Инструменты управления организацией

 

Чтобы сделать бизнес эффективным, снизить нагрузку на владельца компании, нужно построить систему управления. То есть бизнес должен приносить результат именно за счет работы системы. Уже есть технология, как построить эту систему и что внедрять в зависимости о специфики компании.

На каждом этапе развития организации от стартапа до корпорации подходит свой набор инструментов управления. В этой статье мы расскажем о тех инструментах управления организацией, которые применяем на практике. Вы сможете скачать себе несколько образцов и шаблонов чтобы уже сегодня попробовать применить некоторые инструменты.

Всего мы выделяем 11 основных инструментов управления, которые позволяют компаниям системно расти и увеличивать прибыль:

1. Стратегическое планирование,
2. Прибыльная финансовая модель,
3. Организующая схема компании,
4. Система быстрого найма и ввода в должность,
5. Должностные инструкции,
6. Регламенты бизнес-процессов,
7. Финансовое планирование,
8. Дашборд руководителя (система статистик),
9. Планирование, координация,
10. Система мотивации на финансовый результат,
11. Автоматизация процессов.

Нужно понимать, что внедрение вышеприведённых инструментов не гарантирует сиюминутный успех. Систему управления необходимо поддерживать в актуальном состоянии и постоянно улучшать процессы, обучать сотрудников, проверять знания. В этой статье мы даем в качестве образцов некоторые инструменты управления. Читайте статью до конца и узнайте, как получить полный набор инструментов управления, которые нужны именно в Вашей ситуации.

Почему важно внедрять инструменты управления?

Большинство предпринимателей хотят, чтобы их компании были успешными и приносили прибыль.

Добиться такого можно только построив систему управления в бизнесе. Бизнес – это «без нас».

Только поэтапное внедрение инструментов управления, построение системы позволит добиться слаженной работы команды на результат.

В конкурентной борьбе силы команды необходимо направить на три составляющие: стоимость продукции (услуг), качество и сроки её изготовления (поставки). Именно по этим параметрам клиент выбирает компанию-поставщика.

Внедрение вышеперечисленных инструментов управления позволит быть на шаг впереди своих конкурентов по трём основным параметрам (стоимость, качество, сроки).

Как выбрать инструменты управления?

Большинство инструментов управления нужно начинать использовать уже на стадии «ручного управления». Без них компания не сможет расти, а владелец останется очень перегруженным. Для перехода в «системную компанию» потребуется внедрить организующую схему, составить финансовую модель и внедрить финансовое планирование, должностные инструкции и регламенты, систему статистик, систему найма и ввода в должность, базу знаний, планирование и координацию. Но не стоит хвататься за все сразу. Опыт показывает, что только поэтапное внедрение приносит результат.

Давайте подробнее рассмотрим каждый инструмент управления организацией отдельно.

1. Стратегическое планирование.

Это самый мощный инструмент управления, потому что он дает основу для дальнейшего развития. Без стратегии путь компании хаотичен, решения чаще принимаются на основе только текущей ситуации. Наличие написанной стратегии позволяет мыслить глобально и принимать решения с учетом долгосрочных планов, а не только на основе текущей ситуации.

 Сразу поясним – под стратегией развития мы понимаем глобальные цели по развитию компании и план по их достижению.

Но если изначально мы не будем иметь оцифрованных целей, то составить реальный план действий не получится.

Как показывает опыт, лучшим стратегом в бизнесе является сам основатель. Но большинство технических действий по сбору информации для анализа можно поручить помощникам – маркетологу, бухгалтеру.

Необходимо внимательно проанализировать данные по спросу на рынке, конкурентам, клиентам, каналам привлечения, объему производства, внутренним ресурсам компании. Потребуется честно оценить существующую систему управления – позволяет ли она достичь целей? Или уже пора задуматься о наведении порядка!?

Результатом применения этого инструмента управления будет продуманная и написанная на бумаге стратегия развития.

Подробнее прочитать о стратегии развития и скачать образец можно в отдельной статье.

2. Прибыльная финансовая модель.

Управлять организацией не понимая финансовых целей невозможно. Это всё равно, что плыть на корабле, не имея чёткого курса. Прибыльная финансовая модель позволяет рассчитать доход, который требуется для покрытия операционных расходов и получения необходимой прибыли. О том, как составить финансовую модель читайте в нашей статье по ссылке.

Финансовая модель — это такой инструмент, калькулятор, в котором можно увидеть все основные показатели бизнеса при разных вариантах его развития.

То есть Вы будете заранее знать, сколько прибыли получите при разном уровне дохода. А так же сколько и на что придется потратить. Это очень удобно, когда требуется принять решение о масштабировании, запуске нового направления или открытии филиала.

