Система управления организацией

 

Эта статья будет полезна предпринимателям, которые хотят построить эффективную систему управления своей организацией, получить конкурентное преимущество на рынке, освободить свое время для развития бизнеса.

Материал написан по опыту работы с 2 сотнями компаний малого и среднего бизнеса с численностью от 10 до 300 человек из ниш производства, оптовой и розничной торговли, строительства, проектирования, общепита и всевозможных услуг (В2В и В2С).

Что такое система управления организацией?

В систему управления современной компанией обязательно должны входить инструменты управления людьми и финансами.

Точный перечень элементов системы управления бизнесом отличается на разных стадиях развития. Но мы все-таки выделим основные, самые важные элементы, которые помогут современному предпринимателю построить эффективную систему управления.

Работа компаний на рынке связана с конкуренцией. В конечном итоге все действия по построению системы управления направлены на получение конкурентных преимуществ. Компания должна становится эффективнее, снижать себестоимость продукции, улучшать качество и т.д.

Задачи системы управления организацией.

• Сформировать сильную и замотивированную команду;
• Скоординировать работу всех сотрудников для достижения общей цели;
• Регулярно привлекать новых клиентов;
• Организовать производство качественного продукта или услуги;
• Рационально распределять денежные ресурсы;
• Обеспечить безопасность информации внутри компании (базы клиентов, управленческой отчетности);
• Планировать, ставить задачи, контролировать результаты.

Главная задача системы управления – это осуществление управленческой деятельности. Это среда для работы управленца. Если этой среды нет, то процесс управления похож на тушение пожара. Где горит, туда все внимание.

Элементы системы управления организацией.

Итак, для небольшой компании с численностью сотрудников до 200 человек основными элементами системы управления являются:

• Правила работы сотрудников (структура организации, инструкции, регламенты);
• Система найма и адаптации;
• Правила обращения с финансами (бюджет, финансовая модель, управленческая отчетность);
• Система планирования и координации;
• Система контроля результатов, показателей эффективности;
• Система мотивации.

Разберем эти элементы системы управления подробнее.

1. Под правилами мы понимаем структуру организации, регламенты работы, инструкции другие документы, которые описывают порядок работы в организации.

Согласитесь, если нет написанных на бумаге правил (кто и что должен делать в компании), то о построении системы управления не может быть и речи.

Примером правил может служить оформленная структура компании. Это схема, которая показывает все подразделения в компании и конкретных сотрудников. Переоценить важность структуры невозможно.

Строить компанию без структуры – это как строить дом без проекта, на глаз. Видели, наверное, такие дома в частном секторе. Кошмар - и выглядит смешно и продать не получается.

Так же и в бизнесе. Если хотим чтобы все сотрудники работали слаженно и эффективно, то делаем «проект» - структуру. Причем с запасом «на вырост» - предусматриваем в структуре управления должности, которые введем через 6-12 месяцев.

 Пример структуры.

 

А чтобы видеть не только структуру, но и основные функции, нужно составить функциональную схему (оргсхему). В ней показаны все необходимые функции бизнеса и кто за них отвечает. Пример организующей схемы:

Обратите внимание — в оргсхеме указываем основные функции, ЦКП и ответственного за каждую функцию и отдел!

 

В масштабе статьи не представляется возможным привести пример всей оргсхемы так, чтобы читались все функции. Поэтому даем общий вид. Получить пример полной оргсхемы размером А0 можно по ссылке.

Более подробно о разработке организующей схемы можно прочитать в отдельной статье.

Другой пример правил работы – регламент. Допустим, для отдела продаж. В нем четко прописана воронка продаж, задачи и результаты на каждом этапе воронки, скрипты для переговоров, статистики отдела и многое другое.

Внедряя регламент отдела продаж, собственник бизнеса создает систему управления в этом отделе - задает четкие и понятные правила для менеджеров – как нужно действовать, чтобы выполнить план продаж. Этот же инструмент помогает оценить эффективность менеджеров.

Содержание регламента может выглядеть так:

---

Если у Вас есть вопросы по разработке структуры, оргсхемы или регламентов, то Вы можете задать их нашему эксперту на бесплатной онлайн встрече в zoom. За 30 минут эксперт даст конкретные ответы, которые помогут решить Вашу задачу здесь и сейчас.

Оставьте заявку. Наш специалист свяжется с Вами и запишет на бесплатную онлайн встречу.

* онлайн встречу проводим только для собственников бизнеса.

