Структура управления организацией - 5 видов

 

Содержание:

1. Что такое структура организации.

2. Принципы построения оргструктуры.

3. Виды организационных структур.

4. Что дает бизнесу оргструктура.

5. Как создать структуру управления своей организации.

 

 В этой статье мы расскажем о том какие структуры используются в реальном бизнесе, а какие есть только в теории. Покажем примеры структур, максимально приближенные к настоящим. Материал будет полезен предпринимателям, которые интересуются созданием эффективной оргструткуры.  

1. Что такое структура организации.

Структура организации – это схема, на которой изображены подразделения и сотрудники, указаны линии подчинения.

 

 Структура организации является основой для распределения обязанностей между сотрудниками и руководителями компании. По сути, разработка структуры управления – это создание компании: какие отделы в ней будут, кому они подчиняются.  

2. Принципы построения структуры организации.

Для того чтобы структура была эффективной, при разработке нужно учитывать следующие факторы:

1. Этап развития организации. Не совсем корректно говорить, что та или иная структура управления имеет какие-то преимущества и недостатки. В большинстве случаев структура организации определяется тем, на каком этапе развития она находится. Её не выбирают в магазине», сравнивая плюсы и минусы. Например, если компания имеет уже 3 филиала, то нужно выстраивать сетевую структуру, а не линейную или еще какую-нибудь.
2. Стратегические цели компании – к чему нужно прийти, на какие рынки и с каким продуктом выйти, какую прибыль заработать.
3. Какие бизнес-процессы происходят для создания и передачи продукта клиенту. Есть ли процесс закупок, изготовления, транспортировки, продажи. Что вообще должно быть сделано, чтобы клиенты получали качественный продукт в разумные сроки по приемлемой цене?

Важными принципами для построения оргструктуры управления являются:

1. Распределение обязанностей и ответственности. Каждый участник команды должен понимать свою зону ответственности.
2. Подчиненность – все сотрудник должны знать, кому они подчиняются, кто руководитель.
3. Наличие «правил игры». Прописанные стандарты существенно повышают количество порядка в компании.
4. Потребности бизнеса выше личных качеств.  Нельзя строить структуру вокруг навыков и умений отдельных участников команды. «Бухгалтер Татьяна лично знакома с представителем транспортной компании и пока логиста не было она составляла заявки на перевозку. Теперь она подчиняется коммерческому директору и контролируют доставку груза.»

 

3. Виды организационных структур.

Мы поделимся практическими знаниями о том, какие структуры бывают в реальной жизни, а какие есть только в учебниках.

3.1 Линейная. Здесь четко определено подчинение линейных руководителей одному директору.  В чистом виде именно как структура компании она практически не встречается, потому что в современных реалиях используется деление по функциям: финансы, маркетинг, производство и другие. Теоретически предполагается, что при линейной структуре нет разделения руководителей подразделений по функциям и каждый такой руководитель закрывает все вопросы по своему подразделению.  Именно такой принцип является главным недостатком линейной структуры. Руководителю подразделения очень сложно решать разноплановые задачи.

 

 

Итог: линейная структура в реальной жизни возможна лишь у производственных подразделений, где начальник производства управляет начальниками цехов, а те мастерами. Дальше идут бригадиры и исполнители.

В реальном бизнесе линейная структура управления хорошо сочетается с функциональной.

3.2 Функциональная. Она встречается у небольших компаний. Директору подчиняются руководители разных областей: зам по персоналу, коммерческий директор, финансовый директор, начальник производства, начальник ОТК.

 

 

В небольших организациях часто нет возможности поставить отдельного руководителя на каждую область. Поэтому приходится совмещать на 1 начальнике отдела несколько функций. Это нормально для малого и даже среднего бизнеса. Но нужно понимать, что с ростом команды Вы должны разделять эти функции между людьми.

Преимущества функциональной структуры управления:

• Высокий уровень профессионализма руководителей в своей области.
• Ответственность четко распределена.
• Решения принимаются быстро.

Однако, при неумелом управлении такой структурой возникают риски:

• Сотрудники разных подразделений могут вообще не знать, что происходит в смежном отделе.
• Возможны перебои в коммуникациях между отделами.
• Велика вероятность построения структуры «под имеющихся людей», а не под нужды компании.

Но говорить, что такая структура существует в чистом виде, это не совсем верно. Чаще всего у руководителей есть подконтрольные подразделения. Внутри этих подразделений структура будет либо функциональной, либо линейной. А это уже третий тип структуры организации.

3.3 Линейно-функциональная структура управления. Здесь на верхнем уровне происходит деление по функциям, а дальше линейное подчинение исполнителей функциональному руководителю.

 

 

Это самый распространенный и реалистичный вариант. Мало какие директора садятся и думают, «Давайте сделаем в нашей фирме линейно-функциональную структуру». Это не так происходит. Компания растет. На каждом этапе развития она вынуждена использовать ту структуру, которая продиктована жизненными реалиями.