А еще финансовая модель позволяет сформировать целевые фонды с прибыли. То есть рассчитать — сколько нужно отложить на развитие и резервы.

Фонд развития нужен для того, чтобы закупать оборудование, открывать филиалы, запускать новые проекты.

Фонд резервов не даст бизнесу развалиться, если наступит тяжелая ситуация с доходами. Так Вы сможете сохранить основных сотрудников и перезапустить бизнес.

Для того, чтобы выполнить цели, заложенные в финансовой модели, потребуется другой инструмент управления — бюджет и система управления финансами. О них расскажем в пункте 7 этой статьи.

Финансовая модель и составленный на ее основе бюджет являются ключевыми инструментами управления организацией. Они в первую очередь помогают реализовать стратегию и достичь поставленных целей!

3. Организующая схема компании

Построить систему управления организацией без ее схемы и структуры не получится. Организующая схема в компании нужна для того, чтобы:

• распределить все функции в компании на сотрудников;
• правильно сформулировать ценный конечный продукт компании, каждого отдела и сотрудника,
• увидеть упущенные функции и понять – кого нужно нанимать чтобы компания работала системно и развивалась.

После внедрения оргсхемы все сотрудники чётко знают свои функции, понимают ценный результат своих действий, понимают зону ответственности своих коллег. И главное – персонал начинает работать на результат, а не на процесс.

Оргсхема – это очень сильный инструмент управления организацией. Вместе с финансовой моделью и стратегией развития она помогает понять, какие подразделения нужно усилить прямо сейчас, как распределить обязанности и кого принять на работу. Причем сделать это так, чтобы прибыль на 1 сотрудника росла!

Посмотрите видео о том, как разработать оргсхему для своей компании: ↓↓↓

Оргсхема — это фундамент для системы управления. Благодаря ей:

• сотрудники знают, кто за что отвечает,

• эффективность команды повышается на 25-30 %,

• у владельца бизнеса освобождается до 20 часов в неделю.

---

Забронируйте место на бесплатной онлайн встрече с нашим экспертом и получите персональную рекомендацию по внедрению инструментов управления в Вашем бизнесе.

^{* Бесплатную онлайн встречу проводим только с собственниками бизнеса.}

---

4. Система быстрого найма и ввода в должность.

Чтобы организация развивалась требуются сотрудники. Их нужно находить, обучать, вводить в должность. Сейчас предприниматели не готовы ждать 3 месяца пока сотрудник адаптируется. Никто не хочет платить за часы в офисе. Каждый принятый сотрудник должен давать результат уже после первого месяца работы.

Чтобы это было именно так, необходимо использовать соответствующие инструменты управления персоналом.

Одним из них и является система быстрого найма, обучения и ввода в должность. По сути, это регламент, который подробно описывает все этапы процесса найма и ввода в должность. В регламенте есть приложения:

• Шаблон заявки на подбор сотрудников,
• Пример продающего объявления,
• Скрипт звонка соискателю,
• План очного интервью на продуктивность,
• Программа обучения с тестовыми заданиями на испытательном сроке.

Чтобы обучение сотрудника не доставляла много хлопот руководителям, необходимо заранее подготовить обучающие материалы (текст, видео) и разместить их на сетевом ресурсе компании. Создать программу обучения и тесты проверки знаний.

Во время обучения новый сотрудник посмотрит видео, прочитает нужные ему инструкции и регламенты.

После обучения новый сотрудник должен ответить на вопросы теста и выполнить пробное задание.

Применение этого инструмента управления позволяет быстро находить и обучать новых сотрудников.

При подготовке такой системы Вы создадите базу знаний компании. В нее постепенно войдет информация об успешных действиях, которая сейчас есть только в головах владельца и ключевых сотрудников. Эта база будет постоянно пополняться и избавит Вас от необходимости держаться за звездных сотрудников.

---

С 2019 года мы на практике помогаем нашим заказчикам внедрять базу знаний, строить систему обучения, чтобы сотрудники знали кто за что отвечает и работали на результат.

Готовы провести Вам онлайн экскурсию — изнутри показать как работает система управления бизнесом, которая позволяет добиваться результатов руками команды.

---

5. Должностные инструкции.

Для построения системы управления потребуется описать должностные обязанности сотрудников.

Чтобы должностные инструкции работали, их нужно делать простыми и понятными. Следует прописать в них:

• Цель должности,
• Ценный конечный продукт (ЦКП),
• Порядок подчинения (на схеме отметить место сотрудника),
• Обязательные знания,
• Обязанности с конкретными успешными действиями,
• Ответственность,
• Статистики должности,
• Примеры типовых ошибок.

О том, как составить должностную инструкцию у нас есть отдельная статья.

6. Регламенты бизнес-процессов.