---

2. Система найма и адаптации.

Когда внутри компании есть понятные правила, то строить систему управления уже проще. И очень важно, что в такую компанию легче нанимать людей.

Нам часто приходилось видеть компании, где нет прописанных правил. Найм в таком случае выглядит очень печально. Собственник на словах объясняет новичку, что нужно делать. Иногда направляет к тому, кто «уже давно работает и все знает». Но в любом случае новый сотрудник не получает:

• понятных правил работы,
• прозрачной системы мотивации,
• четкого результата, который нужно дать компании.

У него есть устное пояснение и пара недель, чтобы вникнуть. Да, и у него есть оклад. Супер!

В итоге сотрудник часто не справляется и собственнику приходится искать нового… Либо терпеть этого.

Чтобы построить эффективную систему управления организацией, обязательно нужно создать внутри компании систему найма и адаптации.

Найм это ПОСТРОЕНИЕ компании. Именно так нужно воспринимать этот процесс. Если мы создаем систему управления организацией, то должны встраивать в нее новых сотрудников, а не просто закрывать вакансии.

Перед тем как принимать человека, приготовьте для него:

• Должностную инструкцию,
• Регламент работы подразделения,
• Понятную мотивацию на испытательный срок,
• Назначьте наставника;
• Выдайте ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ПЛАН АДАПТАЦИИ!

 

Чтобы набирать в команду продуктивных людей, которые будут увеличивать Вашу прибыль, а не только фонд оплаты труда, есть проверенная технология.

 

 

• Составьте профиль должности — кого конкретно ищем, какие нужны компетенции и навыки.

• Дале потребуется продающее объявление, которое увеличит количество откликов от нужных людей.

• Составьте скрипт звонка кандидату. Что конкретно спросить, чтобы понять — звать его на собеседование или нет. И что сказать человеку, чтобы он точно пришел на собеседование.

• Подготовьте бланк с вопросами для собеседования. Это поможет понять, продуктивный сотрудник или нет и на сколько он нам подходит.

---

Если у Вас есть вопросы по найму и адаптации персонала, то Вы можете задать их нашему эксперту на бесплатной онлайн встрече в zoom. За 30 минут эксперт покажет конкретные инструменты и даст ответы чтобы решить Вашу задачу.

* бесплатную онлайн встречу проводим только для собственников бизнеса.

---

3. Система управления финансами.

Пожалуй, самый важный элемент системы управления организацией.

Задайтесь вопросом – «Как Вы принимаете управленческие решения?».

Есть ли у Вас регулярно четкая картина бизнеса в цифрах, в отчетах и на сколько эти отчеты правдивые? Это самое важно что может быть. Управлять бизнесом без цифр, это все равно что пилоту управлять авиалайнером без приборов, лететь по звездам или на глаз.

У нас есть масса примеров, когда недостоверные цифры могли привести к фатальным последствиям. Один из наших клиентов планировал вложить несколько десятков миллионов в «очень прибыльный проект», а после детального расчета 6 вариантов развития оказалось, что прибыль будет только в 1 из вариантов. Причем не в том, который изначально рассматривался.

Чтобы система управления организацией работала эффективно нужно:

А - рассчитать финансовую модель, Б - создать у себя в компании систему для сбора и анализа управленческой отчетности.

 

 

То есть нужно сначала спланировать свои доходы, расходы и прибыль, а потом регулярно собирать корректные данные по всем доходам и расходам. Анализировать рентабельность по разным направлениям, разным товарам и услугам чтобы четко понимать - какова рентабельность каждого направления. Какова структура затрат на производство, как можно уменьшить себестоимость и т.д. Решения принимать на основе цифр, а не интуиции!

Но самое «вкусное» в системе управления финансами – это формирование фонда учредителя и фонда резервов. Их тоже нужно заложить в финансовую модель – сделать обязательными.

С нашими клиентами мы строим такие системы управления финансами, которые позволяют реально УПРАВЛЯТЬ прибылью и спокойно получать дивиденды не по остаточному принципу, а в первую очередь. И при этом знать, что фонд резервов наполняется, на зарплату, материалы и налоги деньги есть.

4. Система планирования и координации.

Важное место в системе управления занимает планирование. Многие не любят строить планы, потому что они часто не выполняются. Так вот чтобы пользоваться этим инструментом управления нужно правильно ставить планы и не бояться их невыполнения.

Как же их ставить?