Это чисто функциональная структура. Но она просуществует несколько месяцев, пока ребята тестируют продукт. Если все получается, то они быстро вырастут: в производстве появится несколько человек, в продажах пара менеджеров, бухгалтер и так далее. Это нормальный рост из функциональной структуры в линейно-функциональную.  

3.4 Дивизионная. Эта структура реально используется многими крупными компаниями. У них обычно много подразделений, внутри которых функции схожи между собой. Разделение на дивизионы может быть сделано по разным принципам: по продукту, по рыночным сегментам, географии расположения и т.д.

Пример 1. Химическая компания выпускает разные хоз товары: стиральный порошок и различные виды мыла. Соответственно могут быть 2 департамента по принципу продукта: порошка и мыла.

 

 

Пример 2. Сеть ремонтных предприятий (ремонтируют грузовые вагоны). Здесь есть центральный офис и 7 филиалов. Вполне разумно управлять этими филиалами по географическому принципу – по федеральным округам.

 

На самом деле, многие компании в процессе развития сталкиваются с ситуацией, когда необходимо из линейно-функциональной структуры вырасти в некую сетевую организацию. И вот в этот момент многие директора начинают осознанно выбирать – какую структуру им использовать!?

Одно золотого решения нет. Но можно создать свою с учетом успешного опыта других компаний. О том какие подходы можно использовать при построении сетевой компании читайте в отдельной статье.

3.5 Матричная структура.

Пожалуй, самый сложный вариант. Она реально применяется в компаниях, где есть длительные проекты, требующие участия сотрудников из разных подразделений. Например, проектные организации.

 

 

В состав команды проекта могут входить сотрудники разных отделов: проектировщики, сметчики, дизайнеры, менеджеры по обслуживанию клиентов. Здесь у одного сотрудника будет 2 начальника – один руководитель проекта, другой начальник отдела.

Руководителями проектов могут быть начальники отделов, но не всегда. С ростом числа проектов обычно появляется должность «Руководитель проектов».

Особенности матричной структуры:

• Наличие двойного подчинения,
• Риск несогласованности задачь, путаница,
• Внутренняя борьба между подразделениями.

К преимуществам можно отнести:

• Возможность быстро принимать решения, нужные для конкретного проекта.
• Быстрые коммуникации между подразделениями за счет участия в общих проектах.
• Повышенная ответственность за результат благодаря контролю сроков реализации проектов.

Матричной структурой управлять сложнее именно из-за фактора двойного подчинения. Однако, при правильной организации компания может быстро увеличивать количество проектов и свой доход.

4. Что дает бизнесу структура управления.

Сама по себе структура управления, изображенная на бумаге, это «пол дела». Главное объяснить людям правила игры – кто кому подчиняется и за что отвечает. В этом отношении структура является «наглядным пособием», фундаментом. Она позволяет:

• Наглядно объяснить команде порядок подчинения. Особенно полезно для ввода в должность новых людей.
• Показать перспективы развития организации, возможности карьерного роста для персонала.
• Составить штатное расписание (если на оргструктуре указать количество сотрудников).

Но чтобы дальше строить систему управления потребуется более подробно описать стандарты работы – должностные инструкции и регламенты. 

Что НЕ дает структура управления?

На структуре не видно распределение функций, а только названия должностей. В больших организациях, где на каждую функцию есть человек, это не критично. По названию должностей вполне понятно кто за что отвечает.

 

 

На для маленьких компаний изображение структуры вообще не дает понимание – за какие функции отвечает то или иное подразделение.

 

 

 

Во втором примере функции маркетинга, найма, обучения, контроля качества, логистики, ремонта оборудования тоже кто-то выполняет. Но кто? По структуре этого вообще не видно.

Поэтому практика показала, что структура управления хорошо работает вместе с распределением функций на отдельной функциональной схеме. Её еще называют организующей схемой. Подробнее об оргсхеме читайте в отдельной статье.

 

5. Как создать структуру своей организации.

В этой работе должны участвовать учредители и директора организации. Можно пригласить внешнего консультанта или специалиста HR, если он имеет достаточный уровень компетенции в этом вопросе.

1. Мы рекомендуем начинать создание структуры управления с состояния «как есть сейчас». Изобразите свои отделы и сотрудников, укажите линии подчинения.  Посчитайте количество персонала.

2. Далее составьте функциональную схему – распишите функции между сотрудниками. Это поможет Вам увидеть – кто делает «не свою» работу. У Вас 100% появятся идеи по изменению структуры. Станет понятно кого принимать, чтобы улучшить управление организацией.
3. Скорректируйте оргструктру до состояния «как должно быть». Используйте этот вариант для:

• написания стратегии развития,
• составления штатного расписания,
• ввода в должность нового персонала,
• вдохновляйте команду, показывайте перспективы развития.

 

Если Вам нужна помощь в разработке структуры управления и систематизации бизнеса, записывайтесь на бесплатную консультацию. Разберем ситуацию в Вашей компании и составим персональный план построения системы управления в Вашем бизнесе.

 

С уважением, Елена Масалова, основатель консалтингового агентства «Цифровое управление».