Некоторые считают регламенты устаревшим инструментом управления. Но это не так. Регламент – это правила игры. Он должен быть простым и понятным для всех сотрудников. Не важно, каким бизнесом занимается компания – правила должен установить основатель. Если правил нет, то их придумают сотрудники так, как им удобно.

Поэтому все важные требования к процессам и результатам, а так же конкретные успешные действия нужно прописать. Вот фрагмент регламента технического отделения в компании, занимающейся проектированием:

Образцы и шаблоны, указанные в графе «Инструменты», являются приложениями к регламенту и должны быть доступны по ссылкам. Новые сотрудники изучают регламент и сразу получают образцы документов для работы. Готовые регламенты и инструкции нужно загрузить в базу знаний и назначить ответственного за ее ведение.

Смотрите видео, в котором показываем как выглядят работающие регламенты и инструкции. И что конкретно нужно сделать, чтобы сотрудники знали и соблюдали регламенты ↓↓↓

Регламенты позволяют организовать работу так, чтобы:

• сотрудники знали свои обязанности и работали на результат, не дергали руководителя по мелочам,

• обучать новичков без отвлечения опытных специалистов и получать результат уже в первый месяц,

• при увольнении «звездного» сотрудника быстро найти и обучить замену без потери денег.

Забронируйте место на бесплатной онлайн встрече с экспертом и получите разбор Вашей задачи по регламентам. Наш специалист даст конкретные рекомендации по систематизации и развитию Вашего бизнеса.

^{* Бесплатную онлайн встречу проводим только с собственником бизнеса.}

7. Финансовое планирование и управленческий учет.

Это набор простых и понятных отчетов о состоянии дел в бизнесе. Не путайте с бухгалтерскими отчетами, которые Вы предоставляете в налоговую. Управленческий учет нужен ВАМ, а не государству.

В зависимости от стадии развития и масштаба компании, набор управленческих отчетов меняется. Но как минимум Вам потребуется бюджет движения денежных средств (БДДС). Это закон финансовой жизни компании.

В нем понедельно нужно спланировать доходы и расходы. И вести учет фактических поступлений и выбытия денег. Так Вы будете понимать, на сколько фактическая ситуация соответствует Вашим планам. Будете видеть потребность в доходе и сможете вовремя оказывать влияние на доход, чтобы денег хватало на расходы и оставалась запланированная прибыль.

Сама процедура финансового планирования — как составлять бюджет и вести его, так же должна быть прописана в регламенте по финансовому планированию.

В этом регламенте указываются центры финансовой ответственности и конкретные действия по планированию и выполнению бюджета. Мы вместе с заказчиками прописываем процедуру планирования и одобрения расходов так, чтобы распределить ответственность за результат на всех руководителей.

Пожалуй, из всех инструментов управления организацией именно финансовая модель и финансовое планирование обычно вызывают самый живой отклик у наших заказчиков. Потому что правильное обращение с деньгами помогает увеличить прибыль в 5 — 10 раз.

Мы помогаем нашим заказчикам наводить порядок в учете финансов. Вникаем в текущую ситуацию, разрабатываем и внедряем правильные формы, обучаем сотрудников заказчика вести учет так, чтобы у собственника регулярно были правдивые и понятные отчеты.

Если хотите навести порядок в финансах, повысить эффективность бизнеса и освободить себя от рутинной работы с цифрами, то записывайтесь на бесплатную онлайн встречу с нашим экспертом. Покажем какие шаги нужно сделать в Вашем бизнесе для построения прозрачной системы финансов.

8. Система статистик и дашборд руководителя.

В организующей схеме и в должностных инструкциях мы прописали результаты сотрудников. Но теперь их нужно регулярно контролировать. Именно по статистикам руководитель может судить об эффективности работы подразделений и конкретных сотрудников. И соответственно принимать управленческие решения.

Мы реализовали этот инструмент управления организацией в гугл-таблицах.

Вот пример того, как может выглядеть панель управления на гугл-диске:

УПРАВЛЕНИЕ		Апрель 2021г.
Название статистики	Показатели / Периоды	05.04	12.04	19.04	26.04
Прибыль	Прибыль (план), т.р.	370	350	400	450
	Прибыль (факт), т.р.	350	320	370	480
Реализация услуг по подписанным АВР	Реализация общая (план), т.р.	475	500	480	530
	Реализация общая (факт), т.р.	370	300	460	450
Поступление денег	Поступление денег (план), т.р.	500	700	800	1 000
	Поступление денег (факт), т.р.	800	900	700	800
Деньги в кассе / Счета к оплате	ДС на счетах и в кассе, т.р.	800	900	700	800
	Сумма счетов к оплате, т.р.	560	630	490	560
Фонд ЗП / Численность (*справочно)	Фонд заработной платы, т.р.	175	200	300	300
	Среднесписочная численность, чел.	5	10	15	15
Показатель на 1 сотрудника	Прибыль на 1 сотрудника, т.р.	70	32	25	32
	Средняя ЗП 1 сотрудника, т.р.	35	20	20	20

 

А вот так выглядят графики, которые система автоматически строит на основании внесенных данных.

