Как уволить сотрудника и быстро найти замену

 

1. Кого действительно нужно увольнять. 5 категорий.

2. Когда нужно увольнять? 

3. Почему мы не любим увольнять людей?

4. Что произойдет, если не уволить?

5. Как уволить сотрудника сегодня же?

6. Как подготовиться к увольнению?

 

  Предприниматели часто сталкиваются с ситуацией, когда хочется уволить сотрудника, но возникает опасения: А стоит ли сразу увольнять или сначала дать шанс человеку? Смогу ли я быстро найти замену? 

  Такие сомнения могут длиться неделями, месяцами, а иногда даже годами. 

  В этой статье мы поделимся с Вами практическим опытом:

• кого действительно нужно увольнять,
• когда это нужно делать, и что произойдет, если не уволить, 
• как правильно уволить человека без негативных последствий. 

Статья будет полезна именно предпринимателям, которые ищут не формальное описание процедуры увольнения, а именно совет – как поступить в той или иной ситуации.

 

1. Кого действительно нужно увольнять. 5 категорий.

 

  1.1 Некомпетентные, непрофессиональные сотрудники.

  Если по личным качествам человек Вас устраивает и готов учиться, то можно попробовать обучить его и внимательно посмотреть на результаты. Чтобы организовать такое обучение на постоянной основе нужно иметь в компании базу знаний и систему обучения персонала. 

  Если обучение и наставничество не приносят результатов, возможно, стоит рассмотреть увольнение.

 

  1.2 Непродуктивные сотрудники.

  Они отличаются от некомпетентных, у которых нет знаний и опыта, но его можно получить. Некомпетентные могут научиться и давать результат. 

 

  А вот непродуктивные, даже имея знания и опыт, работают неэффективно. Они могут знать и уметь, но НЕ ДЕЛАТЬ. И таких, кстати, сложнее всего выявить при приеме на работу. Он тебе все правильно скажет на собеседовании, ответит на вопросы. Ну прямо профессионал своего дела. А потом с ним что-то происходит: он начинает лениться, находит 100 причин, почему не успевает и т.д. Перевоспитать такого сложно. Может помочь изменение системы мотивации. Если и это не сработает, то увольняйте непродуктивных.

  Отдельно несколько слов про 2 подвида таких работничков:

  Нытики – вечно чем-то недовольны. Они не предлагают конструктивных решений, не проявляют инициативу. В лучшем случае раздражают Вас своими глупыми мелочными жалобами, а в худшем отравляю атмосферу в компании и высасываю энергию.

  Бездельники – попили чай, покурили, обсудили сериал, спланировали поездку на шашлыки. Иногда делают вид, что работают. Но если у Вас есть система измерения результатов, то такие персонажи не выживут. Они либо станут продуктивными, либо уволятся. А вот если Вы регулярно не измеряете результаты, то придется «чуйкой» вычислять бездельников. 

 

 1.3 Хронические нарушители дисциплины.

  Бывают сотрудники, которые постоянно нарушают правила компании: опаздывают на работу, ведут себя неподобающим образом, внешний вид часто не соответствует установленному образцу. 

  По отдельности такие нарушения не тянут на увольнение. Подумаешь – не носит человек деловую рубашку, или постоянно опаздывает, но зато он грамотный финансист. 

  А вместе эти мелочи говорят о том, что сотруднику «до лампочки» правила компании. Присмотритесь, обычно такие люди и в работе не соблюдают требования руководства. С ними тяжело. Вам приходится постоянно их убеждать в необходимости соблюдать правила. А глядя на таких нарушителей, другие члены команды думают: «Ему можно, а почему мне нельзя?» И все Ваши правила летят в помойку.

  Если разговоры и предупреждения не помогают, придется уволить.

 

 1.4 Токсичные личности, смутьяны.

  Токсичные сотрудники могут создавать негативную атмосферу в коллективе, распространять слухи, конфликтовать с коллегами и подрывать моральный дух команды. Такие люди могут нанести серьезный ущерб корпоративной культуре и продуктивности.

Пример: Старший кладовщик Мария нормально выполняла свои обязанности. Претензий не было. Но при внедрении CRM она саботировала эту работу - создала вокруг себя банду из 3 человек, среди которых разгоняла панику в отношении будущего компании. Это создавало напряженную атмосферу в коллективе и снижало продуктивность всей команды. После нескольких предупреждений и попыток наладить отношения, руководство приняло решение о ее увольнении.

  Иногда в коллективе есть такой сотрудник, который позволяет себе грубо разговаривать с руководителями, прикрываясь своей «незаменимостью». Он может критиковать решения директора на совещаниях или даже психануть и выйти, хлопнув дверью. Такие люди первые кандидаты на увольнение.

 

 1.5 Нарушающие закон и этические нормы.

