В этой статье 4 ошибки в управлении деньгами в микро, малом и среднем бизнесе, которые есть у 90% предпринимателей. Эти ошибки не дают бизнесу нормально зарабатывать и заставляют предпринимателей работать по 8-12 часов чтобы держать свое дело на плаву.
И самое интересное, что эти ошибки очень похожи в компаниях разного масштаба - и в микробизнесе с 1-3 сотрудниками, и в среднем бизнесе с несколькими направлениями и командой управленцев 15-20 человек.
Буду приводить примеры. Скорее всего многие узнают себя в этих примерах и сразу буду пояснять как правильно.
1. Первая ошибка - не считают фактическую прибыль каждого направления.
Это удивительно, но мы часто видим, как предприниматели не могут показать расчеты прибыли по тому или иному направлению бизнеса и даже по всей компании целиком. Да, на словах они называют какие-то цифры, но это очень приблизительно. Понимаете, на сколко это странно - не считать свою прибыль. Но этому есть объяснение.
Вот пример.
Муж и жена предприниматели. У мужа кафе и сеть заправок. У жены мясной магазин. В семье деньги есть, все хорошо. Но когда речь заходит о финансовых показателях мясного магазина, то выясняется, что терминал в магазине оформлен на ИП мужа и оплаты приходят на его счет. А есть еще наличные, которые остаются в руках у супруги. Но на счет мужа приходят деньги и от других направлений. Выделять и учитывать откуда и сколько пришло - это сложно, трудозатратно для них. То есть здесь причина настолько простая и банальная, аж не верилось сначала, но это так: Деньги от разных направлений в одном котле. Фактически, они не ведут отдельный учет поступлений! Потому что не понимают - ЗАЧЕМ его вести!
В этом примере предприниматели НЕ ПОНИМАЮТ зачем вести раздельный учет и не хотят его вести. Деньги в семье есть. Зачем напрягаться.
Как правильно.
Очевидно, что нужно вести раздельный учет доходов и расходов по каждому направлению.
Как и где его вести? Если количество приходных и расходных операций небольшое, то для начала хватит эксель или гугл таблицы. Да, нужно будет сначала разработать эту таблицу и потом руками регулярно вносить цифры.
Если операций много, то можно использовать платные сервисы типа Финансист, План-Факт и т.д.
Обратите внимание, то что Вы можете из онлайн-банка выгрузить выписку с приходами или расходами и сказать “Ну вот, тут все есть”, это вообще не то! Не путайте. Эта выписка - просто список операций по счету. На основе неё вы можете заполнить таблицу с доходами и расходами и дальше уже анализировать эти данные. Да, этот учет требует затрат - трудовых или финансовых. Но, имея правильный учет вы сможете рассчитать:
- маржинальный доход - разницу между выручкой и прямыми затратами на товар, чтобы понять какая сумма остается на постоянные расходы,
- оценить расходы и понять какая сумма остается в виде прибыли,
- рассчитать рентабельность бизнеса по чистой прибыли чтобы понять, насколько он эффективен и стоит ли вообще его вести.
Зная эти показатели, вы сможете принимать решения, улучшать работу, повышать эффективность. Невозможно повысить эффективность того, что ты не измеряешь. Это все равно что пытаться купить обои в квартиру наугад, не зная площадь квартиры. Сначала измеряем, потом принимаем решение.
А теперь как эта ошибка выглядит в среднем бизнесе.
Удивительно, но часто мы видим аналогичную ситуацию и в среднем бизнесе. Только здесь все намного сложнее и опаснее.
Пример.
Холдинг с 2 направлениями.
Первое это сельхоз направление - выращивание фруктов и овощей на полях.
Второе это производственное направление - переработка фруктов и овощей в пюре, соки и т.д.
Вместе с рабочими в компании больше 100 человек. Огромные поля, десятки миллионов рублей в обороте. Казалось бы, здесь учет должен быть на высшем уровне. Но нет, учет так же в одном котле. Все приходы и расходы вместе. Непонятно сколько прибыли приносит каждое поле и в целом вся компания. Собственник регулярно вносит свои деньги из третьего направления в этот холдинг чтобы строить цеха по переработке овощей. При этом есть бухгалтер-кассир и финансовый директор. Но никто не может сказать сколько зарабатывает компания. Решение о расходах принимает собственник на основе информации об остатке денег на счете сейчас, в моменте и своего собственного ощущения. Это фантастика. Как так!!!
Еще раз - собственник в своей голове держит информацию о доходах, расходах и необходимых вложениях на строительство. При этом ни один сотрудник не может показать какого-то нормального отчета о состоянии финансов компании.
Цена ошибки здесь в сотни раз выше чем в микро бизнесе. И надо отдать должное, в этом примере собственник четко понимает, какой учет нужно выстроить и работа уже начата. В результате он будет понимать прибыльность каждого поля и всего сельхоз направления, прибыльность каждого цеха и всего производственного направления. Он будет реально управлять своей компанией.
2. Вторая ошибка - НЕ планировать, не ставить цели.
В нашей практике только 50% предпринимателей понимает важность планирования. А половина вообще считает планирование ненужным. А знаете почему? Потому что планировать трудно!
Нужно сначала собрать данные по фактическому положению дел, проанализировать и подумать. Планы записать и внести в учетные таблицы в виде целевых показателей. К чему стремится, какие доходы должны быть и какие расходы.
