Многие предприниматели, говорят “У нас есть уже управленческий учет, мы ведем его в сервисе ... ” и называют каждый свой:
К нам обратилась торговая компания, занимающаяся импортом оборудования из Китая и Южной Кореи. Собственник хотел контролировать цифры бизнеса и попросил составить финансовую модель. Учет финансов организации ведется в сервисе План Факт.
Отлично, говорим мы, значит дело пойдет быстрее. Возьмем из сервиса все нужные данные для экономического анализа и сделаем финансовую модель.
Для справки поясню, что такое финансовая модель и зачем она нужна:
- это калькулятор, который помогает смоделировать разные соотношения доходов и расходов и найти оптимальный вариант развития,
- покажет, точку безубыточности,
- на какую сумму нужно продавать, чтобы получать желаемые дивиденды и обеспечить развитие,
- какую максимальную прибыль можно извлечь.
А составляем финансовую модель не “с потолка”, а на основе реальных экономических показателей прошлого периода.
Смотрите видео об этом кейсе или читайте дальше статью! В тексте и в видео цифры изменены, разумеется.
Ситуация на момент начала работы.
Итак, раз в компании есть управленческий учет, да еще и в специальном сервисе, то куда проще скачать ОПиУ из сервиса. Просто подставить имеющиеся фактические данные в шаблон финансовой модели, и заниматься расчетами по тем данным, что предоставил клиент, не вникая в их правильность!
Отлично! Так бы сделал кто-то другой, но только не мы!
Пытливый ум и опыт подсказывает, доверяй, но проверяй!
Открываем сервис учета, и что же видим:
Ну что же, для начала нужно навести порядок в структуре затрат.
Смотрим дальше. А здесь - начинается самое интересное:
Разбираемся, а какие расходы отнесены на конкретную статью. И получаем неуверенные ответы: “Наверно это, и это, а может и нет, надо посмотреть”.
Простой вопрос: “Сколько составляют расходы за период на офис / на аренду / на закуп оборудования” ставят в тупик и начинается длительный поиск проведенных операций в сервисе.
Выясняется, что:
- в сервис данные вносят несколько сотрудников одновременно,
- каждый из сотрудников распределяет суммы по статьям исходя из того, как он лично интерпретирует название статьи расходов и доходов. В итоге одни и те же расходы могут быть разнесены по разным статьям (“сегодня здесь, завтра там”),
- если не знает на какую статью отнести сумму, то просто создает новую статью,
- данные вносятся когда есть свободное время у сотрудников, из за чего они редко бывают актуальные.
И как же руководитель может принять верные управленческие решения в таком хаосе?!!
Вторая задача ясна - нужно навести порядок в учете!
Что же мы сделали:
- Скорректировали каталог статей в сервисе План Факт - правильно структурировали, убрали лишние, создали нужные, которые важно отслеживать именно в данной компании, сгруппировали.
- Создали классификатор статей - это правила отнесения затрат по статьям расходов - теперь все пользователи сервиса будут четко знать какие операции относятся к той или иной статье.
- Перераспределили все фактические данные в сервисе по новому каталогу:
- Разработали регламент:
- Назначили ответственного за работу с сервисом и утвердили четкие сроки и периодичность внесения данных:
- За счет того что все расходы стали как “на ладони” - выявили неоптимальности и в первый же месяц сократили расходы на 10%.
И вот, какая красота теперь в учете! Все прозрачно и понятно!
Теперь можно и к составлению финансовой модели приступить!
Результат:
Вот так, компания, которая пришла только за финансовой моделью, в итоге получила:
- правильно организованный учет в сервисе управленческого учета,
- регламент, классификатор статей и правила разнесения операций по статьям,
- оптимизацию расходов на 10%,
- ну и конечно же саму финансовую модель с расчетом точки безубыточности, планового дохода исходя из финансовых целей собственника и распределение чистой прибыли по фондам,
- а также ответы на все интересующие вопросы по управленческому учету.
Если Вы хотите навести порядок в финансовой учете своего бизнеса, оптимизировать расходы и увеличить прибыль, управлять на основе цифр, то обращайтесь к нам. Мы обязательно Вам поможем.
С уважением, Юлия Войткова, эксперт по финансам агентства Цифровое управление.
