Рубрика: Инструменты управления

Система управления организацией

 

    Эта статья будет полезна  предпринимателям, которые хотят построить эффективную систему управления своей организацией и получить конкурентное преимущество на рынке.

 

Что такое система управления организацией?

 

    Система управления – это набор правил, управленческих решений, действий и программных продуктов, направленных на получение нужного результата.

   В систему управления современной компанией обязательно должны входить инструменты управления людьми и финансами. 

    Точный перечень элементов системы управления организацией определить довольно сложно. На разных стадиях развития бизнеса эти инструменты могут отличаться. Но мы все-таки выделим основные, самые важные элементы, которые помогут современному предпринимателю построить эффективную систему управления.

   Работа компаний на рынке связана  с конкуренцией. В конечном итоге все действия по построению системы управления направлены на получение конкурентных преимуществ. Компания должна становится эффективнее, снижать себестоимость продукции, улучшать качество и т.д.

 

Задачи системы управления организацией.

 

  • Сформировать сильную и замотивированную команду;
  • Скоординировать работу всех сотрудников для достижения общей цели;
  • Регулярно привлекать новых клиентов;
  • Организовать производство качественного продукта или услуги;
  • Рационально распределять денежные ресурсы;
  • Обеспечить безопасность информации внутри компании (базы клиентов, управленческой отчетности);
  • Планировать, ставить задачи, контролировать результаты.

  Главная задача системы управления – это осуществление управленческой деятельности. Это среда для работы управленца. Если этой среды нет, то процесс управления похож на тушение пожара. Где горит, туда все внимание.

  

Элементы системы управления организацией.

 

Итак, для небольшой компании с численностью сотрудников до 200 человек основными элементами системы управления являются:

  • Правила работы сотрудников (структуру организации, инструкции, регламенты);
  • Система найма и адаптации;
  • Правила обращения с финансами (бюджет, финансовая модель, управленческая отчетность);
  • Система планирования и координации;
  • Система контроля результатов;
  • Система мотивации.

 

 

Система управления в компании - Схема

 

Разберем эти элементы системы управления подробнее.

 

   1. Под правилами мы понимаем структуру организации, регламенты работы, инструкции другие документы, которые описывают порядок работы в организации. 

    Согласитесь, если нет написанных на бумаге правил (кто и что должен делать в компании), то о построении системы управления не может быть и речи. 

     Примером правил может служить оформленная структура компании. Это схема, которая показывает все подразделения в компании и конкретных сотрудников. Переоценить важность структуры невозможно. Строить компанию без структуры – это как строить дом без проекта, на глаз.  Видели, наверное, такие дома в частном секторе. Кошмар - и выглядит смешно и продать не получается.

    Так же и в бизнесе. Если хотим чтобы все сотрудники работали слаженно и эффективно, то делаем «проект» - структуру. Причем с запасом «на вырост» - предусматриваем в структуре управления должности, которые введем через 6-12 месяцев.

Пример структуры.

 

Пример структуры компании

Пример организующей схемы

Пример оргсхемы

 

 

    В масштабе статьи не представляется возможным привести пример всей оргсхемы так, чтобы читались все функции. Поэтому даем общий вид. Получить пример полной оргсхемы размером А0 можно по ссылке.

 

    Более подробно о разработке структуры управления можно прочитать в отдельной статье.

 

    Другой пример правил работы – регламент. Допустим, для отдела продаж. В нем четко прописана воронка продаж, задачи и результаты на каждом этапе воронки, скрипты для переговоров, статистики отдела и многое другое.

     Внедряя регламент отдела продаж, собственник бизнеса создает систему управления в этом отделе - задает четкие и понятные правила для менеджеров – как нужно действовать, чтобы выполнить план продаж. Этот же инструмент помогает оценить эффективность менеджеров.

      Содержание регламента может выглядеть вот так: