Системный бизнес – это состояние компании, при котором все подразделения достигают нужных результатов в сроки по установленным правилам, БЕЗ прямого участия основателя.
Привлечение клиентов, продажи, производство продукции или услуги, контроль качества, найм персонала, а также управление финансами — все эти функции поручены сотрудникам и руководителям подразделений. Каждый человек знает и выполняет свои обязанности. Планы по прибыли выполняются. Собственник занимается только стратегией развития.
Подробнее о 7 ключевых элементах системного бизнеса читайте здесь.
Мы уже помогли построить систему управления 100+ компаниям в самых разных сферах бизнеса: производстве, торговле, сфере услуг. Поэтому сейчас мы можем поделиться с Вами этой практикой.
К нам часто обращаются предприниматели, у которых в штате есть финансовый директор, начальник производства, руководитель отдела продаж. Но они не могут самостоятельно построить эффективную систему управления. Продолжают вязнуть в рутине, не достигают цели по прибыли. Вроде специалисты квалифицированные, профессионалы своего дела. Но почему-то бизнес системным не становится.
1. Почему у наемных сотрудников не получается построить систему?
Вот несколько причин:
- Мне некогда этим заниматься!
- У нас и так всё есть, зачем это писать!?
- Здесь постоянно всё меняется!
- Невозможно на всё написать инструкцию!
- Я не знаю с чего начать!
Получается замкнутый круг – чтобы сделать бизнес системным нужно выделять время, а его не хватает из-за большой операционной загрузки. Хотят стать системной компанией, но не получается, находят 1000 отговорок, чтобы этого не делать:
Таким образом, систематизация остаётся заоблачной мечтой собственника.
Читайте статью до конца, и Вы узнаете 2 шага, с которых нужно начать систематизацию. Еще расскажу об одной ошибке, с которой начинать нельзя, но некоторые умудряются!
2. Что такое Систематизация бизнеса на самом деле?
Это процесс создания системы. Не само целевое состояние «Системный бизнес», а работа по его созданию. Да, именно работа. Такая же, как изготовление дивана, разработка проекта дома или найм персонала.
Казалось бы, мы представляем результат работы мебельщика – красивый и удобный диван. Но этот результат зависит от опыта и знаний того, кто выполняет работу.
Если человек никогда раньше не делал диванов, то сможет ли он сделать его сейчас? Возможно, но это будет долго и некачественно.
Так же и задача по систематизации бизнеса имеет свой результат — это выполненные планы по доходу, прибыли, по производству, по эффективности сотрудников. Чтобы его достичь нужно выполнить определенные действия: создать и внедрить правила игры, технологии во всех элементах бизнеса:
- привлечение клиентов и продажи = технология,
- производство продукта, услуги = технология,
- найм и обучение персонала, управление финансами — всё это технологии, правила.
Именно наличие описанных правил позволяет собственнику выйти из операционного управления и поднять компанию на новый уровень.
Поэтому суть систематизации заключается в следующем:
- описание правил;
- обучение сотрудников по этим правилами;
- постоянный контроль за их соблюдением.
Значит нужно создать правила!
Тут возникает проблема — КТО создаст эти правила? Есть профессионалы в продажах, они должны классно закрывать сделки. Есть профи в производстве, есть гуру в финансовом учете. Эти люди профессионально делают свое дело.
Практика работы уже с 100+ проектами показала, что создание правил, стандартов — это отдельная работа. Она требует конкретных профессиональных навыков. Оказалось, что далеко не все люди имеют эти навыки.
3. Заблуждения и ошибки в систематизации бизнеса.
И здесь начинается самое интересное. Предприниматель говорит: «У меня есть РОП, есть HR-менеджер, финансовый директор. Пусть сами пишут регламенты».
Дал задание и ждёт, когда бизнес станет системным. А результата нет. Руководители и планы, не выполняют и регламенты не пишут. Не с кого спросить за результат — все друг на друга валят. А про систематизацию вообще забыли, находят множество отговорок, чтобы ей вообще не заниматься. См. 1 пункт статьи. Круг замкнулся.
Обычные сотрудники и даже начальники отделов не знают — как систематизировать бизнес. И чаще всего специалист, который умеет хорошо продавать, производить, контролировать и т.д., не обязательно сумеет хорошо описать свою работу. Да еще так, чтобы другие прочитали, поняли и сделали как написано.
Вторая проблема — дисциплина. Даже если собственник знает, что нужно делать, то часто откладывает. А команде система особо не нужна. Они же и так зарплату получают.
Запомните – системный бизнес нужен именно ВЛАДЕЛЬЦУ. Это Ваш актив!
4. Правильный подход к систематизации.
Вот основные принципы:
- Собственник должен четко понимать необходимость в построении системы. Хотеть этого!
- В команде должен быть специалист по систематизации. Тот, у кого есть технология, и кто уже делал это раньше.
- Работа должна идти ритмично, без больших перерывов по времени. Если уж Вы занялись систематизацией, то надо выделять хотя бы по 4 часа в неделю. Не бросать на пол пути!
Именно так у нас организована работа с заказчиками.
У нас есть технология — как создать систему управления в компании. Наши консультанты – практики играют ключевую роль в систематизации бизнеса наших клиентов:
1. Обладают знаниями — как создать технологию,
2. Имеют опыт работы с подобными сферами бизнеса,
3. Дисциплинирует команду, не дают саботировать и отступать от плана владельца.
4. Смотрят «не замыленным» взглядом на бизнес заказчика.
5. Вывод и обещанный совет.
Привлекать руководителей к систематизации можно и нужно. Но именно в формате сотрудничества с экспертом, который знает как строить систему. Тогда будет 100% результат.
Полезный совет:
С чего начать систематизацию бизнеса? С аудита финансов и функций – кто за что отвечает.
С чего не стоит начинать — с внедрения CRM. Любая автоматизация = ускорение. Если системы нет, то автоматизация ускорит хаос. Перед внедрением любой CRM нужно прописать правила игры и автоматизировать именно успешные практики.
Читайте наши кейсы по ссылке. Скачивайте презентацию с кейсами.
Если Вы хотите сделать бизнес системным, то записывайтесь на бесплатную консультацию. Обсудим Вашу ситуацию, цели и задачи. Составим персональный план систематизации для Вашей компании в pdf.
С уважением, Елена Масалова – основатель консалтингового агентства Цифровое управление.
