Это история о том, как мы навели порядок в финансах сети ресторанов и сэкономили владельцу бизнеса 8 часов в неделю.
Сфера деятельности заказчика: сеть ресторанов
Боль собственника: финансы “в тумане” и потеря контроля над ними.
Ситуация в начале сотрудничества:
Встречайте нашего героя — Иван Алексеевич, собственник компании, который, как и многие предприниматели, оказался в плену цифр и отчетов. Его бизнес процветал, но в голове царил хаос. Он не знал, сколько “живых” денег у него в компании, где они находятся и как ими управлять.
Отчет о движении денежных средств, созданный в программе Айко, вызывал лишь недоумение. Каждая строка была загадкой, а каждый месяц — новым источником стресса. Отчет был как лабиринт запутанных цифр, что даже простой вопрос «Сколько денег у меня есть?» требовал часа расчётов на калькуляторе и был очень приблизительный.
Исполнители часто ошибались в данных, и, как следствие, у собственника возникало недоверие к цифрам. Не доверяете этим цифрам, а значит, не доверяете и сотрудникам.
В голове только одна мысль: «А вдруг деньги утекают мимо меня?» , ведь в таком беспорядке контролировать финансовые потоки невозможно.
Именно с такой проблемой к нам обратился Иван Алексеевич, владелец сети ресторанов. Он хотел понять, куда уходят деньги и обрести контроль над ними.
Имя нашего героя конечно изменено, но история 100% правдивая.
Читайте дальше, как мы справились с задачей или смотрите видео.
Что мы сделали:
- Аудит отчета о движении денежных средств в программе
Проанализировали текущую ситуацию, определили стратегию работы по спасению финансов
Пошаговый план спасения финансов
1. Определение "кошельков" - идентификация всех мест хранения денежных средств для четкого понимания их местонахождения.
То есть в первую очередь определили, где находятся деньги бизнеса: на каких счета, в каких кассах, сейфах и т.д. Это было необходимо, чтобы понять, где и сколько денег на самом деле есть.
Теперь у Ивана Алексеевича есть полная картина всех источников денежных средств.
2. Упорядочивание справочника статей расходов - очистка от хаотично созданных, дублирующихся и нерациональных статей.
Проанализировали справочник статей и обнаружили, что ⅔ из них были созданы хаотично. Много дублей, непонятных формулировок и статей, которые вообще не использовались Удалили лишнее и сделали их понятными.
Например, существовало одновременно 3 статьи расхода “расходы на офис”, “оплата накладных офис”, “канцтовары офис”: объединили в одну статью “Расходы на офис”, а в документе “Классификатор статей” определили перечень расходов, которые на эту статью относятся.
3. Исключение технического шума
Исключили статьи, которые не влияли на остаток денег (например, перемещение средств между счетами). Теперь отчёт показывал только реальные доходы и расходы.
4. Логическая группировка - структурирование статей расходов для облегчения анализа.
Статьи доходов и расходов были логически сгруппированы, а не разбросаны рандомно по всему отчету.
Теперь Иван Алексеевич может сразу видеть, откуда пришли деньги и на что они потратились.
Например, все статьи расходов на маркетинг и продвижение объединили в общую статью “Маркетинг и продвижение” с детализацией на 2-м уровне аналитики (“Постоянные расходы на рекламу”, “Аутсорсинг”, “Услуги дизайнера”)
5. Утверждение справочника статей
Конкретно указали какие именно расходы относятся на ту или иную статью затрат.
Справочник утвердили в виде документа - теперь новую статью затрат можно создать только через согласование с собственником (директором) и только через внесение корректировки в утвержденный справочник.
Назначили ответственного за ведение справочника в программе IIko.
6. Создали памятку для владельца
Разработали простую инструкцию: как сформировать отчёт, какие фильтры выбрать, на какие показатели обратить внимание. Теперь Иван Алексеевич может проверить достоверность данных отчета за 15 секунд.
7. Объяснили, что контролировать
Мы показали, какие показатели в отчёте ДДС критически важны для управления бизнесом. Теперь Иван Алексеевич знает куда смотреть и какие вопросы задавать сотрудникам.
Итоговый вариант структуры отчета ДДС в программе
- Остатки денежных средств совпадают с фактическим наличием (проверено через ревизию “кошельков”). Собственник точно знает остатки денежных средств на конкретную дату и где они находятся;
- Есть общие итоги по группе статей - не нужно складывать вручную на калькуляторе имея программу учета, например “итого доход”, “итого маркетинг и продвижение” (ранее все статьи были хаотично разбросаны по отчету);
- Все статьи затрат уникальные, нет дублей, по каждой статье затрат есть конкретный перечень расходов, которые на нее относятся (справочник статей)
Результат работы: Прозрачность, контроль и уверенность
- Деньги под контролем
Владелец теперь точно знает, сколько денег у него есть, откуда они приходят и куда уходят. Отчёт ДДС стал прозрачным и понятным.
- Исключено воровство
С чёткой структурой статей и контролем доступа к данным исчезли риски нецелевого использования средств.
- Управление рисками
Руководство теперь видит потенциальные кассовые разрывы заранее и может принимать меры.
- Экономия времени
Владелец больше не тратит часы на расшифровку отчётов. Всё, что нужно, он видит за 15 секунд.
- Уверенность в завтрашнем дне
С чёткими цифрами и прозрачной системой владелец может принимать взвешенные решения и планировать развитие бизнеса.
А у нас работа продолжается, впереди наведение порядка в ОПиУ и балансе.
Почему это важно для Вас?
Если Вы узнали себя в этой истории, значит, Вы тоже сталкиваетесь с хаосом в финансах. Но хорошая новость в том, что это можно исправить. Всего за несколько шагов мы можем:
- Вернуть вам контроль над деньгами.
- Сделать отчёты простыми и понятными.
- Исключить риски воровства и ошибок.
- Дать вам уверенность в завтрашнем дне.
Что дальше?
Если Вы хотите, чтобы ваши финансы работали на Вас, а не против, записывайтесь на онлайн экскурсию. Мы покажем как навести порядок, вернуть контроль и начать управлять бизнесом на основе цифр.
Потому что Ваш бизнес заслуживает быть прозрачным, управляемым и успешным.
P.S. Помните: деньги любят порядок. А порядок начинается с одного звонка.
С уважением, Юлия Войткова, эксперт консалтингового агентства Цифровое управление.
