В этой статье разберем пошаговый план, как правильно делегировать задачи и ответственности чтобы освободить время руководителя и добиваться результатов руками сотрудников.
Содержание:
1. Что такое делегирование задач и ответственности.
2. Почему не получается делегировать.
3. Какие задачи можно делегировать, а какие нет.
4. Как правильно делегировать чтобы был результат (пошаговый алгоритм).
5. Современные инструменты для успешного делегирования.
6. Типичные ошибки при делегировании.
Автор статьи Алексей Масалов. 15 лет опыта руководящей работы. С 2019 года – консультант практик по управлению бизнесом. Поэтому в статье именно выжимка из практического опыта.
Эта статья кардинально отличается от всего, что Вы можете найти в интернете про делегирование. Читайте и убедитесь сами.
1. Что такое делегирование.
Это передача обязанностей, задач от руководителя сотрудникам.
У большинства руководителей необходимость что-то делегировать возникает постоянно. Но в чем причина этой самой необходимости. Почему вообще возникает состояние перегруза руководителя?
Потому что управление происходит в «ручном режиме», всё на словах.
Это нормально для молодой компании, когда в команде 5–7 человек. Но когда коллектив растет и у Вас уже 15, 20, 30 и более человек, то поток задач становится огромным.
Безусловно, если Вы научитесь быстро и качественно делегировать работу подчиненным, то снизите свою нагрузку. Но все равно, это будет «ручное управление», микроменеджмент – когда руководитель ставит и контролирует каждую задачу.
Задумайтесь, а не лучше ли заранее распределить зоны ответственности, чтобы любая новая задача не требовала Вашего внимания – поставить её, разжевать, проконтролировать?
В своей работе мы видели очень много разных компаний, руководителей, ситуаций. И всегда проблемы с управлением похожи. Сейчас я расскажу Вам истинные причины, почему часто не получается делегировать.
2. Почему не получается делегировать.
Здесь есть 1 основная причина и несколько второстепенных:
Главная причина – в бизнесе не построена система управления. Всё на словах, задачи нужно распределять, контролировать, мотивировать.
Наверняка, Вы уже знаете, что есть технология как правильно ставить задачи. В интернете куча статей «Как правильно делегировать». И ниже я приведу этот алгоритм.
Но заранее скажу – там нужно выполнить несколько шагов. В реальной практике так никто не делает. Потому что этих задач десятки или сотни в день. Да Вы просто устанете, это трудно, требует огромной дисциплины и концентрации внимания. Серьезно – попробуйте хотя бы 2–3 задачи правильно поставить, как положено. Вас хватит на 1 день и завтра уже будете работать по старинке.
Поэтому, нужно искоренять причину перегруза, а не фокусироваться на том «как же мне правильно делегировать». Никак, пока нет системы!
Вот представьте – Вы в лодке плывете по морю. И на дне начинает появляться вода. Вы её вычерпываете кружкой. Через время она снова поступает, приходится опять вычерпывать ковшом. А надо плыть вообще то. Вода поступает быстрее – используем ведро. Ничего не напоминает – это Вы так бизнесом управляете. Компания растет, проблем все больше.
Нужно в лодке дырку найти и заделать, а не выгребать воду ведерком. А в реальности надо систему наладить, чтобы новые задачи на Вас не валились со всех сторон. Тогда и не нужно будет виртуозно их делегировать. Понимаете, о чем речь?!
Да, конечно, какие-то задачи все равно придется ставить оперативно. Но их будет в десятки раз меньше. Потому что основные обязанности Вы распределите заранее – кто за что отвечает.
Когда у Вас появится отлаженная система, то люди сами будут понимать – что нужно делать, с кем взаимодействовать, каких результатов достигать и сколько они за это получат.
Что такое система управления и как её построить читайте в отдельной статье.
Ну а второстепенные причины, почему не получается делегировать это:
| Объяснять дольше, чем сделать | Если задача повторяющаяся, то лучше один раз описать действия и передать |
| Боязнь ошибки со стороны подчиненного | Да, некоторые важные задачи нельзя передавать, но не все подряд. Пусть сотрудник попробует. |
| Желание поддержать собственную незаменимость | Ну будьте незаменимым, сколько сил хватит |
| Сотрудники и так перегружены | Разберитесь – чем они заняты, наверняка что-то можно оптимизировать |
3. Какие задачи можно делегировать, а какие нет.
На самом деле передать сотрудникам можно любые операционные задачи. Технология менеджмента совершенствуется уже несколько веков. Поэтому не надо думать, что у Вас такой уникальный бизнес и в нем всё по-особенному. Ничего подобного.
Когда Вы уже освоили какое-то дело, и оно периодически повторяется, то можно его смело делегировать сотруднику. Освоил – передал.
Часто мы видим, как предприниматели боятся делегировать продажи. Упорно думают, что с этим никто лучше не справится. «У нас такая сложная ниша, такой особенный продукт». Заблуждение. Хотите работать менеджером по продажам в своей компании – пожалуйста. Но тогда забудьте про рост и развитие.
Правильно так: Перестать быть узким горлышком. Описать продукт и технологию продаж, обучить людей. Это позволит Вам не просто делегировать продажи наемным специалистам, но и увеличить их в 2, 5, 10 раз.
