Рубрика: Инструменты управления

Организационная структура управления

 

    Эта статья будет особенно полезна владельцам компаний малого и среднего бизнеса, которые хотят навести порядок в управлении, освободить себя от оперативных задач и увеличить прибыль.

     Одна из самых распространенных проблем владельцев бизнеса – это страшнейшая перегрузка.   В ходе роста компании владелец набирает людей, расставляет их интуитивно, как может объясняет что им нужно делать. Но четкой организационной структуры управления организацией нет. Часть обязанностей не распределена и лежит на владельце бизнеса.

   Такую ситуацию я встречаю в болшинстве компаний, где владелец не занимается целенаправленно построением системы в бизнесе, а уделяет все внимание только оперативным задачам — производству продукта, продажам, решению вопросов по оплате счетов и т.д.

     Запомните – работающая организационная структура компании сама собой не появится. Над этим нужно очень серьезно потрудиться, выделять минимум 20% своего времени на развитие.

    Сразу оговорюсь: в интернете полно статей о том, какие бывают организационные структуры – линейные, матричные, дивизионные и так далее.  Мы здесь не будем рассматривать виды, преимущества и недостатки тех или иных структур.   В этой статье я поделюсь практическим опытом, расскажу как разработать организационную структуру компании чтобы она работала и снимала с Вас большую часть операционной нагрузки.

      Итак, какой должна быть организационная структура управления организацией?

     Давайте сначала разберем случай, когда в компании уже работают от 20 до 50 человек. И возьмем для примера структуру производственной компании.

      В этом случае в структуре управления у директора должны быть минимум 4 заместителя:

  • по персоналу,
  • по коммерции,
  • по производству,
  • по финансам.

 

    Давайте разберемся, какие функции  в структуре управления выполняют все заместители директора.

 

    Зам по персоналу должен закрывать вопросы найма, адаптации и обучения ВСЕГО персонала. Это Ваш первый помощник в вопросах построения организационной структуры управления.  Он должен организовать написание должностных инструкций, прописать в них ценные конечные продукты (ЦКП) всех должностей, статистики для контроля эффективности. Этот же человек совместно с Вами должен составить правила, регламенты по большинству бизнес-процессов в компании, совместно с замом по финансам разработать систему мотивации сотрудников на результат. 

  В целом, это человек нужен для того чтобы в компании  работали продуктивные сотрудники в минимальном, но достаточном количестве для производства и продажи продукта (услуги) с максимальной прибылью!    Прочитайте еще разок.

   Понимаете – этот человек отвечает за то, чтобы сотрудники были эффективными и приносили прибыль, а не приходили к владельцу с проблемами и вопросами!

Открою маленький секрет. Главная статистка этого руководителя – прибыль на 1 сотрудника. Она должна расти! Если же прибыль на одного сотрудника падает, значит штат раздут и сотрудники работают неэффективно.

   Да, такого человека найти или вырастить сложно. А если принять на эту должность некомпетентного руководителя, который любит большие оклады и кучу подчиненных, то про наведение порядка и построение структуры управления можно забыть.

    Поэтому нашим заказчикам мы как раз и помогаем выполнить большую часть этих задач – составить организационную структуру управления, регламенты, должностные инструкции и т.д.. А так же помогаем владельцу внедрить полученные инструменты на практике.

    Пример организационной структуры зама по персоналу:

   Зам по коммерции.

  В организационной структуре управления компанией этот человек отвечает за доход, продвижение и продажи. В подчинении у зама по коммерции должен быть отдел продаж, маркетолог.

    Главная задача этого руководителя – обеспечить выполнение плана продажам и по выручке.

  Пока коммерческая служба и ее руководитель еще не выросли в профессиональном плане, можно применять другие названия. Например, не «зам по коммерции», а «начальник коммерческого отдела» или «начальник отдела продаж». Если руководитель хорошо справляется и дает нужные результаты, то с ростом компании (при расширении линейки продуктов, например) можно ввести должность «зам по коммерции» и добавить руководителей по направлениям. Пример структуры коммерческого отдела с 2 направлениями:

 

  Если компания не очень большая, то в подчинении зама по коммерции можно включить еще отдел качества (ОТК).

   Да, так можно сделать, если Вы не можете себе позволить полноценную службу качества с отдельным руководителем.

  Но почему ОТК включить именно в коммерческий блок? Почему не в производство? Практика показывает - если котролёр по качеству подчиняется заму по производству, то постепенно вопросы качества отходят на 2 план. Зам по производству стремится выпустить установленный объем продукции в срок. Иногда, любой ценой. Поэтому качество часто страдает. А коммерческий отдел плотно работает с заказчиками и в случае низкого качества именно они первые получают претензии от клиента. Поэтому на ранних стадиях роста компании можно функцию качества держать под контролем зама по коммерции.

 

    Зам по производству.

  В организационной структуре управления компанией ему подчиняются начальники участков либо старшие мастера.

  В зависимости от характера производства и численности рабочих организационная структура управления производством может сильно отличаться. Обычно, для расчета количества мастеров и бригадиров руководствуются такой пропорцией:

   Если в производстве есть повторяющиеся операции, то на 8-10 рабочих нужно держать 1 бригадира.

  Если рабочих больше 15, то назначают мастера и 2 бригадиров. При этом обязанности между ними должны быть четко разделены.

   Часто бывает так, что процессы подготовки достаточно сложны и до начала производства требуется:

  • разработать конструкторскую документацию, технологию производства,
  • снять нормы времени,
  • найти подходящие материалы,
  • обеспечить бесперебойную работу большого количества оборудования и т.д. 

