Инструменты управления организацией

 

     Современный мир развивается довольно стремительно. Те инструменты управления, которые работали в прошлом веке, сейчас уже становятся не актуальными. Такие, например, как авторитарный режим управления, излишняя бюрократия, плановая экономика - не позволяют своевременно реагировать на изменения внешнего рынка и стабильно получать прибыль.

     На каждом этапе развития организации от стартапа до корпорации подходит свой набор инструментов управления. В этой статье мы расскажем о тех инструментах управления организацией, которые применяем на практике. Вы сможете скачать себе несколько образцов и шаблонов чтобы уже сегодня попробовать применить некоторые инструменты.

     Всего мы выделяем 11 основных инструментов управления, которые позволяют компаниям системно расти и увеличивать прибыль:

1. Стратегическое планирование,
2. Прибыльная финансовая модель,
3. Организующая схема компании,
4. Система быстрого найма и ввода в должность,
5. Должностные инструкции,
6. Регламенты бизнес-процессов,
7. Финансовое планирование,
8. Дашборд руководителя (система статистик),
9. Планирование, координация,
10. Система мотивации на финансовый результат,
11. Автоматизация процессов.

 

      Нужно понимать, что внедрение вышеприведённых инструментов не гарантирует сиюминутный успех. Систему управления необходимо поддерживать в актуальном состоянии и постоянно улучшать процессы, обучать сотрудников, проверять знания. В этой статье мы даем в качестве образцов некоторые инструменты управления. Читайте статью до конца и узнайте, как получить полный набор инструментов управления, которые нужны именно в Вашей ситуации.

 

Почему важно внедрять инструменты управления?

       Большинство предпринимателей хотят, чтобы их компании были успешными и приносили прибыль.

       Добиться такого можно только построив систему управления в бизнесе. Бизнес – это «без нас». 

      Только поэтапное внедрение инструментов управления, построение системы позволит добиться слаженной работы команды на результат.

    В конкурентной борьбе силы команды необходимо направить на три составляющие: стоимость продукции (услуг), качество и сроки её изготовления (поставки). Именно по этим параметрам клиент выбирает компанию-поставщика.

    Внедрение вышеперечисленных инструментов управления позволит быть на шаг впереди своих конкурентов по трём основным параметрам (стоимость, качество, сроки).

 

Как выбрать инструменты управления?

      Большинство инструментов управления нужно начинать использовать уже на стадии «ручного управления». Без них компания не сможет расти, а владелец останется очень перегруженным.  Для перехода в «системную компанию» потребуется внедрить организующую схему, составить финансовую модель и внедрить финансовое планирование, должностные инструкции и регламенты, систему статистик, систему найма и ввода в должность, базу знаний, планирование и координацию. Но не стоит хвататься за все сразу. Опыт показывает, что только поэтапное внедрение приносит результат.

    Давайте подробнее рассмотрим каждый инструмент управления организацией отдельно.

 

1. Стратегическое планирование.

   Это самый мощный инструмент управления, потому что он дает основу для дальнейшего развития. Без стратегии путь компании хаотичен, решения чаще принимаются на основе только текущей ситуации.  Наличие написанной стратегии позволяет мыслить глобально и принимать решения не только на основе сиюминутной ситуации, но и с учетом долгосрочных планов.

 

     Сразу поясним – под стратегией развития мы понимаем глобальные цели по развитию компании и план по их достижению.

 

    Но если изначально мы не будем иметь оцифрованных целей, то составить реальный план действий не получится.

    Как показывает опыт, лучшим стратегом в бизнесе является сам основатель. Но большинство технических действий по сбору информации для анализа можно поручить помощникам – маркетологу, бухгалтеру.

   Необходимо внимательно проанализировать данные по спросу на рынке, конкурентам, клиентам, каналам привлечения, объему производства, внутренним ресурсам компании. Потребуется честно оценить существующую систему управления – позволяет ли она достичь целей? Или уже пора задуматься о наведении порядка!?  

    Результатом применения этого инструмента управления будет продуманная и написанная на бумаге стратегия развития. 

Скачать образец стратегии  Вы можете здесь.

