Наладили системную работу сотрудников производства

  Компания из Москвы, занимается производством и монтажом изделий для чистых помещений.

  Запрос заказчика: упорядочить работу сотрудников производства. Сделать так, чтобы существующие сотрудники четко знали кто за что отвечает, а новых людей можно было быстро обучить и ввести в должность с минимальными затратами времени.

Для справки: Регламент — это документ, который описывает успешные действия всех участников бизнес-процесса. В нем могут содержаться сроки выполнения и необходимые инструменты.

  Заказчик к нам обратился, так как компания растет, а процессы производства не описаны. Руководителям приходится в ручном режиме корректировать работу сотрудников.

  Сложность заключалась в том, что у Заказчика есть как стандартные, так и нестандартные изделия, да еще в стандартных изделиях может требоваться согласование с заказчиком, а может и не требоваться.

   Получается, что в разных случаях действия должны отличаться. Сотрудники путались, что им делать. Где-то нет необходимости привлекать КБ (конструкторское бюро), т.к. уже вся документация разработана, а где-то необходимо разработать документацию с нуля и согласовать с клиентом. Из-за этого были задержки в реализации заказов и как следствие - негатив от клиентов.

  У Заказчика были переживания, а сможем ли мы описать все эти процессы, поскольку было много вариантов движения заказа. Это казалось слишком сложно. НО… Мы справились! И вот как у нас это получилось.

Что было сделано.

 1. В первую очередь совместно с руководителями компании и начальником производства мы выстроили всю цепочку бизнес-процессов производства по каждому варианту в виде схемы. Таких схем получилось 3:

1. Стандартные изделия, которые не требуют согласование с заказчиком;
2. Стандартные изделия, которые требуют согласование с заказчиком;
3. Нестандартные изделия, которые требуют согласование с заказчиком.

Для справки: схема бизнес-процессов нужна для того, чтобы наглядно показать, как движется процесс, кто отвечает за ту или иную функцию. Так каждый сотрудник без труда может найти себя в этой цепочке, а также других участников процесса.

 В уменьшенном масштабе схема выглядит так:

Да, мелковато. Но виден общий масштаб работы. 

Все схемы состоят из блоков. Каждый блок состоит из подблоков, в которых указаны:

• Действия;
• Ответственный;
• Срок выполнения;
• Ценный конечный результат;
• Инструменты, которые необходимы для выполнения конкретной задачи.

Вот фрагмент схемы покрупнее:

2. После разработки схемы бизнес-процессов мы приступили к написанию регламента. В нем подробно расписали все действия ответственных сотрудников (инженер-конструктор, инженер по планированию, мастер, слесарь и др.) начиная с планирования и подготовки производства, заканчивая отгрузкой готовой продукции со склада.

Так у нас получилось 7 таблиц с действиями, ответственными, конечным результатом и необходимыми инструментами для реализации:

• 3 таблицы, в которых описаны процессы планирования и подготовки производства,
• 3 таблицы, в которых описаны действия на производстве,
• Общая таблица по отгрузке готовой продукции, в которой также подробно описано, как производить отгрузку двумя способами:

1. Самовывоз;
2. Отгрузка в транспортную компанию.

Вот оглавление регламента:

Фрагменты регламента. 

Из раздела «Планирование и подготовка»:

Из раздела «Производство»:

Из радела «Отгрузка»:

К каждому варианту производства мы подкрепили ссылки на схему бизнес-процессов, чтобы сотрудник мог перейти в схемы и посмотреть, как движется процесс.

3. Разработали тесты проверки знаний по регламенту.

  Все материалы мы разместили на сетевом ресурсе Заказчика, связали ссылками так, чтобы нужные файлы открывались по 1 клику мышкой.

  Руководители организовали обучение сотрудников и проверку знаний по тестам.

  Теперь при поступлении заявки от отдела продаж на производство, будь то стандартный заказ без согласования с клиентом или нестандартный заказ, где требуется согласование с клиентом, каждый сотрудник точно знает свои действия и исключается путаница в заказах.

Результат

1. Описана и упорядочена работа производства. Сотрудники, участвующие в бизнес-процессах производства, четко знают свои действия.
2. Руководители не тратят свое время на объяснения своим сотрудникам (как действующим, так и новым), что делать при заказе на стандартные или нестандартные изделия.
3. Создана система для быстрого обучения новых сотрудников производства.

Если Вы хотите упорядочить процессы в Вашей компании, распределить обязанности и ответственность за результат, построить систему обучения сотрудников, то обращайтесь к нам. Мы обязательно Вам поможем.

С уважением, Михаил Дарин — эксперт консалтингового агентства «Цифровое управление».