варианта таких услуг:

 1. Обучение. Это курсы, тренинги, семинары. Они бывают с поддержкой тренера, групповые и индивидуальные. Но суть одна – Вас УЧАТ. Дают знания и образцы, вдохновляют. Делаете Вы все сами.

  В зависимости от масштаба учебного заведения и обещанных результатов, стоимость обучения может быть от нескольких десятков до 2-3 млн.р. Есть техники продаж в 2-3 этапа, когда сначала Вы покупаете что-то недорогое, потом средне. А потом за 2 млн. Вам продают чудо-курс, после которого у Вас точно будет системный бизнес и прибыль вырастет в 10 раз.

 2. Наставничество, коучинг. Эту услугу предоставляют частные лица. Иногда это действительно успешные предприниматели. Они могут дать ценный совет как поступить в конкретной ситуации. Но есть и такие, которые вообще ничего не понимают в Вашем бизнесе. А только задают «правильные» вопросы чтобы Вы сами нашли ответ.

  Здесь, как и в обучении наставник ничего для Вас делать руками не будет. Стоимость может составлять от нескольких десятков до сотен тысяч в месяц.

 3. Практический консалтинг. Для того чтобы новые инструменты появились в Вашем бизнесе и работали должно быть выполнено 4 условия:

• Их нужно сделать. Головой и руками. Написать регламенты, оформить таблицы.
• Собственник должен понимать, как работает каждый элемент системы. Уметь пользоваться.
• Команда должна быть обучена и использовать внедренные инструменты.
• Нужно регулярно контролировать соблюдение стандартов и результаты.

 Так вот, когда Вы идете в практический консалтинг, то получаете:

• Обучение – Вас и команду научат разрабатывать и использовать инструменты управления,
• Практическую работу – консультант вместе с Вами разработает нужные инструменты,
• Внедрение – консультант запустит инструменты в работу, покажет сотрудникам, как их использовать.  Добьётся чтобы новые инструменты прижились, внесет правки при необходимости.

 Мы так работаем.

 

  Если Вы действительно хотите повысить эффективность бизнеса, записывайтесь на онлайн экскурсию. Изнутри увидите работающую систему управления, которая позволяет повышать эффективность бизнеса и достигать результатов руками команды. На выходе у Вас письменный план действий (pdf) как построить систему управления в Вашей компании.

 

 

С уважением, Елена Масалова, основатель консалтингового агентства Цифровое управление.