Для тех, кому нужна помощь в разработке плана развития мы предлагаем пройти стратегическую сессию  — подробно разобрать текущую ситуацию в компании и наметить шаги по развитию. Результат — полный набор необходимых инструментов управления и пошаговый план их внедрения.

2. Прибыльная финансовая модель.

     Управлять организацией  не понимая финансовых целей невозможно. Это всё равно, что плыть на корабле, не имея чёткого курса. Прибыльная финансовая модель позволяет рассчитать доход, который требуется для покрытия операционных расходов и формирования целевых фондов с прибыли.

   Вот несколько примеров целевых фондов:

- учредительский фонд – предназначен для получения своевременного денежного вознаграждения собственником бизнеса. Собственник не должен получать свою ЗП по остаточному принципу: есть прибыль – есть дивиденды, нет прибыли – нет дивидендов. Необходимо рассчитать оптимальный процент от выручки и системно его перечислять в учредительский фонд.

- резервный фонд – деньги на случай экономической нестабильности. Минимальный его размер определяется так: сколько нужно денег компании, чтобы в течение 3-6 месяцев она могла осуществлять деятельность, не имея при этом дохода. Накопления осуществляются в этот фонд ежемесячно на протяжении 1-2 лет.

- фонд развития – для приобретения нового оборудования, зданий, площадей, инструмента и т.д. Благодаря этим расходам компания сможет расти и развиваться, зарабатывать больше прибыли.

- фонд увеличения оборотных средств – предназначен для роста оборотного капитала.

- мотивационный фонд – это переменная часть заработной платы сотрудников, которая зависит от финансового результата компании.

      Могут быть и другие фонды, например фонд погашения долгов, или инвестиционный фонд.

    Назначение фондов состоит в том, чтобы правильно управлять денежными потоками и не допускать перерасхода.

   Финансовая модель и составленный на ее основе бюджет являются ключевыми инструментами управления организацией. Они в первую очередь помогают реализовать стратегию и достичь поставленных целей!

Посмотрите короткое видео о том, как составить финансовую модель компании:

3. Организующая схема компании

     Построить систему управления организацией без ее схемы и структуры не получится. Организующая схема в компании нужна для того, чтобы:

• распределить все функции в компании на сотрудников;
• правильно сформулировать ЦКП функций
• увидеть упущенные функции и понять – кого нужно нанимать чтобы компания работала системно и развивалась.

 

     После внедрения оргсхемы все сотрудники чётко знают свои функции, понимают ценный результат своих действий, понимают зону ответственности своих коллег. И главное – персонал начинает работать на результат, а не на процесс.

     Оргсхема – это очень сильный инструмент управления организацией. Вместе с финансовой моделью и стратегией развития она помогает понять,  какие подразделения нужно усилить прямо сейчас, как распределить обязанности и кого принять на работу. Причем сделать это так, чтобы прибыль на 1 сотрудника росла!

Посмотрите видео о том, как разработать оргсхему для своей компании:

Пример оргсхемы в pdf можно бесплатно получить на нашем сайте в статье «Как разработать оргсхему, 3 способа». Для того чтобы именно сделать оргсхему для своей компании рекомендуем воспользоваться нашим интерактивным конструктором — подробнее о нем можно узнать здесь. 

4. Система быстрого найма и ввода в должность.

    Чтобы организация развивалась требуются сотрудники. Их нужно находить, обучать, вводить в должность.  Сейчас предприниматели не готовы ждать 3 месяца пока сотрудник адаптируется.  Никто не хочет платить за часы в офисе.  Каждый принятый сотрудник должен давать результат уже после первого месяца работы. 

    Чтобы это было именно так необходимо использовать соответствующие инструменты управления персоналом.

    Одним из них и является система быстрого найма, обучения и ввода в должность. По сути, это регламент, который подробно описывает все этапы процесса найма и ввода в должность. В регламенте есть приложения:

• Шаблон заявки на подбор сотрудников,
• Пример  продающего объявления,
• Скрипт звонка соискателю,
• План очного интервью на продуктивность,
• Программа обучения с тестовыми заданиями на испытательном сроке.

  Чтобы обучение сотрудника не доставляла много хлопот руководителям, необходимо заранее подготовить обучающие материалы (текст, видео) и разместить их на сетевом ресурсе компании.

    Во время обучения новый сотрудник посмотрит видео, прочитает нужные ему инструкции и регламенты.

    После обучения новый сотрудник должен ответить на вопросы теста и выполнить пробное задание.

    Применение этого инструмента управления позволяет быстро находить и обучать новых сотрудников.

   При подготовке такой системы Вы создадите базу знаний компании. В нее постепенно войдет информация об успешных действиях, которая сейчас есть только в головах владельца и ключевых сотрудников. Эта база будет постоянно пополняться и избавит Вас от необходимости держаться за звездных сотрудников.

Для тех, кто хочет создать в своей компании систему найма и адаптации у нас есть комплект инструментов для внедрения:

Чтобы получить комплект для создания системы найма, переходите по ссылке.

5. Должностные инструкции.

   Для построения системы управления потребуется описать должностные обязанности сотрудников.  Чтобы должностные инструкции работали, их нужно делать простыми и понятными. Следует прописать в них:

• Цель должности,
• Ценный конечный продукт (ЦКП),
• Порядок подчинения (на схеме отметить место сотрудника),
• Обязательные знания,
• Обязанности с конкретными успешными действиями,
• Ответственность,
• Статистики должности,
• Примеры типовых ошибок.

О том, как составить должностную инструкцию у нас есть отдельная статья.

 

6. Регламенты бизнес-процессов.

   Некоторые считают регламенты устаревшим инструментом управления. Но это не так. Регламент – это правила игры. Он должен быть простым и понятным для всех сотрудников.  Не важно, каким бизнесом занимается компания – правила должен установить основатель. Если правил нет, то их придумают сотрудники так, как им удобно.

    Поэтому все важные требования к процессам и результатам, а так же конкретные успешные действия нужно прописать. Вот фрагмент регламента технического отделения в компании, занимающейся проектированием:

   Образцы и шаблоны, указанные в графе «Инструменты», являются приложениями к регламенту и должны быть доступны по ссылкам. Новые сотрудники изучают регламент и сразу получают образцы документов для работы. Готовые регламенты и инструкции нужно загрузить в базу знаний и назначить ответственного за ее ведение. 

Мы собрали комплект регламентов и должностных инструкций для отдела продаж в качестве примера. По этому же принципу делаются регламенты и инструкции для всех отделов и должностей.  

 

7. Финансовое планирование.

   Для того, чтобы достичь целей, поставленных в финансовой модели и стратегии развития, необходимо составить бюджет доходов и расходов.  Процедура финансового планирования так же должна быть прописана в соответствующем регламенте.

    В нем указываются центры финансовой ответственности и конкретные действия по планированию и выполнению бюджета. Мы вместе с заказчиками прописываем процедуру планирования и  одобрения расходов так, чтобы распределить ответственность за результат на всех руководителей.

    Пожалуй, из всех инструментов управления организацией именно финансовая модель и финансовое планирование обычно вызывают самый живой отклик у наших заказчиков. Потому что правильное обращение с деньгами помогает увеличить прибыль на  сотни тысяч, а иногда и на миллионы рублей.

Полный комплект для создания системы финансового планирования можно получить по этой ссылке.

8. Система статистик и дашборд руководителя.

     В организующей схеме и в должностных инструкциях мы прописали результаты сотрудников. Но теперь их нужно регулярно контролировать. Именно по статистикам руководитель может судить об эффективности работы подразделений и конкретных сотрудников. И соответственно принимать управленческие решения.

    Мы реализовали этот  инструмент управления организацией в гугл-таблицах.

     Вот пример того, как может выглядеть панель управления на гугл-диске:

УПРАВЛЕНИЕ		Апрель 2021г.
Название статистики	Показатели / Периоды	05.04	12.04	19.04	26.04
Прибыль	Прибыль (план), т.р.	370	350	400	450
	Прибыль (факт), т.р.	350	320	370	480
Реализация услуг по подписанным АВР	Реализация общая (план), т.р.	475	500	480	530
	Реализация общая (факт), т.р.	370	300	460	450
Поступление денег	Поступление денег (план), т.р.	500	700	800	1 000
	Поступление денег (факт), т.р.	800	900	700	800
Деньги в кассе / Счета к оплате	ДС на счетах и в кассе, т.р.	800	900	700	800
	Сумма счетов к оплате, т.р.	560	630	490	560
Фонд ЗП / Численность (*справочно)	Фонд заработной платы, т.р.	175	200	300	300
	Среднесписочная численность, чел.	5	10	15	15
Показатель на 1 сотрудника	Прибыль на 1 сотрудника, т.р.	70	32	25	32
	Средняя ЗП 1 сотрудника, т.р.	35	20	20	20

 

   А вот так выглядят графики, которые система автоматически строит на основании внесенных данных.

