Регламент работы – виды и назначение

1. Понятие «регламент» используется в нескольких значениях.

 1. Регламент работы – правильный порядок выполнения какого-либо процесса. Например «Регламент по продажам». Есть разные варианты того, как называются такие документы:

• Часто применяют формулировку «регламент работы отдела». Например «Регламент работы отдела персонала». Или положение об отделе персонала. Этот документ описывает работу в конкретном подразделении.
• Иногда используют понятие «стандарт» какого-либо процесса. Например «Стандарт генеральной уборки в отеле».
• Бывают «технологические регламенты». Их обычно составляют, когда нужно описать технологию выполнения производственного процесса.

  В принципе, все эти варианты схожи по назначению. Главное – описать правильный порядок действий для получения нужного результата. Поэтому писать их нужно понятным языком, чтобы человек мог прочитать и сделать так, как написано.

 2. Административный регламент - это официальный документ, который регулирует работу гос органов.

 Определение звучит так: документ, который устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий федерального органа исполнительной власти, порядок взаимодействия между его структурными подразделениями и должностными лицами, а также взаимодействие с физическими или юридическими лицами (заявителями), иными органами государственной власти и местного самоуправления при исполнении государственной функции (предоставлении государственной услуги).

Даже само определение тяжело прочитать. А представляете, что там внутри у этих административных регламентов!

3. Регламент встречи (конференции) – время на выступления спикеров и ответы на вопросы.

  В этой статье мы подробнее разберем именно регламенты работы в первом значении. Те, которые применяются в малом и среднем бизнесе.

2. Какие бывают регламенты.

  В сущности, различные виды регламентов отражают разные подходы к систематизации бизнеса. Можно подходить через описание бизнес-процессов, либо через описание работы в отделах.

2.1 Регламент бизнес-процесса.

 В организации есть различные бизнес-процессы: привлечение клиентов, продажи, закупки, производство продукции, логистика, учет финансов, найм и т.д.

 В этих процессах обычно участвуют сотрудники из разных отделов. Так у производственной компании в бизнес-процессе заключения сделок могут быть задействованы не только менеджеры по продажам, но и:

• Технические специалисты – выезжают на объект, замеряют, делают предварительный расчет, передают в отдел продаж. Без этих действий менеджер не сможет озвучить стоимость, а значит не сработает весь процесс продажи.
• Бухгалтер – заведет контрагента в 1С, выставит счет,
• Юрист – проверит благонадежность клиента, особенно при отсрочке платежа.

 Получается, что в одном процессе «Заключение сделки» участвуют разные должностные лица. А значит их действия будут описаны в регламенте по продажам.

 Однако, у тех же бухгалтеров и юристов есть и другие обязанности, которые НЕ связаны напрямую с заключением сделок. Их мы не будем описывать в регламенте по продажам, но обязательно включим в Должностную инструкцию.

  Если развить этот случай дальше, то у бухгалтера еще найдутся задачи в бизнес-процессах:

• Учет ТМЦ,
• Сдача налоговой отчетности,
• Расчет заработной платы и т.д.

  Это всё разные процессы и на каждый из них требуется свой подробный регламент. Но при этом у бухгалтера эти обязанности будут указаны и в должностной инструкции.

  Если сравнить, что подробнее регламент или должностная инструкция, то все-таки регламент должен быть более подробным. В нем нужно написать так, чтобы новый человек прочитал и сделал. А в должностной можно ссылаться на выполнение обязанностей согласно конкретному регламенту.

  Для наглядности можно дополнить регламент бизнес-процесса схемой.

  На схеме каждый шаг бизнес-процесса отображается в виде отдельного блока. В каждом блоке мы указываем кратко:

• суть выполняемого действия,
• кто его выполняет,
• при помощи каких инструментов,
• сколько времени на это отводится,
• какой должен быть результат.

2.2 Регламент работы отдела.

  Этот документ еще называют «Положение об отделе». Он немного шире, чем регламент конкретного бизнес-процесса. Просто потому, что в одном отделе может быть несколько процессов.

  Здесь обязательно должно быть прописано:

• ценный конечный продукт (ЦКП) отдела,
• его структура,
• основные задачи,
• показатели эффективности. 

2.3 Регламент работы сотрудника.

  Такие стандарты обычно пишут в небольших компаниях, где нет отделов, а большая часть задач по конкретному бизнес-процессу находится в руках одного человека.

  Например, в туристической фирме «Регламент работы организатора туров». Этот человек разрабатывает маршрут, планирует график выездов, рассчитывает стоимость туров, нанимает подрядчиков для реализации поездок. Очень разноплановые задачи, но специфика бизнеса такова, что все их выполняет 1 сотрудник. Поэтому для него разработали подробный регламент.

 С ростом бизнеса появляется больше сотрудников. На них нужно распределить задачи внутри процессов. Поэтому актуальнее будет создавать именно регламенты бизнес-процессов.

 Но в малом и микро-бизнесе можно написать регламенты для конкретных должностей.

2.4 Регламент проведения работ (технологический регламент).

  Их разрабатывают для организации производства или выполнения работ. Часто наличие технологического регламента на предприятии является обязательным условием для его запуска. За этим следят контролирующие органы. Например, Ростехнадзор.

  Требования к содержанию технологических регламентов устанавливаются в соответствующих ГОСТах. Сюда могут входить:

• Общее описание процесса производства;
• Данные об используемых веществах, компонентах, полуфабрикатах;
• Режимы производства;
• Описание действий, связанных с запуском и остановкой работы предприятия;
• Требования безопасности на производственной площадке;
• Экологические требования к выбросам предприятия;
• Характеристики используемого оборудования;
• Список нормативной документации (инструкций);
• Чертежи и технологические карты.

3. Разработка и утверждение регламентов.

 Общий порядок разработки регламентов выглядит так:

• Определить перечень необходимых стандартов (что будем писать?)
• Назначить ответственных за каждый документ.
• Спланировать сроки создания.
• Вновь созданные регламенты дать сотрудникам, получить обратную связь, скорректировать.
• Собрать все стандарты на сетевом ресурсе компании, регулярно обновлять.

 Более подробно порядок разработки регламентов описан здесь.

С уважением, Елена Масалова, основатель консалтингового агентства «Цифровое управление».