Намного проще плыть по течению - деньги приходят, покупать товар, платить аренду, платить продавцам. Этот круговорот денег происходит постоянно, деньги приходят и уходят. Сколько-то остается. Так проще. На жизнь хватает и ладно.
А потом вдруг захотели поменять машину, взяли из кассы - это же мои деньги. Супер, новая машина. Но вот что-то не хватает на зарплату и поставщикам.
А потому что это Не ВАШИ деньги лежат у вас в кассе.
Не знали об этом? Потому что НЕ считали элементарно бюджет доходов и расходов. Так у нас работают очень многие, к сожалению.
Как правильно.
Ставить цели. Захотели новую машину. Отлично у Вас появилась потребность в доходе. Ставите финансовую цель исходя из этой потребности. Разбиваете её на месяца. Думаете как можно её достичь, что сделать чтобы увеличить доходы и снизить расходы. Реализуете эти меры, снова считаете эффективность, повторяете снова и снова. Так компания растет.
Запомните, никогда ваша прибыль сама не увеличится. Только если вы её запланируете. Сама прибыль может только снижаться.
Чтобы правильно ставить цели посчитайте финансовую модель своего бизнеса — увидите точку безубыточности и поймете, на какую сумму нужно продавать чтобы получать прибыль 500 тыс, 800 тыс, 1 млн и т.д.
3. Тратить деньги не на то, что нужно в данный момент.
Пример:
В нашем районе продавалось кафе за 12 млн. Но место там явно не проходное, никогда там нет людей. Владелец заказал дизайн проект и сделал реконструкцию в этом кафе. Потратил 3 млн.р. на ремонт и оснащение. В итоге поработал год и понял, что пролетел. Решил его продать по невероятно высокой цене 12 млн.р. Как он посчитал - он просто сложил цену по которой он купил помещение 9 млн и сумму своих вложений 3 млн.
Когда мы читали это объявление, то не знали смеяться или плакать. Он так расписывал своё кафе - там крутая современная концепция, прекрасный ремонт, новое оборудование, и что он туда душу вложил. А в конце пишет, что новый владелец вполне может переоборудовать помещение под другой вид деятельности. Ну как же так - ты же туда душу вложил! Какой другой вид деятельности??? А потому что хоть 100 млн туда вложи - не будет там торговли, место не проходное. Вот и всё!
Как правильно.
Перед инвестициями в свое дело сначала посчитайте отдачу от этих вложений. Что вы получите в итоге. Если у вас кафе в людном месте и рядом более красивые кафе конкурентов, то возможно реконструкция принесет пользу - люди будут чаще к вам приходить. Если конечно кухня будет на должном уровне. Проведите опрос существующих клиентов - почему они ходят именно к вам? Чтобы им хотелось увидеть здесь чтобы приходить чаще. Посчитайте какой процент клиентов готов приходить чаще.
Главное здесь — именно посчитать, какую пользу принесут эти вложения, либо какого убытка удастся избежать. И если польза больше, чем вложения, то наверное стоит это делать. Но если даже примерно вы не можете посчитать пользу от этой траты, то на зачем это делать?
4. Четвертая ошибка. Не откладывать деньги.
Некоторые опытные предприниматели говорят так - зачем мне откладывать, ведь в моем бизнесе рентабельность оборотного капитала достигает 30% в месяц.
То есть купил товара на 500 тыс.р., за месяц продал его на 650 тыс.р. Мне выгоднее оборотку нарастить и больше зарабатывать.
На первый взгляд да, это верно. Но оборот может зависеть не только от суммы закупа, но и от количества клиентов. Особенно если это локальная торговая точка.
Поэтому рано или поздно вы упретесь в потолок, когда увеличение закупа приводит к росту остатков, неликвидов и списаний. А это уже потери.
Практика показала, что всегда нужно откладывать деньги. Они понадобятся вам на запуск новой точки, ребрендинг, тестирование рекламных гипотез, выплату ЗП в кризис и т.д. Те наши клиенты, кто создал накопления потом всегда благодарят нас.
Элементарный пример.
Если у Вас есть цветочный салон и вам удалось довести его прибыль хотя бы до 150-200 тысяч р в месяц, то не спешите тратить все эти деньги. Самым разумным будет отладить процессы в первой точке так чтобы самому в ней не работать. За 16-20 месяцев накопить 1- 1,5 млн и купить второй аналогичный салон в другом районе города. У вас уже будет опыт по выстраиванию процессов в первой точке. Повторите его на новом месте. Если все сделать правильно, ваша прибыль удвоится.
Но, к сожалению, далеко не все предприниматели откладывают деньги. И даже те кто откладывают, используют иногда неправильные способы накопления. Но как именно откладывать, где хранить - это уже в другой статье.
Итак, мы с вами разобрали 4 основные ошибки в отношении финансов в микро, малом и среднем бизнесе:
1. Не вести учет,
2. Не планировать, не ставить цели,
3. Тратить бездумно не на то что нужно,
4. Не откладывать деньги.
Читайте наши статьи о том, как навести порядок в бизнесе чтобы увеличить прибыль и снизить нагрузку на владельца бизнеса.
С уважением, Елена Масалова, основатель консалтингового агентства Цифровое управление.
