Рубрика: Инструменты управления

Системный бизнес

 

   Системный бизнес – это идеальное состояние компании, к которому стремится любой предприниматель.  При этом состоянии основные процессы в бизнесе должны работать БЕЗ прямого участия основателя. Это и процесс привлечения клиентов и продажи, предоставление продукта клиентам, контроль качества, подбор и адаптацию персонала, а так же управление финансами.   Да, в системной компании эти функции поручены сотрудникам и руководителям подразделений.

   Работники знают, какой результат от них требуется и дают его. Участники команды вовлечены в достижение общей цели и сами решают  большинство возникающих проблем.

   Системной может быть не только крупная компания. Даже если у Вас команда из 3-10 человек, Вы тоже можете сделать работу системной и результативной. Конечно, в небольшой компании владельцу не удастся делегировать ВСЕ функции. Как правило под контролем основателя остаются финансы и вопросы развития. Но подбор персонала, продажи, предоставление, контроль качества и продвижение можно делегировать.

   Так что же нужно внедрить в своей компании, чтобы сделать ее системной?

   Рассмотрим 7 основных элементов системного бизнеса.

1. Успешная финансовая модель бизнеса.

   Бизнес-модель - это сама суть бизнеса. Она показывает все самые важные параметры:

  • сколько прибыли вы заработаете,
  • сколько расходов понесете на материалы, рекламу, зарплату,
  • сколько людей Вам требуется при тех или иных условиях.  

В финансовой модели Вы увидите свою рентабельность по каждому продукту или услуге.

   Чтобы построить эффективную систему управления в бизнесе, Вам нужно опираться на цифры. Иначе никак. Самый простой пример – сколько платить сотрудникам?  Сразу вопрос – а при каком объеме производства и продаж мы готовы заплатить им «хорошо»? А при каком объеме продаж мы не можем выплатить премию, потому что сами уйдем в минус? Ответить на эти вопросы без ПОЛНОЦЕННОЙ  фин. модели не получится.

   ► Если Вы запускаете новое направление или вообще новый бизнес, то всегда рассчитывайте под него финансовую модель!!! Она спасет Вам огромное количество денег, сил и времени.

   Важно понимать, что с развитием компании нужно пересчитывать свою финн модель, обновлять значения доходов и расходов чтобы понимать – куда направить усилия в конкретный период времени.

2. Эффективная система маркетинга и продаж.

   Часто мы видим, как основатель частично делегировал производство и предоставление, но сам занимается маркетингом и продажами. До определенного этапа развития это нормально. Но так у владельца не остается времени на дальнейшее развитие, на новые идеи, на масштабирование.

   В системной компании задача привлечения клиентов и продажи им продуктов лежит на сотрудниках!  Причем очень важно, что сама система привлечения и продаж четко прописана:

  • кто наши клиенты (что для них важно, чего боятся, чего хотят, почему покупают),
  • как конкретно мы привлекаем клиентов, через какие каналы, где и как размещаем рекламу,
  • описан продукт (товары или услуга), характеристики, преимущества на языке клиента, выгоды от покупки и т.д.,
  • описаны правила продажи – какие этапы проходит клиент от знакомства до покупки, как продаем, что говорим, что оформляем,

► Чтобы построить систему маркетинга и продаж нужно составить регламент, описывающий эту область, нанять и обучить менеджеров. Внедрить для них систему контроля и мотивации.

   Важно при построении системы в бизнесе связать систему продаж и предоставления, чтобы не было разрывов между отделом продаж и производством.

3. Четкая организационная структура.

   Организационная структура для бизнеса – это как чертеж, план для строительства дома. На структуре четко видно расположение отделов и должностей. По ней сразу понятны зоны ответственности и ценные конечные продукты по каждому подразделению.

  Распределить функции между сотрудниками, добиться понимания своих ценных конечных продуктов помогает организующая схема.

  В системном бизнесе даже увольнение работника не приводит к потере общего результата. Его обязанности и результаты  хорошо описаны.  Можно быстро найти ему замену.

  В отсутствии системы сотрудники занимаются всем подряд.  Увольнение человека из «несистемной» компании грозит остановкой работы. Найти второго такого же «супергероя»  будет очень тяжело.

  С внедрение организационной структуры сотрудники постепенно превращаются в слаженную команду и процессы  идут эффективнее. О том, как разработать оргструктру для своего бизнеса у нас есть отдельная статья.

4. Система регламентов и инструкций.

