Эта статья будет особенно полезна владельцам компаний малого и среднего бизнеса, которые хотят навести порядок в управлении, освободить себя от оперативных задач и увеличить прибыль.
Одна из самых распространенных проблем владельцев бизнеса – это страшнейшая перегрузка. В ходе роста компании владелец набирает людей, расставляет их интуитивно, как может объясняет что им нужно делать. Но четкой организационной структуры управления организацией нет. Часть обязанностей не распределена и лежит на владельце бизнеса.
Такую ситуацию я встречаю в болшинстве компаний, где владелец не занимается целенаправленно построением системы в бизнесе, а уделяет все внимание только оперативным задачам — производству продукта, продажам, решению вопросов по оплате счетов и т.д.
Запомните – работающая организационная структура компании сама собой не появится. Над этим нужно очень серьезно потрудиться, выделять минимум 20% своего времени на развитие.
Сразу оговорюсь: в интернете полно статей о том, какие бывают организационные структуры – линейные, матричные, дивизионные и так далее. Мы здесь не будем рассматривать виды, преимущества и недостатки тех или иных структур. В этой статье я поделюсь практическим опытом, расскажу как разработать организационную структуру компании чтобы она работала и снимала с Вас большую часть операционной нагрузки.
Итак, какой должна быть организационная структура управления?
Давайте сначала разберем случай, когда в компании уже работают от 20 до 50 человек. И возьмем для примера структуру производственной компании.
В этом случае в структуре управления у директора должны быть минимум 4 заместителя:
- по персоналу,
- по коммерции,
- по производству,
- по финансам.
Давайте разберемся, какие функции в структуре управления выполняют все заместители директора.
Зам по персоналу должен закрывать вопросы найма, адаптации и обучения ВСЕГО персонала. Это Ваш первый помощник в вопросах построения организационной структуры управления. Он должен организовать написание должностных инструкций, прописать в них ценные конечные продукты (ЦКП) всех должностей, статистики для контроля эффективности. Этот же человек совместно с Вами должен составить правила, регламенты по большинству бизнес-процессов в компании, совместно с замом по финансам разработать систему мотивации сотрудников на результат.
В целом, это человек нужен для того чтобы в компании работали продуктивные сотрудники в минимальном, но достаточном количестве для производства и продажи продукта (услуги) с максимальной прибылью! Прочитайте еще разок.
Понимаете – этот человек отвечает за то, чтобы сотрудники были эффективными и приносили прибыль, а не приходили к владельцу с проблемами и вопросами!
Открою маленький секрет. Главная статистка этого руководителя – прибыль на 1 сотрудника. Она должна расти! Если же прибыль на одного сотрудника падает, значит штат раздут и сотрудники работают неэффективно.
Да, такого человека найти или вырастить сложно. А если принять на эту должность некомпетентного руководителя, который любит большие оклады и кучу подчиненных, то про наведение порядка и построение структуры управления можно забыть.
Поэтому нашим заказчикам мы как раз и помогаем выполнить большую часть этих задач – составить организационную структуру управления, регламенты, должностные инструкции и т.д.. А так же помогаем владельцу внедрить полученные инструменты на практике.
Пример организационной структуры зама по персоналу:
Зам по коммерции.
В организационной структуре управления компанией этот человек отвечает за доход, продвижение и продажи. В подчинении у зама по коммерции должен быть отдел продаж, маркетолог.
Главная задача этого руководителя – обеспечить выполнение плана продажам и по выручке.
Пока коммерческая служба и ее руководитель еще не выросли в профессиональном плане, можно применять другие названия. Например, не «зам по коммерции», а «начальник коммерческого отдела» или «начальник отдела продаж». Если руководитель хорошо справляется и дает нужные результаты, то с ростом компании (при расширении линейки продуктов, например) можно ввести должность «зам по коммерции» и добавить руководителей по направлениям. Пример структуры коммерческого отдела с 2 направлениями:
Если компания не очень большая, то в подчинении зама по коммерции можно включить еще отдел качества (ОТК).
Да, так можно сделать, если Вы не можете себе позволить полноценную службу качества с отдельным руководителем.
Но почему ОТК включить именно в коммерческий блок? Почему не в производство? Практика показывает - если котролёр по качеству подчиняется заму по производству, то постепенно вопросы качества отходят на 2 план. Зам по производству стремится выпустить установленный объем продукции в срок. Иногда, любой ценой. Поэтому качество часто страдает. А коммерческий отдел плотно работает с заказчиками и в случае низкого качества именно они первые получают претензии от клиента. Поэтому на ранних стадиях роста компании можно функцию качества держать под контролем зама по коммерции.
Зам по производству.
В организационной структуре управления компанией ему подчиняются начальники участков либо старшие мастера.
В зависимости от характера производства и численности рабочих организационная структура управления производством может сильно отличаться. Обычно, для расчета количества мастеров и бригадиров руководствуются такой пропорцией:
Если в производстве есть повторяющиеся операции, то на 8-10 рабочих нужно держать 1 бригадира.
Если рабочих больше 15, то назначают мастера и 2 бригадиров. При этом обязанности между ними должны быть четко разделены.
Часто бывает так, что процессы подготовки достаточно сложны и до начала производства требуется:
- разработать конструкторскую документацию, технологию производства,
- снять нормы времени,
- найти подходящие материалы,
- обеспечить бесперебойную работу большого количества оборудования и т.д.