   То есть, подготовку явно можно отделить от непосредственно процесса производства. В этом случае в компаниях с численностью более 50 человек есть смысл выделить еще зама по подготовке производства. На некоторых предприятиях эта должность называется «Главный инженер» или «Технический директор»

   В его подчинение целесообразно отдать конструкторский отдел, планово-производственный отдел, отдел снабжения и ремонтную службу. Пример организационной структуры управления с заместителями по производству и по подготовке рассмотрим ниже.

Служба зама по подготовке производства. Пример:

 

 

​Пример с​​​лужбы зама по производству: 

 

    Если же компания еще небольшая (до 50 человек), то функции производства и подготовки может вести один руководитель. Тогда в его подчинении будут уже скорее не отделы, а простые специалисты, технологи, мастера. В этом случае структура может выглядеть так:

 

 

    Зам по финансам.

  Главная задача зама финансам (финансового директора) – это сохранение и преумножение активов компании, увеличение прибыли. Он должен обеспечить:

  1. Наличие ясной картины по ключевым показателям бизнеса чтобы директор всегда видел состояние компании и мог принимать решения на основе цифр.
  2. Рост прибыли и наполнение целевых фондов (резервов для развития или на случай кризиса).
  3. Составление и реализацию бюджета компании. Если простыми словами, БЮДЖЕТ – это правила, закон. В нем отражается  - сколько компания должна заработать (например за месяц), сколько и какие продукты или услуги при этом нужно продать, сколько можно понести расходов.

   Наличие таких правил позволяет гарантировано получать прибыль, спокойно выводить дивиденды и копить целевые фонды (деньги на случай кризиса или на развитие).

   Нанять толкового финансового директора за приемлемые деньги – задача не из легких. Поэтому нашим заказчикам мы помогаем построить систему управления финансами чтобы гарантированно достигать целей по прибыли.

   В структуре управления компанией заму по финансам может подчиняться бухгалтерия, склад, экономисты – сотрудники, которые занимаются расчетами с контрагентами (с поставщиками и покупателями), учетом ТМЦ, начислением зарплаты и т.д.

   Вы спросите, почему склад должен подчиняться финансовому директору, а не заму по производству? Опять же, проверено на практике – порядок в учете не является задачей производства. Их задача ВЫПУСК продукции. Если хотите порядка на складе, то отдайте его в подчинение бухгалтерии. Если главный бухгалтер грамотный и ему четко поставлена задача, то порядок будет наведен за 3 месяца в 90% случаев.

   Если же в компании кроме зама производству есть зам по подготовке, то склад можно отдать ему в подчинение. В этом так же есть смысл, потому что зам по подготовке руководит и отделом снабжения. Он «кровно» заинтересован в том, чтобы НЕ закупать лишний материал. Поэтому для него крайне важен порядок в учете ТМЦ.

    Вобщем, вопрос «кому должен подчинять склад» решается исходя из условий конкретного бизнеса.

 

    Давайте теперь рассмотрим всю организационную структуру управления организацией на примере:

 

      На схеме я специально выделила 3 уровня управления: стратегический, тактический и операционный.

  Так вот, чтобы владельцу подняться на стратегический уровень, необходимо в организационной структуре управления поставить 4 руководителей. Они будут работать с непосредственными исполнителями и воплощать в жизнь стратегические планы владельца. Без этого тактического уровня владелец никогда не сможет выйти из управления на уровне исполнителей.

    Организационная структура управления поможет распределить функции в компании на руководителей и сотрудников. Эти функции в большинстве компаний похожи. Мы составили базовый набор функций по всем 7 направлениям бизнеса:

  • Административные функции,
  • Управления персоналом,
  • Коммерческие функции,
  • Финансовые функции,
  • Производственные функции,
  • Функции контроля качества
  • И функции работы с общественностью (PR).

 

   Вы можете скачать этот набор и посмотреть – какие функции у Вас упущены, а какие уже распределены.

 

   Организационная структура малого предприятия.

  Если в компании мене 10 человек, то построить полноценную структуру управления с 3 уровнями подчинения будет проблематично. Владельцу так или иначе придется совмещать многие функции. Но и в этом случае можно составить организационную структуру управления.

  Составьте свою схему управления «как есть» – графически изобразите всех сотрудников. Линиями укажите, кто кому подчиняется.

    Пропишите функции всех сотрудников, в том числе свои. Вам в помощь набор типовых функций по всем 7 направлениям деятельности в бизнесе.

   Пусть эта схема управления будет далека от идеала, но надо же с чего-то начинать! В дальнейшем компания будет расти и Вы обязательно составите оптимальную структуру управления, потому что теперь знаете, как это делается. А обычные менеджеры, бригадиры, секретари станут Вашей опорой и вырастут до замов по коммерции, персоналу и финансам.

Когда Вы знаете, как должна выглядеть работающая структура управления компанией, Вы можете уверенно развивать свой бизнес.

   Создавать новые отделы и принимать людей с нужно четким понимаем того, какое место в структуре управления компании они займут, кому будут подчиняться, какие задачи решать и как помогут увеличить прибыль!

    Если Вы хотите составить организационную структуру управления,  снизить свою оперативную нагрузку  и увеличить прибыль, то можете обратиться ко мне за помощью. Просто напишите свой вопрос на почту masalova@dc-24.ru или заполните заявку по ссылке.  Мы обязательно с Вами свяжемся в ближайшее время.

     С уважением, Елена Масалова - основатель консалтингового агентства «Цифровое управление».