Организация совещаний

 

     В этой статье Вы узнаете о том, как провести совещание быстро и эффективно, так чтобы Ваши решения были выполнены на 100%. Вы сможете получить бланки, которые помогут подготовиться к совещанию и оформить результаты так, чтобы добиться выполнения принятых решений. Эти материалы можно выдать своим сотрудникам с краткой памяткой и потребовать заполнения!

     Итак, давайте начнем!

Типы совещаний в компаниях малого и среднего бизнеса.

Сразу скажу, мы практики, поэтому не будем мучать Вас скучными теориями, а сразу переходим к сути вопроса – как это должно быть в реальности.

Все совещания так или иначе можно разделить на 4 основных группы. Это важно понимать, потому что дальше для каждого типа совещания мы даем конкретный сценарий. Если его не соблюдать, то получаются как раз те совещания, которые все ненавидят!

 

 

1. Еженедельная координация планов. Это мега-важное совещание в любом бизнесе! На нем происходит оценка результатов прошлой недели и утверждение планов на будущую неделю. Проводит первое лицо с руководителями подразделений. Подробный сценарий будет ниже!

 

2. Проектное совещание. Тут возможны несколько тем для совещания:

- команда проекта планирует объем работы на ближайший период времени (от 1 до 4 недель), распределяет задачи,

- оценка результатов прошедшего временного интервала, выработка новых решений для реализации в следующем периоде.

3. Профильные совещания (по продажам, финансам, производству). Обычно это отчетные или проблемные совещания, когда ответственные лица отчитываются по своей области или обсуждают конкретную проблему. Подробный план проблемного совещания приведем ниже!

4. Информационные – донести новые идеи и направления развития. Руководитель рассказывает большому количеству сотрудников о новшествах в компании, отвечает на вопросы. Вроде ничего сложного, но часто сотрудники либо молчат и не интересуются тем, что говорит босс или обесценивают его идеи. Ниже дадим проверенный сценарий такого выступления, который поможет вызвать интерес и поддержку со стороны сотрудников.

 

Подготовка к совещанию.

К любому типу совещаний нужно готовиться. Разберем действия того, кто проводит и того, кто участвует в совещании.

 

 

     Со стороны руководителя, который проводит совещание, необходимо:

1. Составить план. Напишите – что и в какой последовательности должно быть. Например:

• Приветствие – 1 минута,
• Озвучить тему совещания, сказать, что в итоге нам нужно найти 3 разных варианта, как увеличить продажи флагманского продукта в новой торговой точке – 2 минуты.
• Заслушать по очереди: РОП, маркетолог, ком дир – по 5-10 минут каждому.
• Обсудить варианты – 10 минут.
• Раздать задания – 5 минут.

Если планируете что-то показывать, то составьте презентацию из 5-9 слайдов. На каждом слайде 1 мысль. Мозг человека в состоянии уловить в среднем 7 мыслей за 1 Ваше выступление.

2. Определить участников совещания. Они должны быть компетентны и ответственны за решения и результаты. Предупредите их заранее. Не стоит приглашать всех подряд «чтобы послушали», зовите только тех, кто реально нужен. Хорошо иметь график совещаний, с которым ознакомить всех, кто задействован. Но не переусердствуйте, не забирайте у людей больше 10 % рабочего времени на совещания.

3. Определить время. Расставьте совещания так, чтобы после них еще была возможность поработать. Иначе люди просто забудут, о чем шла речь. Помните, что самые эффективные часы – это утро с 08:00 до 11:00. Часто как раз на это время директора назначают совещания, а потом уматывают «по делам».  На практике хорошо как раз давать людям утром усиленно поработать, потому что после обеда им идти на совещание, а значит надо подобрать с утра все хвосты. Старайтесь уложиться в 30 или максимум 60 минут на одно совещание.  

4. Поднять протокол прошлого совещания и посмотреть какие были задачи. Да протокол должен быть. Либо сами записывайте, либо назначьте того, кто будет вести протокол. Потом хорошо завести все задачи в CRM и назначить ответственных. Это можно поручить секретарю.

5. План рассадки, если нужно. Это характерно для больших компаний и гос учреждений.

 

Со стороны участников тоже требуется подготовка.

В зависимости от темы совещания это может быть:

1. Отчет за неделю, либо отчет по задачам прошлого совещания этой темы. Это, по сути, план на прошлую неделю с отметками о выполнении.

