Рубрика: Инструменты управления

Инструменты управления организацией

 

     Современный мир развивается довольно стремительно. Те инструменты управления, которые работали в прошлом веке, сейчас уже становятся не актуальными. Такие, например, как авторитарный режим управления, излишняя бюрократия, плановая экономика - не позволяют своевременно реагировать на изменения внешнего рынка и стабильно получать прибыль.

     На каждом этапе развития организации от стартапа до корпорации подходит свой набор инструментов управления. В этой статье мы расскажем о тех инструментах управления организацией, которые применяем на практике. Вы сможете скачать себе несколько образцов и шаблонов чтобы уже сегодня попробовать применить некоторые инструменты.

     Всего мы выделяем 11 основных инструментов управления, которые позволяют компаниям системно расти и увеличивать прибыль:

  1. Стратегическое планирование,
  2. Прибыльная финансовая модель,
  3. Организующая схема компании,
  4. Система быстрого найма и ввода в должность,
  5. Должностные инструкции,
  6. Регламенты бизнес-процессов,
  7. Финансовое планирование,
  8. Дашборд руководителя (система статистик),
  9. Планирование, координация,
  10. Система мотивации на финансовый результат,
  11. Автоматизация процессов.

 

      Нужно понимать, что внедрение вышеприведённых инструментов не гарантирует сиюминутный успех. Систему управления необходимо поддерживать в актуальном состоянии и постоянно улучшать процессы, обучать сотрудников, проверять знания. В этой статье мы даем в качестве образцов некоторые инструменты управления. Читайте статью до конца и получайте шаблоны.

 

Почему важно внедрять инструменты управления?

       Большинство предпринимателей хотят, чтобы их компании были успешными и приносили прибыль.

       Добиться такого можно только построив систему управления в бизнесе. Бизнес – это «без нас». 

      Только поэтапное внедрение инструментов управления, построение системы позволит добиться слаженной работы команды на результат.

    В конкурентной борьбе силы команды необходимо направить на три составляющие: стоимость продукции (услуг), качество и сроки её изготовления (поставки). Именно по этим параметрам клиент выбирает компанию-поставщика.

    Внедрение вышеперечисленных инструментов управления позволит быть на шаг впереди своих конкурентов по трём основным параметрам (стоимость, качество, сроки).

 

Как выбрать инструменты управления?

      Большинство инструментов управления нужно начинать использовать уже на стадии «ручного управления». Без них компания не сможет расти, а владелец останется очень перегруженным.  Для перехода в «системную компанию» потребуется внедрить организующую схему, составить финансовую модель и внедрить финансовое планирование, должностные инструкции и регламенты, систему статистик, систему найма и ввода в должность, базу знаний, планирование и координацию.

 

Этапы

Проблемы

Точки роста

Инструменты управления

Стартап

- Нехватка денег; 

- Отсутствие уверенности;

- Страх поражения

- Найти способ получения клиентов;
- Научиться нанимать людей и воодушевлять команду;
- Обеспечить стартовым капиталом.

- Стратегия развития,

- Бизнес-план

- Маркетинговый анализ.

- Соглашение между совладельцами.

Ручное управление

- Сотрудники неквалифицированные;

- Денег не хватает;

- Владелец на себе замыкает много задач

- Делегирование;

- Планирование и координация;

- Дисциплина, управление работой подчинённых;

- Основы управления финансами

- Оргсхема,

- Регламенты и должностные инструкции;

- Система планирования и координации;

- Финансовая модель;

Почти система

- Не удаётся нанять грамотных руководителей;

- Сотрудники вырастают с нуля и уходят;

- Растёт ФЗП, прибыль на 1 сотрудника падает

- Внедрение статистик;

- Еженедельный контроль;

- Распределение ответственности за фин.рез.;

- Управление финансами

- Контроль выполнения стратегических задач

- Система статистик;

-  Система мотивации на финансовый результат;

- Маркетинговая стратегия;

- Система финансового планирования.

Системная компания

- Стало тяжело управлять компанией;

- Уходит много сил;

- Хочется продать

- Разделить функции владельца и директора;

- Координация совещаний;

- Статистики;

- Оперативно-тактическое планирование;

- Управление финансами

Уже работают все основные инструменты управления;

Ведется бюджет, есть база знаний.

Начать автоматизацию бизнес-процессов

Корпорация

- Не удаётся нанять компетентных управленцев;

- Владелец вмешивается в операционку;

- Собственник замыкает управление финансами на себе

- Выстроить систему быстрого ввода в должность ТОП-руководителей;

- Передать систему финансового планирования управляющим директорам;

 

Завершить автоматизацию бизнес-процессов.

 

    Давайте подробнее рассмотрим каждый инструмент управления организацией отдельно.