То есть, подготовку явно можно отделить от непосредственно процесса производства. В этом случае в компаниях с численностью более 50 человек есть смысл выделить еще зама по подготовке производства. На некоторых предприятиях эта должность называется «Главный инженер» или «Технический директор».
В его подчинение целесообразно отдать конструкторский отдел, планово-производственный отдел, отдел снабжения и ремонтную службу. Пример организационной структуры управления с заместителями по производству и по подготовке рассмотрим ниже.
Служба зама по подготовке производства. Пример:
Пример службы зама по производству:
Если же компания еще небольшая (до 50 человек), то функции производства и подготовки может вести один руководитель. Тогда в его подчинении будут уже скорее не отделы, а простые специалисты, технологи, мастера. В этом случае структура может выглядеть так:
Зам по финансам.
Главная задача зама финансам (финансового директора) – это сохранение и преумножение активов компании, увеличение прибыли. Он должен обеспечить:
- Наличие ясной картины по ключевым показателям бизнеса чтобы директор всегда видел состояние компании и мог принимать решения на основе цифр.
- Рост прибыли и наполнение целевых фондов (резервов для развития или на случай кризиса).
- Составление и реализацию бюджета компании. Если простыми словами, БЮДЖЕТ – это правила, закон. В нем отражается - сколько компания должна заработать (например за месяц), сколько и какие продукты или услуги при этом нужно продать, сколько можно понести расходов.
Наличие таких правил позволяет гарантировано получать прибыль, спокойно выводить дивиденды и копить целевые фонды (деньги на случай кризиса или на развитие).
Нанять толкового финансового директора за приемлемые деньги – задача не из легких. Поэтому нашим заказчикам мы помогаем построить систему управления финансами чтобы гарантированно достигать целей по прибыли.
В структуре управления компанией заму по финансам может подчиняться бухгалтерия, склад, экономисты – сотрудники, которые занимаются расчетами с контрагентами (с поставщиками и покупателями), учетом ТМЦ, начислением зарплаты и т.д.
Вы спросите, почему склад должен подчиняться финансовому директору, а не заму по производству? Опять же, проверено на практике – порядок в учете не является задачей производства. Их задача ВЫПУСК продукции. Если хотите порядка на складе, то отдайте его в подчинение бухгалтерии. Если главный бухгалтер грамотный и ему четко поставлена задача, то порядок будет наведен за 3 месяца в 90% случаев.
Если же в компании кроме зама производству есть зам по подготовке, то склад можно отдать ему в подчинение. В этом так же есть смысл, потому что зам по подготовке руководит и отделом снабжения. Он «кровно» заинтересован в том, чтобы НЕ закупать лишний материал. Поэтому для него крайне важен порядок в учете ТМЦ.
Вобщем, вопрос «кому должен подчинять склад» решается исходя из условий конкретного бизнеса.
Давайте теперь рассмотрим всю организационную структуру управления организацией на примере:
На схеме я специально выделила 3 уровня управления: стратегический, тактический и операционный.
Так вот, чтобы владельцу подняться на стратегический уровень, необходимо в организационной структуре управления поставить 4 руководителей. Они будут работать с непосредственными исполнителями и воплощать в жизнь стратегические планы владельца. Без этого тактического уровня владелец никогда не сможет выйти из управления на уровне исполнителей.
Организационная структура управления поможет распределить функции в компании на руководителей и сотрудников. Эти функции в большинстве компаний похожи. Мы составили базовый набор функций по всем 7 направлениям бизнеса:
- Административные функции,
- Управления персоналом,
- Коммерческие функции,
- Финансовые функции,
- Производственные функции,
- Функции контроля качества
- И функции работы с общественностью (PR).
Вы можете скачать этот набор и посмотреть – какие функции у Вас упущены, а какие уже распределены.
Организационная структура малого предприятия.
Если в компании мене 10 человек, то построить полноценную структуру управления с 3 уровнями подчинения будет проблематично. Владельцу так или иначе придется совмещать многие функции. Но и в этом случае можно составить организационную структуру управления.
Составьте свою схему управления «как есть» – графически изобразите всех сотрудников. Линиями укажите, кто кому подчиняется.
Пропишите функции всех сотрудников, в том числе свои. Вам в помощь набор типовых функций по всем 7 направлениям деятельности в бизнесе.
Пусть эта схема управления будет далека от идеала, но надо же с чего-то начинать! В дальнейшем компания будет расти и Вы обязательно составите оптимальную структуру управления, потому что теперь знаете, как это делается. А обычные менеджеры, бригадиры, секретари станут Вашей опорой и вырастут до замов по коммерции, персоналу и финансам.
Когда Вы знаете, как должна выглядеть работающая структура управления компанией, Вы можете уверенно развивать свой бизнес.
Создавать новые отделы и принимать людей с нужно четким понимаем того, какое место в структуре управления компании они займут, кому будут подчиняться, какие задачи решать и как помогут увеличить прибыль!
Если Вы хотите составить организационную структуру управления, снизить свою оперативную нагрузку и увеличить прибыль, то можете обратиться к нам за помощью. Просто напишите свой вопрос на почту office@dc-24.ru или заполните заявку по ссылке. Мы обязательно с Вами свяжемся в ближайшее время.
С уважением, Елена Масалова - основатель консалтингового агентства «Цифровое управление».