Этот инструмент управления позволяет быстро оценить большое количество параметров и принять управленческие решения. Подробнее о показателях эффективности бизнеса читайте в отдельной статье.

9. Планирование и координация.

Для функционирования системы управления необходимо своевременно и четко ставить задачи сотрудникам, планировать выполнение и регулярно координировать действия подразделений.

В отношении того, как проводить планирование и координации, следует установить понятные правила: в какой день недели, кто и где собирается, чтобы становить ключевые планы на неделю? Что эти руководители должны иметь при себе, чтобы планирование прошло быстро и успешно?

Вроде бы простые вещи, но если совершенно четко не описать этот инструмент управления, то 99% что делаться это не будет. В результате мы слышим отговорки: «Мне не сказали», «Я забыл, не понял, не успел» и т.д.

Вот пример плана специалиста на неделю. Можете скопировать и отредактировать под себя:

ПЛАН НА НЕДЕЛЮ _(должность)_

ДАТА: _________________________________________

ФИО: ___________________________________________

СТАТИСТИКИ:

№	Название	Ед. Измер.	План	Факт
1.
2.
3.

 

ЗАДАЧИ НА НЕДЕЛЮ:

№	Задача	Продукт (Результат)	Время план	Время факт	Дата выполнения
ЗАДАЧИ ПО ПРОГРАММАМ И ПРОЕКТАМ:
ДРУГИЕ ЗАДАЧИ:

 

Итого время ___________

10. Система мотивации на финансовый результат.

Мы ее называем «вишенка на торте». Внедрять систему мотивации нужно, когда уже есть понимание структуры компании, описаны обязанности и успешные действия сотрудников в должностных инструкциях и регламентах, рассчитана финансовая модель. Без внедрения этих инструментов управления создать эффективную финансовую мотивацию на результат не получится.

Очень часто к нам обращаются с просьбой помочь во внедрении финансовой мотивации, потому что большинство предпринимателей давно поняли неэффективность окладной системы.

Эффективную систему мотивации всех сотрудников можно создать только на основе финансовой модели и четко распределенных обязанностей. Здесь работает принцип: сотрудники получают оплату пропорционально своему результату. Да, по закону не удастся обойтись совсем без оклада. Но привязать премию к выполнению ключевых показателей вполне реально.

В результате:

• Вы платите за результат,

• Сотрудники вовлечены в достижение целей компании,

• Система сама выталкивает лентяев и оставляет продуктивных.

Для наших заказчиков мы разрабатываем и внедряем систему оплаты по показателям эффективности для руководителей, отделов продаж, офисных сотрудников и рабочих. Если у Вас есть вопрос по разработке системы мотивации, то записывайтесь на бесплатную онлайн встречу с нашим экспертом. Получите решение своей задачи.

11. Автоматизация процессов.

Этот инструмент управления мы поставили последним. Потому что нельзя приступать к автоматизации процессов, пока не будет отлажена их логика в практике, в действиях, пусть даже с использованием эл. почты или мессенджеров. Опишите процессы, протестируйте, внесите корректировки. А уже потом автоматизируйте. Если пытаться автоматизировать бардак и хаос, то Вы получите еще больше хаоса, потому что автоматизация просто ускоряет процессы, но не меняет их логику.

Для автоматизации подойдет CRM (например Битрикс24), 1С и другие системы.

Внедрение инструментов управления.

Итак, в статье мы рассказали Вам об инструментах управления, которые на практике могут применяться для систематизации бизнеса. Мы с 2019 года уже помогли 200+ компаниям из самых разных сфер бизнеса. Мы именно разрабатываем и внедряем необходимые инструменты, чтобы упорядочить, систематизировать бизнес, повысить его эффективность. Поэтому есть хороший опыт и понимание — что и как нужно делать, чтобы из отдельных инструментов построить систему.

Если Вы планируете сделать свой бизнес более системным, увеличить прибыль, распределить обязанности и начать заниматься развитием, а не рутиной, то можете записаться на онлайн экскурсию. Изнутри увидите работающие инструменты управления, которые позволяют добиваться результатов руками команды и освободить владельца бизнеса от рутинных задач. На выходе Вы получите план внедрения инструментов управления (pdf) в Вашем бизнесе.

С уважением, Елена Масалова, основатель консалтингового агентства «Цифровое управление».