Наши цели по развитию и по прибыли мы заложили в финансовую модель. Отлично, пересчитываем теперь наши цели в конкретные задачи для производства, продаж, маркетинга и т.д. Делаем декомпозицию – от больших целей рассчитываем планы по количеству лидов, объему продаж, объему производства.

Обсуждать и ставить планы нужно на год, квартал, месяц и неделю.

Координация – это короткие регулярные совещания, на которых руководители подразделений координируют свои действия по выполнению планов. Эти встречи занимают 15-20 минут и проходят в хорошем темпе без лишних разговоров. Для этого руководители должны готовиться к координациям - приходить уже со своими планами на неделю.

Есть методика как проводить быстрые и эффективные совещания. Скачивайте её здесь:

5. Система контроля показателей (результатов)

Для эффективного управления организацией нужно видеть и анализировать много показателей: по продажам, маркетингу, производству, доходам, расходам.

В отношении того, какие показатели, кто и как предоставляет должны тоже быть правила. Желательно собирать все показатели в одном месте. С нашими заказчиками мы внедряем дашборд руководителя на гугл диске. В нем содержатся статистики по всем подразделениям с наглядными графиками.

Для системы управления организацией дашборд с графиками играет роль панели приборов.

Фрагмент панели управления.

Преимущество такого дашборда в том, что можно оценить более 20 показателей по всем подразделениям за пару минут, увидеть тренды на графиках – как менялся показатель за последнее время.

Отличный инструмент для принятия решений.

6. Система мотивации на результат.

Практика показывает, что люди лучше достигают нужных результатов, когда они хорошо замотивированы.

Поэтому для работы системы управления очень важно внедрить понятную систему мотивации персонала. Она как цемент свяжет воедино все ранее внедренные инструменты. Когда человек материально заинтересован в результате, то вспомнит про регламент и свои обязанности и найдет способ как добиться выполнения плана.

Читайте кейс о том, как мы помогли увеличить выручку сети магазинов на 40% благодаря правильной мотивации команды:

Итак, мы рассмотрели основные элементы эффективной системы управления бизнесом.

Если углубляться в эту тему, то можно выделить еще несколько более мелких, специальных элементов. Но эти основные.

Эффективность системы управления.

О том, на сколько эффективно работает система управления в компании, можно судить по следующим критериям:

1. Количество времени, которое предприниматель тратит на управление операционной деятельностью. Нам часто приходится видеть, как предприниматель не может выделить даже 20 % своего времени на стратегию. Он постоянно в операционке. Это значит, что система управления очень слабая и сам владелец бизнеса своими личными качествами компенсирует недостатки системы. На нем все держится.

2. Регулярные дивиденды и наличие резервных фондов. Если дивиденды выплачиваются по остаточному принципу и у компании нет резервов, значит система управления финансами нуждается в серьезной доработке.

3. Качество продукта (услуги). Важно не только само качество, но и то, как оно контролируется. При отсутствии системы контроля качества компания рискует потерять часть своих клиентов.

Построение системы управления организацией.

Компания не может долгое время существовать, опираясь только на личный ресурс владельца. Поэтому в условиях жесткой конкуренции построение системы в бизнесе приобретает жизненно важное значение.

Наш опыт показывает, что при построение системы управления нужно учитывать стадию развития компании и планировать поэтапное внедрение необходимых инструментов.

Построение системы в бизнесе это работа, требующая, во первых, огромного желания владельца, а во вторых, специальных знаний и навыков.

Для этого владелец может приобрести нужные знания, обучившись в ВУЗе или в специализированных учреждениях. На обучение потребуется много времени и денег.

Другой вариант – это привлечь опытного консультанта для разработки и внедрение системы. Проводить работу совместно.

При этом одновременно происходит повышение квалификации предпринимателя и внедрение нужных инструментов.

Если Вы задумываетесь о построении системы управления в своей организации, то мы можем Вам помочь.

С 2019 года мы уже помогли 200+ компаниям навести порядок в управлении, построить систему, освободить время владельца для развития бизнеса.

 

 

Посмотрите видео о том, как мы можем Вам помочь:

 

 

Запишитесь на бесплатную онлайн экскурсию по работающей системе управления. Изнутри увидите систему, которая позволяет добиваться результатов руками команды и снизить нагрузку на владельца бизнеса. Встреча занимает 30 - 40 минут.

Чтобы записаться на экскурсию оставьте заявку:

 

С уважением, Елена Масалова, основатель консалтингового агентства Цифровое управление.