Рост дохода в 2 раза благодаря системе управления

 

  Как мы помогли производственной компании спрогнозировать увеличение дохода в 2 раза при помощи систематизации отдела продаж

 

 Компания по производству теплообменного оборудования на рынке более 13 лет. Занимаются производством, ремонтом и сервисным обслуживанием оборудования для крупных промышленных предприятий, ЖКХ и частных домов.

  Что было в начале сотрудничества: 

1. В компании отсутствует отдел продаж. 
2. Все обязанности по продажам делят Собственник бизнеса, Главный инженер и Директор по развитию.
3. Руководство полностью “погрязло” в операционной работе, времени на выполнение своих “истинных” обязанностей совсем нет, ведь они продают, а не занимаются развитием бизнеса!
4. Директор понимает, что пора выбираться из “операционки”, нанимать менеджеров и увеличивать объем продаж, так как и рынок позволяет и есть потенциал у производства. 

 Однако, с чего начать и как всё сделать правильно?

  Какая задача стояла перед нами: 

1. Проанализировать доходы и расходы компании за 2023 год, разработать финансовую модель, с учетом увеличения продаж в 2024 году. 
2. На основе полученной финмодели, разработать план продаж на год, с разбивкой по месяцам и с учетом сезонности бизнеса.
3. Внедрить инструменты для роста дохода в 2 раза. Но не за счет работы руководителей 24/7, а именно руками менеджеров.
4. Вывести собственника и руководство из операционного управления. 

 

 Что мы сделали:

Смотрите видео или читайте статью дальше!

 

1. Экономический анализ за прошлый год.

  Собрали данные по доходам и расходам за 2023 год и провели экономический анализ деятельности. 

  Это было не просто, так как учет велся некорректно. В одной статье затрат мы могли обнаружить суммы, совсем не подходящие под эту статью. Например: в статье “Прочие расходы” были зашиты и командировочные расходы, и суммы зарплаты сотрудников. Мы разложили все суммы доходов и затрат по статьям так, как положено и получили нормальные цифры для анализа.

  Анализ показал отличные результаты работы за 2023 год! У компании есть все финансовые возможности для масштабирования в 2024 году: и прибыли получили больше, чем ожидали, и средняя рентабельность бизнеса за год 20%!  

2. Финансовая модель.

  Используя данные экономического анализа, мы разработали финансовую модель и рассчитали точку безубыточности.  

Точка безубыточности (Т без.) — это самый минимальный порог выручки, при котором компания работает без прибыли. При меньшей выручке, будет убыток.

Все цифры, естественно, изменены и обозначены в у.е., но сохранены примерные пропорции, чтобы донести суть.

  Точку безубыточности получили. А сколько в итоге нужно зарабатывать, чтобы прирасти по доходу в 2 раза в 2024 году? Ведь цель собственника именно такая.

  В 2023 году средняя прибыль в месяц была около 1,5 млн. у.е.

  Смотрим в финансовую модель. Чтобы получить прибыль х2 в следующем году, т.е. порядка 3 млн. в месяц, нужно ежемесячно зарабатывать 15 млн. дохода.

На рисунке ниже 15 млн. — это плановый доход компании в месяц (ПДМ).

ПДМ - такую сумму компания должна зарабатывать, чтобы хватало на развитие,  дивиденды и резервы (“подушку безопасности”).

“Для Вас это реально?”, - спросила я у заказчика. 

“Да, только нам нужны менеджеры, а то действующим составом мы не потянем”, ответил он. Понятно, значит заложим найм новых сотрудников в бюджет на следующий год!

3. Бюджет.

 Далее разработали бюджет с ежемесячным планом продаж и с учетом сезонности бизнеса:

 В нашем случае «несезон» это апрель (на него мы заложили 75% от 15 млн.), август - месяц прироста продаж на 35%, а во все остальные месяцы продажи осуществляются равномерно. 

 В бюджете можно видеть, что доход компании складывается из двух направлений: продажи на тендерах (тендерный отдел) и продажи в сегменте В2В (отдел продаж). Доли в общем объеме дохода распределились 60% на 40% соответственно. Эти данные нам нужны при расчете количества сотрудников в отделе продаж.  

У собственника глаза загорелись: “Отлично, теперь давайте менеджеров принимать!!!”. 

“Не так быстро! Сначала рассчитаем сколько менеджеров, Вам нужно принять для выполнения такого объема продаж”. 

4. Рассчитали количество менеджеров в отдел продаж.

 Вот схема:

  В итоге решили, что в отдел продаж необходимо принять 3 сотрудников, чтобы выполнять ежемесячные планы для достижения амбициозных финансовых целей.

“Хорошо! Теперь можно нанимать людей?”, - спрашивает собственник.

“Не торопитесь. Что мы им скажем? Идите и продайте мне на 15 млн?”.

“Так, а что Вы предлагаете?”.

“Ваш опыт и знания оформим в виде стандартов продаж. У нас уже есть наработки в Вашей нише. По созданным стандартам обучим менеджеров так, чтобы они НЕ дергали Вас по каждой мелочи, а САМИ работали”, - пояснила я.

“Супер, я готов!”.

“Мы целый год не знали как за это взяться”, - говорили мне. “У нас такой сложный продукт”.  Однако у нас все получилось! Читайте дальше — какие классные инструменты мы сделали с командой заказчика!

5. Инструменты для отдела продаж.

 На пути создания инструментов продаж, мы проработали множество технических моментов:

• Безумно сложные характеристики самого продукта,
• Множество сопутствующих услуг по установке, ремонту и техобслуживанию.
• Описали воронку продаж В2В.