   Чтобы бизнес был системным нужно установить четкие правила работы. Да, описывать каждый шаг не нужно. Но основные успешные действия обязательно нужно зафиксировать в регламентах и инструкциях.

  Это крайне важно для обучения и подержания квалификации персонала.

   ► Если регламентов нет, то результаты достигаются только за чет личных навыков людей. А если такой сотрудник уходит, то с ним уходят и знания.  Владельцем  информации обо всех успешных действиях должен быть учредитель компании!

   Добиться этого можно, только описав основные бизнес процессы в регламентах и должностных инструкциях. Сохранить их на защищенном ресурсе компании и постоянно поддерживать в актуальном состоянии.

   У нас есть подробные статьи о том, как писать регламенты и должностные инструкции.

5. Построение сильной команды. Система найма и адаптации.  

Очевидно, что без людей бизнес расти не может. Но просто так нанимать сотрудников без системы, то же самое, что строить дом без проекта.

В построении команды важны 2 вещи:  1 — КУДА  и  2 — КОГО   нанимаем.

  1. В системном бизнесе найм вести легко – четко известны обязанности, линии взаимодействия, размер оплаты.  Новый человек адаптируется по индивидуальному плану и почти 100% начинает давать результаты уже после 1 месяца работы. Для этого все есть.   В отсутствии системы даже найм правильного сотруника не гарантирует успеха. Нет понятных правил работы, результаты не измеряются, нет системы адаптации, компания работает в хаосе.  А значит, человек может уйти через 3-4 месяца, так и не дав результата.
  1. Чтобы найти нужного Вам человека составьте его профиль, опишите деловые и личные качества. Выбирайте человека, который разделяет Ваши ценности и готов работать  на результат. 

          Выбирайте долго, а расставайтесь быстро.

   ► Построить систему найма и адаптации следует как можно раньше, даже если у Вас 3-5 человек. Прописать портреты новых сотрудников, подготовить базу знаний и индивидуальные планы адаптации, задания и вознаграждения на испытательном сроке.

6. Система мотивации.

    Построить системный бизнес помогают люди, а они должны быть замотивированы на результат. Иначе это будет не команда, а «совковый» коллектив – вроде все работают, а результаты не те.

   Внедряйте мотивацию на прибыль компании. При наличии финансовой модели профессионал легко рассчитает Вам фонд мотивации и создаст правила по начислению ЗП от результата каждого сотрудника. В итоге система будет толкать команду работать эффективнее и увеличивать прибыли компании. А при отсутствии прибыли все будут понимать, почему в этом месяце зарплата меньше.

У нас есть подробная статья с примером такой системы.  

7. Система управления финансами.

   Управлять бизнесом без информации о текущем положении дел, это как лететь на самолете без приборов. Можно попасть совсем не туда, например, в кассовый разрыв!

   Чтобы держать финансы под контролем в небольшой системной компании достаточно иметь 3 основных отчета:  отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств и баланс.

   Невозможно построить системный бизнес без четкого управления финансами. Принимать верные решения можно только на основе цифр [Поэтому мы и называемся «Цифровое управление»!].  Внедряйте управленческую отчетность и получите спокойствие и уверенность, потому что все деньги в бизнесе будут под Вашим контролем.

   Вообще, для управления бизнесом Вам требуется не только информация о финансах, но и о других важных показателях – например количество обращений в отдел продаж и конверсия из обращения в сделку, объем запасов материала на складах и т.д.

Статистики можно собирать в  «дашборд руководителя». Желательно еженедельно отражать в нем значения по основным показателям бизнеса.

Как построить системный бизнес на практике?

    Будем честны, сделать бизнес системным не так просто. Особенно когда на 100% погружен в операционку. Вроде понятно, что нужно делать, но КОГДА это делать? А сил становится все меньше, хочется наконец передать хотя бы часть работы подчиненным.

   Это возможно. Да не сразу. Поэтапно разработайте фин. модель, структуру, регламенты, систему найма и обучения и т.д. Постепенно описывайте ту или иную область. Начните, например, с производства продукта (услуги) – посмотрите на бизнес сверху. Какие процессы происходят? Что нужно делать, чтобы добиваться результата. Разложите процессы на этапы. Главное действуйте, не ждите, что через год станет легче.

  Если Вы всерьез задумались о построении системного бизнеса и готовы действовать, то можете обратиться к нам за помощью. Мы уже помогли систематизировать бизнес из самых разных ниш производства, торговли и сферы услуг.  Переходите по ссылке, смотрите отзывы и оставляйте заявку.

С уважением, Елена Масалова, основатель консалтингового агентства «Цифровое управление».