1. Стратегическое планирование.

   Это самый мощный инструмент управления, потому что он дает основу для дальнейшего развития. Без стратегии путь компании хаотичен, решения чаще принимаются на основе только текущей ситуации.  Наличие написанной стратегии позволяет мыслить глобально и принимать решения не только на основе сиюминутной ситуации, но и с учетом долгосрочных планов.

 

     Сразу поясним – под стратегией развития мы понимаем глобальные цели по развитию компании и план по их достижению.

Например цель компании на год -  увеличить рентабельность с 12 до 18 процентов.  Одновременно с этим увеличить объемы продаж на 50%. Благодаря этому увеличить прибыль в 2 раза за год. Для достижения этой цели нужно составить план действий – кто и что конкретно должен сделать.  И вот тут нам потребуется работать над маркетингом, оптимизацией затрат, увеличением конверсии отдела продаж и так далее.

 

    Но если изначально мы не будем иметь оцифрованных целей, то составить реальный план действий не получится.

    Как показывает опыт, лучшим стратегом в бизнесе является сам основатель. Но большинство технических действий по сбору информации для анализа можно поручить помощникам – маркетологу, бухгалтеру.

   Необходимо внимательно проанализировать данные по спросу на рынке, конкурентам, клиентам, каналам привлечения, объему производства, внутренним ресурсам компании. Потребуется честно оценить существующую систему управления – позволяет ли она достичь целей? Или уже пора задуматься о наведении порядка!?  

    Результатом применения этого инструмента управления будет продуманная и написанная на бумаге стратегия развития.

 

2. Прибыльная финансовая модель.

     Управлять организацией  не понимая финансовых целей невозможно. Это всё равно, что плыть на корабле, не имея чёткого курса. Прибыльная финансовая модель позволяет рассчитать доход, который требуется для покрытия операционных расходов и формирования целевых фондов с прибыли.

   Вот несколько примеров целевых фондов:

- учредительский фонд – предназначен для получения своевременного денежного вознаграждения собственником бизнеса. Собственник не должен получать свою ЗП по остаточному принципу: есть прибыль – есть дивиденды, нет прибыли – нет дивидендов. Необходимо рассчитать оптимальный процент от выручки и системно его перечислять в учредительский фонд.

- резервный фонд – деньги на случай экономической нестабильности. Минимальный его размер определяется так: сколько нужно денег компании, чтобы в течение 3-6 месяцев она могла осуществлять деятельность, не имея при этом дохода. Накопления осуществляются в этот фонд ежемесячно на протяжении 1-2 лет.

- фонд развития – для приобретения нового оборудования, зданий, площадей, инструмента и т.д. Благодаря этим расходам компания сможет расти и развиваться, зарабатывать больше прибыли.

- фонд увеличения оборотных средств – предназначен для роста оборотного капитала.

- мотивационный фонд – это переменная часть заработной платы сотрудников, которая зависит от финансового результата компании.

      Могут быть и другие фонды, например фонд погашения долгов, или инвестиционный фонд.

    Назначение фондов состоит в том, чтобы правильно управлять денежными потоками и не допускать перерасхода.

   Финансовая модель и составленный на ее основе бюджет являются ключевыми инструментами управления организацией. Они в первую очередь помогают реализовать стратегию и достичь поставленных целей!

Посмотрите короткое видео о том, как составить финансовую модель компании:

 

3. Организующая схема компании

     Построить систему управления организацией без ее схемы и структуры не получится. Организующая схема в компании нужна для того, чтобы:

  • распределить все функции в компании на сотрудников;
  • правильно сформулировать ЦКП функций
  • увидеть упущенные функции и понять – кого нужно нанимать чтобы компания работала системно и развивалась.

 

Пример организующей схемы

     После внедрения оргсхемы все сотрудники чётко знают свои функции, понимают ценный результат своих действий, понимают зону ответственности своих коллег. И главное – персонал начинает работать на результат, а не на процесс.

     Оргсхема – это очень сильный инструмент управления организацией. Вместе с финансовой моделью и стратегией развития она помогает понять,  какие подразделения нужно усилить прямо сейчас, как распределить обязанности и кого принять на работу. Причем сделать это так, чтобы прибыль на 1 сотрудника росла!

Посмотрите видео о том, как разработать оргсхему для своей компании:

4. Система быстрого найма и ввода в должность.

   Чтобы организация развивалась требуются сотрудники. Их нужно находить, обучать, вводить в должность.  Сейчас предприниматели не готовы ждать 3 месяца пока сотрудник адаптируется.  Никто не хочет платить за часы в офисе.  Каждый принятый сотрудник должен давать результат уже после первого месяца работы. 

    Чтобы это было именно так необходимо использовать соответствующие инструменты управления персоналом.

    Одним из них и является система быстрого найма, обучения и ввода в должность. По сути, это регламент, который подробно описывает все этапы процесса найма и ввода в должность. В регламенте есть приложения:

  • Шаблон заявки на подбор сотрудников,
  • Пример  продающего объявления,
  • Скрипт звонка соискателю,
  • План очного интервью на продуктивность,
  • Программа обучения с тестовыми заданиями на испытательном сроке.

  Чтобы обучение сотрудника не доставляла много хлопот руководителям, необходимо заранее подготовить обучающие материалы (текст, видео) и разместить их на сетевом ресурсе компании.

    Во время обучения новый сотрудник посмотрит видео, прочитает нужные ему инструкции и регламенты.

    После обучения новый сотрудник должен ответить на вопросы теста и выполнить пробное задание.

    Применение этого инструмента управления позволяет быстро находить и обучать новых сотрудников.

   При подготовке такой системы Вы создадите базу знаний компании. В нее постепенно войдет информация об успешных действиях, которая сейчас есть только в головах владельца и ключевых сотрудников. Эта база будет постоянно пополняться и избавит Вас от необходимости держаться за звездных сотрудников.

 

5. Должностные инструкции.

   Для построения системы управления потребуется описать должностные обязанности сотрудников.  Чтобы должностные инструкции работали, их нужно делать простыми и понятными. Следует прописать в них:

  • Цель должности,
  • Ценный конечный продукт (ЦКП),
  • Порядок подчинения (на схеме отметить место сотрудника),
  • Обязательные знания,
  • Обязанности с конкретными успешными действиями,
  • Ответственность,
  • Статистики должности,
  • Примеры типовых ошибок.

О том, как составить должностную инструкцию у нас есть отдельная статья.

 

6. Регламенты бизнес-процессов.

   Некоторые считают регламенты устаревшим инструментом управления. Но это не так. Регламент – это правила игры. Он должен быть простым и понятным для всех сотрудников.  Не важно, каким бизнесом занимается компания – правила должен установить основатель. Если правил нет, то их придумают сотрудники так, как им удобно.

    Поэтому все важные требования к процессам и результатам, а так же конкретные успешные действия нужно прописать. Вот фрагмент регламента технического отделения в компании, занимающейся проектированием:

Действие

Кто делает

Инструменты

Результат

 

Подготовительный этап

 

 

 

  1.  

Получить от заказчика приказ о составе комиссии.

Прикрепить к задаче в CRM полученный приказ от заказчика.

Руководитель группы

Шаблон запроса

Получен приказ от заказчика о назначении комиссии

  1.  

Переговоры с управляющими компаниями – выяснить, кто обслуживает объект, узнать контактную информацию. Внести  данные в раздел «Общая информация по объекту» гугл-таблицы и прикрепить ссылку к задаче.

Инженер ПТО

Образец таблицы

Ссылка на гугл-таблицу с заполненным разделом «Общая информация по объекту» прикреплена к задаче.

  1.  

Подготовить бюджет на обследование и план работ с учетом условий договора.

 

ГИП

Проект бюджета, план работ

Согласованный бюджет и план работ по обследованию прикреплен к задаче

 

   Образцы и шаблоны, указанные в графе «Инструменты», являются приложениями к регламенту. Новые сотрудники изучают регламент и сразу получают образцы документов для работы.

 

7. Финансовое планирование.

   Для того, чтобы достичь целей, поставленных в финансовой модели и стратегии развития, необходимо составить бюджет доходов и расходов.  Процедура финансового планирования так же должна быть прописана в соответствующем регламенте.

    В нем указываются центры финансовой ответственности и конкретные действия по планированию и выполнению бюджета. Мы вместе с заказчиками прописываем процедуру планирования и  одобрения расходов так, чтобы распределить ответственность за результат на всех руководителей.

    Пожалуй, из всех инструментов управления организацией именно финансовая модель и финансовое планирование обычно вызывают самый живой отклик у наших заказчиков. Потому что правильное обращение с деньгами помогает увеличить прибыль на  сотни тысяч, а иногда и на миллионы рублей.

 

8. Система статистик и дашборд руководителя.

     В организующей схеме и в должностных инструкциях мы прописали результаты сотрудников. Но теперь их нужно регулярно контролировать. Именно по статистикам руководитель может судить об эффективности работы подразделений и конкретных сотрудников. И соответственно принимать управленческие решения.

    Мы реализовали этот  инструмент управления организацией в гугл-таблицах.

     Вот пример того, как может выглядеть панель управления на гугл-диске:

УПРАВЛЕНИЕ

Апрель 2021г.

Название статистики

Показатели / Периоды

05.04

12.04

19.04

26.04

Прибыль

Прибыль (план), т.р.

370

350

400

450

Прибыль (факт), т.р.