 Благодаря активному участию сотрудников компании и собственника, в частности, нам это удалось! Мы справились! 

 Вот какие инструменты продаж мы разработали нашему заказчику:

             5.1 Книга по продукту:

Она содержит информацию о:

• продукции, которую производит компания;
• преимуществах продукции для потребителей;
• целевой аудитории, которая пользуется оборудованием компании и потенциально заинтересована в покупке продукции;
• конкурентах компании на рынке и т.д. 

  Вместе с командой заказчика, нам удалось собрать информацию по каждому пункту книги и изложить материал понятным языком. Теперь каждый новый сотрудник сможет изучить продукт “с нуля”.

Заказчик был в восторге! Конечно, ведь нет ничего невозможного! 

              5.2 Регламент по продажам.

Для справки:

Регламент – это документ, описывающий правильный порядок взаимодействия участников какого-либо бизнес-процесса компании.

В регламенте по продажам описаны:

• последовательность шагов для заключения сделки;
• каналы привлечения клиентов
• правила обработки и распределения заявок и тд.

  Мы довольно подробно описали весь процесс продаж в компании, а также определили ответственных за каждый шаг процесса. Тщательно подошли к описанию как самого процесса, так и каналов привлечения. Это необходимо, в первую очередь, для новых сотрудников. 

 Нужно было создать такой документ, который бы новый сотрудник, взял, прочел и понял - как продавать и где искать клиентов.

  Получился отличный материал! Ведь была проделана совместная работа с командой заказчика весь опыт которой мы и отразили в регламенте.

             5.3 Должностная инструкция менеджера по продажам.

Для справки: 

Должностная инструкция – это документ, в котором отражены функции должности, ключевые компетенции кандидата, ценный конечный продукт (ЦКП), права и его ответственность, показатели эффективности (KPI).

   Благодаря подробному описанию каждой функции менеджера по продажам, а также расписанному результату, который сотрудник должен получить, выполняя ту или иную функцию своей должностной инструкции, мы получили инструмент, написанный понятным, простым языком.

  Теперь каждому менеджеру, вновь прибывшему работать в компанию, будет точно понятно - что он должен делать и каких результатов от него ждут.

             5.4 Программа обучения и тесты проверки знаний. 

  После создания необходимых инструментов мы разработали программу обучения для менеджеров по продажам. В ней собрали всё, что будет необходимо для изучения и дальнейшей успешной результативной работы:  

  В программе обучения все документы подкреплены ссылками, поэтому не нужно лишний раз ничего нигде искать, всё уже есть здесь - в программе!

  А после изучения материала, сотрудник сразу может проверить свои знания при помощи тестов, которые также представлены в программе обучения.

  Все просто, удобно и доступно! Изучай, сдавай тесты и вперед к профессиональным успехам!

             5.5 Мотивация отдела продаж.

 Разработав систему мотивации, мы направили усилия сотрудников на результат.

Для справки:

Результатом работы менеджера по продажам является выполнение плана продаж на 100%. 

  Разработанная система мотивации как раз направлена на выполнение как личного плана продаж, так и плана продаж всего отдела. 

  Командная работа, в нашем случае, это не только полезно (для компании в целом), но и приятно, ведь немалая часть премии зависит от того, выполнит ли отдел план или нет. И если выполнит, сотрудник получит 45 000 у.е. премии. 

  К тому же в системе мотивации предусмотрены и квартальные выплаты за выполнение плана в течение квартала на 100 и более %, а также годовой бонус по решению руководства. 

 Чтобы подкрепить понимание сотрудников примерами, мы наглядно и прозрачно их продемонстрировали в презентации к мотивации:

 Если сотрудник выполняет свои показатели эффективности на 100% и более, он действительно получает очень “вкусную” оплату своего труда.

Результат совместной работы.

 Мы создали эффективную систему в отделе продаж и замотивировали команду на результат. 

 Теперь Директор понимает как будут осуществляться продажи в компании, каким будет его отдел продаж и сколько нужно нанять сотрудников, чтобы достичь поставленных финансовых целей в 2024 году. 

В результате работы с заказчиком, у нас получились следующие инструменты продаж: 

• Книга по продукту, которая содержит информацию о продукте компании, его видах, преимуществах, составе ЦА, ценообразовании.
• Регламент по продажам с последовательными шагами заключения сделки. 
• Должностная инструкция менеджера по продажам с четким описанием что нужно делать, когда и какой результат получить.
• Программа обучения, где собран весь необходимый материал для изучения.
• Система мотивации менеджера по продажам, где прозрачно и понятно описано вознаграждение за эффективную работу сотрудника. 

 Менеджер, с первого рабочего дня сможет изучить свои обязанности, продукт компании, регламент работы и показать свои знания при помощи тестов. 

В результате внедрения всех разработанных инструментов для отдела продаж и найма менеджеров по продажам, компания, увеличит свою прибыль в 2 раза в 2024 году! 

 Компания получила возможность системно заниматься расширением, ведь с появлением отдела продаж у Директора, Главного инженера и Директора по развитию появится время на выполнение своих стратегических обязанностей по масштабированию бизнеса!

---

Как построить в своем бизнесе систему продаж и увеличить прибыль?  

Записывайтесь на бесплатную консультацию: разберем ситуацию в Вашей компании и составим письменный план действий!

 

С уважением, Анна Гумерова — эксперт консалтингового агентства Цифровое управление.