2. План на следующую неделю. Бланк плана на неделю может выглядеть так:

 

Важно посчитать общее время, которое запланировано на выполнение задач. Будьте реалистами, не планируйте успеть ВСЁ.

3. Таблицы и графики с показателями. Нужно показать именно результаты. И не только за неделю, но и как они меняются в течение 1-3 месяцев.

4. Письменные предложения по теме, чтобы озвучить на совещании.

5. Блокнот и ручку.

 

 План проведения совещания.

 В зависимости от типа совещания структура его может отличаться. Приведем подробно структуру 2 самых сложных типов совещания, на которых часто руководители допускают ошибки в организации.

 1. Еженедельная координация планов.

Время: 30-40 минут 1 раз в неделю.

Директор должен провести совещание в начале отчетной недели. Этот день выбрать как удобно, не обязательно что это понедельник. Всегда в одно и то же время.

На это совещание участники приходят с 3 документами*:

1. План на прошлую неделю с отметками о выполнении.
2. График статистик подразделения - результаты в цифрах, чтобы оценить беспристрастно.
3. План на следующую неделю.

 

Даже если кто-то один пришел без плана, то сразу переносите совещание на 1 час и отпускайте людей. За 1 час план можно написать. В дальнейшем это будет уроком, и все станут приходить с планами!

*Если участников более 5 человек, то нужно собрать заранее отчеты за прошлую неделю и изучить.

 

Порядок совещания по координации планов:

1. Отчет о выполнении планов за предыдущую неделю – слово руководителям подразделений по очереди.  Быстро без воды. Нужно понять на сколько выполнены задачи на прошлую неделю, почему не выполнены (возможно сотрудник сам профукал задачу, или план был завышенный, или возникли какие-то новые обстоятельства). Нет цели унизить сотрудника, а именно увидеть конечный результат и причины, которые к нему привели.

2. Постановка целей для каждого на следующую неделю. ВАЖНО – адекватно планировать, так как если планирование не адекватное и повторяется из раза в раз, то возникает ошибочное ощущение «неудачника», даже при том, что результаты есть, но они не соответствуют завышенным планам. Это приводит к демотивации. А задача руководителя здесь как раз и состоит в том, чтобы помочь сотрудникам рационально спланировать свое время так чтобы получить максимальные результаты.

3. Одобрение и координация планов на следующую неделю. Нужно добиться чтобы планы руководителей подразделений были согласованы между собой. То-есть, чтобы один выполнил свой план, ему нужно чтобы другой то же что-то сделал.

Такое совещание НЕ является:

1. Мозговым штурмом. Если натолкнулись на проблему и не знаем, что делать, то дать задание собрать нужные данные для решения проблемы и назначить отдельное совещание по этой проблеме.

2. Составлением планов. Участники должны прийти уже с готовыми планами!

3. Тренингом. Это не время для обучения сотрудников. Если кто-то не понимает, как сделать какую-то работу, то не занимайте время других людей на его обучение. Отдельно вызовите его или отправьте на обучение.

Важно:

Придерживайтесь плана совещания. По тому, как директор проводит совещание, можно судить на сколько он компетентен как руководитель.

 

 

 2. Совещание с поиском решения проблемы.

2.1 Подготовка.

Это лучше делать не на совещании, а заранее проанализировать ситуацию.

А. Определите, действительно ли это проблема.

Все участники дискуссии должны признать тот факт, что она действительно существует. Что она не возникла в голове под воздействием эмоций или манипуляций. Для этого ответьте на вопрос: каковы будут последствия, если данная проблема не будет решена?

Например, один из менеджеров озвучивает проблему «У нас цены выше, чем у конкурентов!»

Что случится, если вы не понизите цены: уйдут клиенты, упадет выручка или прибыль, наоборот, вырастет? Пусть на этот вопрос ответят все сотрудники.

Б. Оцените вероятность последствий в цифрах.

Важно учитывать точные цифры. Например, если Вы считаете, что при высоких ценах уйдут клиенты, о каком именно количестве вы говорите? Если уйдет всего 3 процента клиентов, то есть ли здесь проблема? Или эти 3 процента клиентов могут давать вам до 50 % объема продаж? Тогда последствия высоких цен будут для нас губительны. Цифры заставляют мыслить рационально и конкретно.