350

320

370

480

Реализация услуг по подписанным АВР

Реализация общая (план), т.р.

475

500

480

530

Реализация общая (факт), т.р.

370

300

460

450

Поступление денег

Поступление денег (план), т.р.

500

700

800

1 000

Поступление денег (факт), т.р.

800

900

700

800

Деньги в кассе / Счета к оплате

ДС на счетах и в кассе, т.р.

800

900

700

800

Сумма счетов к оплате, т.р.

560

630

490

560

Фонд ЗП / Численность (*справочно)

Фонд заработной платы, т.р.

175

200

300

300

Среднесписочная численность, чел.

5

10

15

15

Показатель на 1 сотрудника

Прибыль на 1 сотрудника, т.р.

70

32

25

32

Средняя ЗП 1 сотрудника, т.р.

35

20

20

20

 

   А вот так выглядят графики, которые система автоматически строит на основании внесенных данных.

  Этот инструмент управления позволяет быстро оценить большое количество данных и принять управленческие решения.

 

9. Планирование и координация.

    Для функционирования системы управления необходимо своевременно и четко ставить задачи сотрудникам, планировать выполнение и регулярно координировать действия подразделений.

    В отношении того, как проводить планирование и координации, следует так же установить понятные правила:  в какой день недели, кто и где собирается, чтобы становить ключевые планы на неделю? Что эти руководители должны иметь при себе, чтобы планирование прошло быстро и успешно?

Например:  в понедельник в переговорной комнате, в 14-00 собираются исполнительный директор, зам по производству, финансовый директор и руководитель отдела продаж. Они должны иметь при себе результаты работы за истекшую неделю, план на месяц и стратегические задачи на квартал (или на год).
За 30 минут они должны рассмотреть результаты прошлой недели. С учетом планов на месяц и стратегических задач они спланируют работу на новую неделю так, чтобы гарантировано выполнить планы по месяцу.
Ежедневно утром в 09-00 руководители отделов проводят координацию  со своими сотрудниками и смежными подразделениями (например отдел продаж с производством). Координируют свои действия на день и приступают к выполнению планов.

 

Вроде бы простые вещи, но если совершенно четко не описать этот инструмент управления, то 99% что делаться это не будет. В результате мы слышим отговорки: «Мне не сказали», «Я забыл, не понял, не успел» и т.д.

Вот пример плана специалиста на неделю. Можете скопировать и отредактировать под себя:

ПЛАН НА НЕДЕЛЮ _(должность)_

ДАТА: _________________________________________

ФИО: ___________________________________________

СТАТИСТИКИ:

Название

Ед. Измер.

План

Факт

1.

 

 

 

 

2.

 

 

 

 

3.

 

 

 

 

 

ЗАДАЧИ НА НЕДЕЛЮ:

 

Задача

 

Продукт (Результат)

 

Время план

Время факт

Дата выполнения

ЗАДАЧИ ПО ПРОГРАММАМ И ПРОЕКТАМ:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ДРУГИЕ ЗАДАЧИ:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого время ___________

 

 

10. Система мотивации на финансовый результат.

   Мы ее называем «вишенка на торте». Внедрять систему мотивации нужно, когда уже есть понимание структуры компании, описаны обязанности и успешные действия сотрудников в должностных инструкциях и регламентах, рассчитана финансовая модель.  Без внедрения этих инструментов управления создать эффективную финансовую мотивацию на результат не получится.

  Очень часто к нам обращаются с просьбой помочь во внедрении финансовой мотивации, потому что большинство предпринимателей давно поняли неэффективность окладной системы.

   Конечно, можно сделать временную мотивацию для нового руководителя на испытательном сроке. Но настоящую хорошо сбалансированную систему мотивации всех сотрудников можно создать только на основе финансовой модели и четко распределенных обязанностей.

11. Автоматизация процессов.

   Этот инструмент управления мы поставили последним. Потому что нельзя приступать к автоматизации процессов, пока не будет отлажена их логика в практике, в действиях, пусть даже с использованием эл. почты или мессенджеров.  Опишите процессы, протестируйте, внесите корректировки.    А уже потом автоматизируйте.  Если пытаться автоматизировать бардак и хаос, то Вы получите еще больше хаоса, потому что автоматизация просто ускоряет процессы, но меняет их логику.

 

    Если Вы планируете сделать свой бизнес более системным, увеличить прибыль за счет  инструментов управления, то можете записаться на бесплатную консультацию.  Мы вместе разберем ситуацию в вашей организации и составим план по внедрению инструментов, которые нужны именно сейчас.

Чтобы записаться на консультацию заполните заявку или напишите на почту office@dc-24.ru

С уважением, Елена Масалова, основатель консалтингового агентства «Цифровое управление».