Другая крайность – найти золотого специалиста и делегировать ему ВСЕ свои рутинные обязанности. Это утопия – ни один наемный сотрудник не может Вас полностью заменить. Но Вас может заменить команда обученных специалистов. А себе разумно оставить стратегические задачи, от решения которых зависит развитие бизнеса: написание миссии и стратегии, позиционирование на рынке, ключевые вопросы по финансам и т.д.
Делегировать руководителям отделов и сотрудникам можно задачи из областей:
• Найм,
• Маркетинг и продажи,
• Учет финансов, бухгалтерия,
• Закупки и производство продукта,
• Контроль качества.
Как это сделать правильно и разгрузить себя без ущерба для бизнеса, расскажем дальше.
4. Как правильно делегировать чтобы был результат.
Простое правило – сначала описать область, а потом уже передавать ответственность за неё.
В любом деле есть успешная технология, как на заводе – технология изготовления. Так же и в найме, маркетинге, продажах, закупках.
1. Составить правила (регламенты) - пошаговое описание того, что нужно делать и каких результатов достигать.
2. Обучить этим правилам сотрудника. Получить обратную связь, что не ясно. Добавить разъяснения в регламент.
3. Проверить знания с помощью тестов.
4. Когда возникает задача, связанная с достижением нужного результата, но НЕ описанная в регламенте, сказать исполнителю – «Смотри, эта проблема мешает тебе достичь результата. Подумай, как её решить.» Если решение находится в его компетенциях, то пусть сам и делает. Если требуется привлечь другого специалиста, то он сам должен обратиться к этому коллеге.
В этом суть – во всех областях у Вас должны быть люди, отвечающие за результат этой области. Не за узкую часть «Я только оформляю договора», а за конечный итог – заказчик подписал договор, получена оплата по счету и т.д.
То есть делегирование задач поштучно – это не эффективно. Нужно передавать целиком область и ответственность за результат.
Постепенно люди привыкнут и Вам не нужно будет ставить задачи по всем этим пунктам (см. ниже).
Далее приводим классическую технологию. Повторюсь – на мой взгляд её можно использовать только для штучного делегирования.
Общепринятая технология делегирования задач:
1. Самому разобраться в проблеме, понять, что потребуется для выполнения.
2. Найти подходящего исполнителя.
3. Подробно объяснить задание сотруднику, в том числе:
• срок выполнения;
• контрольные точки для сверки промежуточных результатов;
• ресурсы, которыми будет располагать человек;
• примерный алгоритм действий;
• конкретный результат, который Вы ожидаете;
• контакты нужных людей;
• образцы выполненной работы (если есть).
4. Замотивировать исполнителя (объяснить, что он получит за успешное выполнение).
5. Попросить повторить – как он понял.
6. Проконтролировать промежуточные результаты и итог выполнения.
Звучит отлично и так действительно работает.
Когда Вы опишите правила, построите систему, все равно будет возникать небольшое количество задач, которые нужно делегировать. Тогда используйте этот подход. У Вас будет для этого время.
Если же не строить систему, а пытаться изображать из себя супер-директора и дирижировать командой вручную, то надолго Вас не хватит. Даже очень хорошие навыки делегирования не помогут.
5. Современные инструменты для успешного делегирования.
Это всевозможные CRM, таск-менеджеры: Битрикс24, АМО-CRM, Мегаплан, GanttPRO, Todoist, Weeek, Trello и многие другие.
Эти сервисы облегчают учет и контроль за выполнением. Но никак не избавляют от необходимости продумать и поставить задачу.
Один наш клиент сказал:
«Да, я понимаю, что CRM облегчает работу с задачами, но я ей не пользуюсь, потому что надо эти самые задачи туда вносить – писать что-то, ставить даты. Мне некогда это делать. Я записываю голосовое сообщение помощнику, а он уже от моего имени там все оформляет».
Представляете – некогда даже поставить задачу, уж не говоря о том, что продумать, объяснить, разжевать!!!
6. Типичные ошибки при делегировании
Ошибка 1: Микроменеджмент.
Делегировали задачу, но продолжаете контролировать каждый шаг. В итоге сотрудник не развивается, а вы не экономите время.
Решение: Контролируйте результат, а не процесс.
Ошибка 2: Делегирование без полномочий.
Поручили сотруднику организовать корпоратив, но не дали права выбирать ресторан и согласовывать меню.
Решение: Полномочия должны соответствовать поручению.
Ошибка 3: Неясная постановка задач.
"Проработай клиентскую базу" — такая формулировка гарантированно приведет к недопониманию.
Решение: Используйте конкретные, измеримые критерии. «Обзвонить 100 контактов из базы и записать минимум 10 человек на встречу для демонстрации нового продукта».
Ошибка 4: Штучное делегирование одних и тех же задач.
Когда одну и туже работу приходится объяснять по несколько раз.
Решение: Если работа повторяется часто, то оформите четкую инструкцию – как это делать.
Управляйте с умом, стройте систему. Делегируйте правильно.
С уважением, Алексей Масалов – эксперт консалтингового агентства Цифровое управление.
