Динамично развивающаяся транспортная компания из г. Магнитогорск, Челябинской области. Основным видом деятельности является организация международных грузоперевозок из Китая в Россию.
Ситуация:
В финансовом блоке царит хаос: между сотрудниками финансового отделения толком не распределены обязанности и ответственность. Финдиректор и бухгалтерия занимаются всем подряд, часто путаются - кто что должен делать!
Бухгалтерия, в которой пока работает только главный бухгалтер, ведет всю документацию. Так как компания занимается международными перевозками, то различной документации уйма! Плюс отчетность по налогам, закрытие месяца, квартала, года… Главный бухгалтер загружен на 100-500%.
Финдиректор отлично владеет управленкой и пытается наладить ее в компании, однако получается урывками, так как главбух “зашивается” и вовремя провести все расходы в программе не успевает.
“Вишенкой на торте” является то, что заработную плату считают все вместе, нет одного ответственного: “все по чуть-чуть”.
Финдиректор с налогами “дружит не очень”, да и со всем бухучетом в принципе. Но он руководит бухгалтерией и в его обязанности входит контролировать правильность бухгалтерских процессов.
А где обязанности, там и ответственность!
Финдиректор “рвет на себе волосы” от того, что компетенций в бухучете недостаточно, но ответственность перед законодательством он делит с главбухом: “Почему я должен отвечать, ведь это не моя зона ответственности?”.
Владелец в эти “финансовые дебри” лезть не хочет. Говорит: “Сами разбирайтесь, мне важен результат!”.
Так и работали финдиректор и бухгалтерия со своим запутанным клубком обязанностей и ответственности.
Запрос заказчика:
- Построить финансовое отделение с четким распределением функциональных обязанностей между всеми ответственными сотрудниками.
- Разработать должностные инструкции для всех сотрудников финансового отделения, где будет четко прописано кто чем занимается и какой результат при этом необходимо получить.
Посмотрите видео по этому кейсу:
Что сделано:
- Проанализировали текущее распределение функций сотрудников в финансовом отделении компании, исходя из организационно-функциональной схемы. Получился вот такой страшный паук:
Из получившейся структуры видно, что возглавляет финансовое отделение финансовый директор, которому напрямую подчиняются главный бухгалтер и финансовый менеджер. У главного бухгалтера в подчинении бухгалтер и документовед.
И, казалось бы, два направления в отделении (бухгалтерское и финансовое), соответственно и функции оба направления должны выполнять разные, и нести ответственность каждое за свои блоки. Однако нет, функции между сотрудниками переплетены.
Для справки - КАК ДОЛЖНО происходить начисление и выплата заработной платы сотрудникам (прямая функция бухгалтерии):
Однако у нашего заказчика процесс был построен следующим образом:
Причем самое интересное в том, что за начисление премии отвечал фин.менеджер, однако фин.менеджер не подчиняется главному бухгалтеру. Поэтому спросить с него главный бухгалтер не может. Приходится обращаться к финансовому директору.
Выставлением счет-фактур клиентам занимается документовед — сотрудник, который должен заниматься уже оформленными документами, а счет-фактуры должен формировать бухгалтер.
Это только несколько процессов, на примере которых видно, что распределение функций внутри отделения некорректное, хаотичное.
- Мы разобрали с заказчиком все процессы внутри отделения, разложили “по полочкам”: кто за какую функцию должен отвечать. Взглянули сверху на ВСЕ функции в отделении. Именно такой свежий взгляд позволил изменить структуру финансового отделения:
Мы разделили ответственность главного бухгалтера и финансового директора. Теперь каждый из них подчиняется директору.
У главного бухгалтера в подчинении бухгалтер по первичной документации, а у финансового директора - финансовый менеджер.
Главный бухгалтер несет ответственность наряду с директором компании и отвечает перед надзорными органами.
Задачи финансового директора это управление финансовыми потоками, работа с банками, управленческий учет.
Главный бухгалтер не должен подчиняться финансовому директору, так как ответственность главного бухгалтера перед законодательством частично пропадает.
Он начинает ее разделять с финансовым директором, тогда как у финансового директора другие задачи перед компанией.
Финансовый директор может иметь в подчинении главного бухгалтера в том случае, когда сам он вырос изнутри, поработав бухгалтером, главным бухгалтером и стал директором.
Если же сотрудник не владеет всей картиной налогового законодательства и других аспектов бухгалтерского учета, лучше разделить их ответственность и поставить каждого из них во главе собственной службы, что мы и сделали с нашим заказчиком.
- Разработали каждому сотруднику финансового отделения должностную инструкцию с подробным описанием каждой обязанности и результатом, который они должны достигать.
В рамках разработанных должностных инструкций у каждого сотрудника теперь есть свой ЦКП (ценный конечный продукт), который они должны производить:
Результат:
- Построено финансовое отделение в компании. Исчез хаос в финансовом блоке. Производительность выросла.
- Обязанности четко распределены между сотрудниками финансовой службы. Теперь каждый отвечает за свой результат. Сам собственник и его команда понимают кто и за что должен отвечать и кого нужно нанять.
- Разработаны должностные инструкции на всех сотрудников финансового отделения:
Главный бухгалтер отвечает за бухгалтерский и налоговый учет в компании, начисление и выплату заработной платы, ведет работу с надзорными органами.
Бухгалтер занимается ведением бухгалтерского учета и работой с договорами поставщиков.
Финансовый директор утверждает финансовые цели компании, отвечает за управленческий учет, ведет работу с банками.
Финансовый менеджер готовит отчетность по управленческому учету, формирует реестр счетов на оплату.
Должностные инструкции помогли сотрудникам разобраться в обязанностях и ответственности.
Теперь каждый занят своим делом и выполняет свой ЦКП!
- Открыли вакансии бухгалтера по первичной документации и финансового менеджера, так как теперь ясно - чем конкретно будут заниматься эти люди.
Как построить навести порядок в своей компании, построить систему?
Для этого уже есть проверенные инструменты — организующая схема, регламенты и должностные инструкции, система мотивации, управленческая отчетность.
Задача не простая, но вполне решаемая. У нас уже есть успешный опыт в систематизации компаний из самых разных сфер бизнеса — производства, торговли, СМР, общепита, медицины и других.
Скачивайте наш файл с кейсами и отзывами.
Записывайтесь на бесплатную консультацию — разберем конкретно Вашу ситуацию и составим план действий.
