В производственных компаниях я часто наблюдаю серьезную ошибку в том, как организовано складское хозяйство. Яркий пример – один из моих клиентов в Омской области. Компания занимается производством оборудования для пищевой промышленности. Так вот на этом заводе склад был отдан в подчинение заму по производству. «Ну а что, это же удобно – старший мастер напрямую руководит кладовщиками и нет проблем с выдачей материалов» - говорит мне управляющий директор.
Но! Нормальный складской учет при этом отсутствовал. Причина проста – для производственников главное выпустить продукцию в срок, а учет и порядок на складе для них на втором месте.
Отсутствие нормального учета в программе привело к тому, что сами же производственники перестали понимать, сколько и какого материала им нужно докупить для запуска заказа в производство. Не будут же они каждый раз пересчитывать все вручную. А если не известна истинная потребность в материалах с учетом остатков, то тут 2 пути – либо заказ не брать, либо на всякий случай закупить то, что нужно. И вот буквально за 2 года такой работы расходы на закуп ТМЦ просто «съели» всю прибыль владельца и привели к страшнейшим кассовым разрывам. Кредиты, долги, стресс….
Но никогда не поздно навести порядок в складском учете. Необходимо передать складское хозяйство в отдел снабжения, который должен подчиняться заму по подготовке производства. А внедрение инструментов учета (регламентов, форм на приход и списание, перемещение) поручить главному бухгалтеру, так как по всем вопросам учета ТМЦ кладовщики отчитываются в бухгалтерию.
Ниже я приведу Вам краткую памятку по учету ТМЦ. В ней собраны основные действия и учетно-отчетные фонрмы.
1. Выдача ТМЦ.
На основании норматива расхода материалов выписывается лимитно -заборная карта. Эта карта является первичным документом для кладовщика, чтобы отпустить со склада материальные ценности мастеру.
Лимитно-заборная карта применяется при наличии в организации лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.
Как правило, лимитно-заборные карты выписывает инженер по планированию, либо инженер ПРБ, который подчиняется мастеру производственного участка. Лимитную карту согласовывает технолог, экономист.
После выдачи ТМЦ со склада, кладовщик оформляет отчётную форму М-11 «Требование-накладная»: 1 экземпляр оставляет у себя, 1 экземпляр передаёт в бухгалтерию.
Рис.1 - Требование – накладная формы М-11
Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты.
Мастер и кладовщик являются материально ответственными лицами и с ними заключается договор о материальной ответственности на основании Постановления Минтруда № 85 от 31.12.2002г.
2. Списание ТМЦ.
Порядок движения и списания ТМЦ в производство определяется регламентом (приказом) о движении ТМЦ. В этом документе должны быть определены конкретные сотрудники, ответственные за каждый этап работы и кратко, но однозначно, должен быть описан прядок их действий. Регламент должен быть понятен всем участникам процесса и не допускать двусмысленных трактовок. К регламенту прилагаются образцы первичных документов.
Рекомендации по организации списания ТМЦ.
После изготовления продукции и сдачи её на склад составляется приёмо-сдаточный акт.
Рис.2 – Образец Приёмо-сдаточного акта
Параллельно с приёмо-сдаточным актом оформляется акт о списание ТМЦ. В акте о списании ТМЦ отражается перечень и количество материалов, использованных для производства конкретного заказа.
Подписывает акт постоянно-действующая комиссия из числа следующих сотрудников: Заместитель директора по производству, Начальник цеха, Технолог, Экономист. Ниже под комиссией расписывается материально-ответственное лицо – Мастер участка. Утверждает акт Директор. Затем мастер подписанный документ предоставляет в бухгалтерию предприятия.
Форму акта о списании ТМЦ можно разработать под специфику предприятия и сделать её удобной для всех участников процесса. Один из вариантов такой формы представлен выше.
Действия участников процесса списания ТМЦ:
Мастер составляет акт о списании. Технолог (либо иной технический специалист) проверяет акт о списании по количеству списанного материала, соизмеряя факт с нормативами. Расписывается в акте. Технолог при этом не должен быть в подчинении у зама по производству, чтобы следить за отсутствием перерасхода ТМЦ. Если технолог видит завышение количества списываемого материала, то он должен инициировать расследование причин для их устранения – поднять вопрос на уровне руководства цеха или предприятия. В акте на списание расписывается лицо, назначенное ответственным за организацию всей работы по учету и списанию - руководитель участка или зам по производству.
В регламенте также должен быть отражён порядок регулярного анализа списания материалов. Назначено лицо, ответственное за проведение этого анализа (экономист, бухгалтер). Если в ходе анализа будет выявлен перерасход ресурсов, то руководитель предприятия обязан провести разбор, выявить и устранить причины.
3. Работа с отходами.
Для начала необходимо классифицировать отходы, что будет являться деловым отходом, а что – металлоломом. Затем назначить ответственного, который будет отчитываться об образовании этих отходов. Должностное лицо по итогам периода (1 раз в месяц) составляет акт об образовании деловых отходов и заполняет на это количество отчёт. Акт подписывается постоянно действующей комиссией, которая утверждается регламентом (приказом).
Бухгалтерия приходует деловые отходы на склад.
Бланк Приходного ордера по форме № М-4 применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.
Разумеется, большую часть операций по учету ТМЦ следует автоматизировать. Но не стоит забывать при этом главную цель всего учета – дать полную и достоверную картину об остатках и потребности в ТМЦ на текущий момент. Это нужно для принятия верных управленческих решений по запуску того или иного заказа в производства и закупу именно тех материалов, которые действительно нужны.
Таблица, которая показывает процент обеспечения и потребность в ТМЦ по КАЖДОМУ заказу очень большая и нет возможности вставить ее сюда, поэтому кому надо – напишите мне по электронной почте. Я отправлю Вам ее в Excel.
Вот фрагмент этой таблицы:
И если у Вас остались вопросы, как организовать и автоматизировать в 1С учет материалов, то можете обратиться к нам за помощью – просто нажмите на ссылку и оставьте заявку или напишите свой вопрос на электронную почту office@dc-24.ru . Наш сотрудник обязательно Вам ответит.
Так же можете скачать инструкцию по списанию ТМЦ с образцами форм.
С уважением, Елена Масалова – основатель и руководитель консалтингового агентства «Цифровое управление».