В. Оцените вероятность наступления последствий. Также в процентах.

Когда вы пропишете цифры и обозначите вероятность наступления последствий, вы четко увидите, действительно ли проблема существует и насколько она серьезна для вашего бизнеса.

№	Последствия	Характеристика в цифрах	Вероятность наступления
1	Уйдут клиенты	5%	средняя
2	Упадет выручка	На 10 %	средняя
3	Увеличится прибыль	На 20 %	высокая
4
5
6

 

2.2 Алгоритм совещания по решению проблемы

А. Разбейте проблему на составные части

Суть проблемы часто окутана эмоциями, манипуляциями, недосказанностями, чужим мнением и другими субъективными вещами. Это «одеяло» мешает решить проблему. Поэтому, для того чтобы увидеть проблему целиком и найти ее решение, нужно разбить ее на составные части, сбросив при этом все ненужные оболочки!

   Пример:

«Наши цены выше, чем у конкурентов». Эту проблему можно разбить на следующие части:

 

 

Предложите участникам совещания назвать составные части БОЛЬШОЙ ПРОБЛЕМЫ. Записывайте все что озвучивается.

Б. Расставьте приоритеты и найдите связи между задачами.

У Вас получился список из разных сегментов (задач), которые имеют отношение к ПРОБЛЕМЕ и связаны между собой. Некоторые сегменты являются частью других. Систематизируйте этот список – сгруппируйте, выберите самые важные (3-5 шт) расположите в определённом порядке чтобы было удобно с ним дальше работать. Остальные скорее всего будут являться частью этих самых важных задач.

В. Пропишите критерии

Как мы поймем, что задача успешно выполнена? Важно задать минимум 5 – 7 критериев правильного решения.

Когда из списка Вы выбрали 5 самых важных задач, то задайте участникам вопрос:

ЧТО Вы хотите получить (или чего избежать), решив эту задачу.

Так сотрудники сразу начинают искать варианты, учитывая этот критерий. Допустим, в качестве критериев успешного решения задачи «Научиться продавать по более высоким ценам» Вы установили такие: через 3 месяца внедрена система мотивации менеджеров на продажу по высоким чекам, внедрено 2 новых скрипта и 6 новых способов обработки возражений, увеличен средний чек на 20% за 3 месяца и т. д. Здесь так же, как при поиске последствий, необходимы точные цифры. Если вы не зададите цифры, то не сможете избавиться от эмоциональной составляющей и трезво взглянуть на проблему. Цифры необходимо согласовать в команде, потому что, если кто-то будет завышать эти цифры или, наоборот, занижать, это может привести к принятию неверного решения.

Запишите все выделенные задачи и критерии их успешного решения. Сразу сгруппируйте их по смыслу и причинно-следственным связям. Сделайте это прямо на совещании – используйте бланк для заполнения.

№	Части большой проблемы	Критерий в цифрах	Время на реализацию
1	Задача №1
	Критерии задачи
2	Задача №2
	Критерии задачи

 

При поиске решения важен еще один фактор – время. Установите время на достижение результата. Даже если здесь на совещании Вы ошибетесь и неверно укажете время, то ничего страшного. Пусть лучше так, чем вообще не ставить временных рамок.

 

ВАЖНО: следить за временем совещания. Не зацикливаться на каком-то узком вопросе. Запишите его и двигайтесь дальше. Возможно дальнейшее обсуждение поможет найти ответ или сделает вопрос не актуальным.

 Анализ результатов совещания.

Ведите протокол. Можете назначить ответственным секретаря. Пусть фиксирует в блокноте все что происходит, кто и что говорит. Сначала это будет черновик. Для него никакого бланка не нужно. После совещания пусть секретарь оформит все предложения, вынесенные решения и задания участникам в протоколе. 

Бланк может выглядеть так:

 

 

Комплект материалов для эффективного совещания.

Чтобы Вы могли использовать наш материал в своей работе мы приготовили специальный комплект. Он совершенно бесплатный.

В комплект входит:

1. «Методика быстрых и эффективных совещаний + 2 приема борьбы с вредителями».PDF
2. Приложении с бланками в формате word: План на неделю, Бланк для графика статистик, Бланк протокола совещания.

В методике борьбы с вредителями описаны 2 простых способа как бороться с теми, кто задает Вам неудобные вопросы на совещаниях.

Переходите по ссылке и скачивайте комплект материалов!