  Этот инструмент управления позволяет быстро оценить большое количество данных и принять управленческие решения.

 

9. Планирование и координация.

    Для функционирования системы управления необходимо своевременно и четко ставить задачи сотрудникам, планировать выполнение и регулярно координировать действия подразделений.

    В отношении того, как проводить планирование и координации, следует так же установить понятные правила:  в какой день недели, кто и где собирается, чтобы становить ключевые планы на неделю? Что эти руководители должны иметь при себе, чтобы планирование прошло быстро и успешно?

 

Вроде бы простые вещи, но если совершенно четко не описать этот инструмент управления, то 99% что делаться это не будет. В результате мы слышим отговорки: «Мне не сказали», «Я забыл, не понял, не успел» и т.д.

Читайте нашу статью о том, как быстро и эффективно проводить совещания.

Вот пример плана специалиста на неделю. Можете скопировать и отредактировать под себя:

ПЛАН НА НЕДЕЛЮ _(должность)_

ДАТА: _________________________________________

ФИО: ___________________________________________

СТАТИСТИКИ:

№	Название	Ед. Измер.	План	Факт
1.
2.
3.

 

ЗАДАЧИ НА НЕДЕЛЮ:

№	Задача	Продукт (Результат)	Время план	Время факт	Дата выполнения
ЗАДАЧИ ПО ПРОГРАММАМ И ПРОЕКТАМ:
ДРУГИЕ ЗАДАЧИ:

 

Итого время ___________

 

 

10. Система мотивации на финансовый результат.

   Мы ее называем «вишенка на торте». Внедрять систему мотивации нужно, когда уже есть понимание структуры компании, описаны обязанности и успешные действия сотрудников в должностных инструкциях и регламентах, рассчитана финансовая модель.  Без внедрения этих инструментов управления создать эффективную финансовую мотивацию на результат не получится.

  Очень часто к нам обращаются с просьбой помочь во внедрении финансовой мотивации, потому что большинство предпринимателей давно поняли неэффективность окладной системы.

   Конечно, можно сделать временную мотивацию для нового руководителя на испытательном сроке. Но настоящую хорошо сбалансированную систему мотивации всех сотрудников можно создать только на основе финансовой модели и четко распределенных обязанностей. У нас есть подробная статья о построении системы мотивации на финансовый результат — читайте статью по этой ссылке.

11. Автоматизация процессов.

   Этот инструмент управления мы поставили последним. Потому что нельзя приступать к автоматизации процессов, пока не будет отлажена их логика в практике, в действиях, пусть даже с использованием эл. почты или мессенджеров.  Опишите процессы, протестируйте, внесите корректировки. А уже потом автоматизируйте. Если пытаться автоматизировать бардак и хаос, то Вы получите еще больше хаоса, потому что автоматизация просто ускоряет процессы, но не меняет их логику.

Для автоматизации подойдет CRM (например Битрикс24), 1С и другие системы.

 

Внедрение инструментов управления.   

   Итак, в статье мы рассказали Вам об инструментах управления, которые на практике могут применяться для систематизации бизнеса. Мы так же можем помочь Вам в разработке и внедрении нужных именно Вам инструментов.

    Если Вы планируете сделать свой бизнес более системным, увеличить прибыль, распределить обязанности и начать заниматься развитием, а не рутиной, то можете записаться на бесплатную консультацию.  Мы вместе разберем ситуацию в Вашей организации и составим план по внедрению инструментов, которые нужны именно сейчас. Вы получите план систематизации в pdf и примите решение — самостоятельно реализовать этот план или вместе с нами. 

Чтобы записаться на бесплатную консультацию заполняйте заявку по ссылке.

   

С уважением, Елена Масалова, основатель консалтингового агентства «Цифровое управление».