  Любые нарушения закона или этических норм, такие как мошенничество, воровство или сексуальные домогательства, должны быть немедленно пресечены. Увольнение в таких случаях – это не только защита репутации компании, но и обеспечение безопасности и комфорта других сотрудников.

Пример: Один наш заказчик начал понимать, что у него кто-то сливает клиентов. Сначала думали на РОПа. Но оказалось, что это делал маркетолог Сергей. Он имел доступ в CRM и продавал новые заявки конкурентам. После внутреннего расследования, руководитель принял решение о его немедленном увольнении.

2. Когда нужно увольнять?

  Вообще есть 2 варианта. 

  А. Если сотрудник допустил серьезное нарушение (украл, пришел пьяным на работу, оставил рабочее место без причины и т.д.), то нужно увольнять сразу в этот же день. В 81 статье ТК РФ есть перечень таких оснований.

  Б. Когда на протяжении некоторого времени копится Ваше недовольство. Практика показала, если Вы задумались над увольнением сотрудника, значит время уже пришло. Но обязательно взвесьте с одной стороны негативные последствия от увольнения прямо сейчас, а с другой от дальнейшего нахождения сотрудника в компании. 

  Проверьте, всё ли Вы сделали, чтобы исправить ситуацию и на сколько Вы готовы к этому шагу.

  Вот что можно предпринять ДО увольнения:

  1. Еще раз объяснить человеку его обязанности и то, каких конкретно результатов Вы от него ожидаете. Как измеряются эти результаты.

  2. Получить обратную связь об истинных причинах его поведения. Это лучше делать в неформальной обстановке. Может его что-то не устраивает. 

Пример. Логист Владимир всегда хорошо выполнял свои обязанности. Но за последние 3 месяца он постоянно опаздывает, отвлекается на телефон, допускает много ошибок. Увольнять? Разговор с директором «по душам» показал – жене Владимира требуется операция в столице. Всем коллективом скинулись, помогли ему. Теперь это самый лояльный и эффективный сотрудник.

  3. Обучить практическим приемам в работе. Здесь может помочь опытный наставник.

 

  4. Изменить систему мотивации.

  Мотивация играет ключевую роль в производительности сотрудников. Используйте различные методы мотивации, такие как бонусы, премии, признание и карьерный рост.

  5. Перераспределение обязанностей

  Иногда сотрудник может быть неэффективен на своей текущей позиции, но прекрасно справляться с другими задачами. Рассмотрите возможность перераспределения обязанностей или перевода на другую должность.

Например, молодой экономист Анастасия стала допускать много ошибок в отчетах. Это стало настолько неприемлемо, что речь зашла об увольнении. Директор поговорил с девушкой без свидетелей и оказалось, что её по какой-то причине травит новый начальник фин отдела. Перевели Анастасию в отдел снабжения. Там она стала давать прекрасные результаты. 

  Если эти меры не принесли результатов, и сотрудник продолжает негативно влиять на работу команды и компании, увольнение становится неизбежным.

 

3. Почему мы так не любим увольнять людей?

  Увольнение – это стрессовый процесс как для руководителя, так и для сотрудника. Вот несколько причин, почему мы не любим увольнять людей:

  1. Волнение за своих сотрудников.

  Мы переживаем за их семьи, думаем, что несем ответственность за этих людей, защищаем от финансового краха. На самом деле это не так. Каждый человек сам отвечает за свою судьбу, благополучие своей семьи. И если ситуация дошла до увольнения, то он сам в этом виноват.

  2. Потеря времени и денег.

  Процесс найма и обучения нового сотрудника потребует времени и ресурсов. Руководители опасаются, что увольнение приведет к временной потере производительности и увеличению нагрузки на других сотрудников. Этого можно избежать, если заранее подготовить замену.

  3. Не хотим признавать свои ошибки.

  Мы же когда-то наняли этого сотрудника. А сейчас увольняем. Значит мы ошиблись при его найме и обучении. Зря потратили столько времени и средств.  Ничего страшного, нужно извлечь урок и в следующий раз быть внимательнее.

 

  4. Страх конфликта.

  Многие люди избегают конфликтов и неприятных разговоров. Увольнение может вызвать негативную реакцию со стороны сотрудника, что делает процесс еще более сложным. Обиженный сотрудник может написать негативный отзыв или пожаловаться в гос. органы. Чтобы не вызвать негативную реакцию и избежать конфликта критикуйте не самого человека, его результаты. Покажите статистику за последний год. Тем более, если уже был разговор и предупреждение, что он будет уволен, если показатели не улучшатся.

  5. Хотим выглядеть добрыми.

  Увольняя человека, мы как будто поступаем подло и жестоко, будем выглядеть как злодеи. Но если предпринять нужные действия, то Вы сами увидите, это не так.

  На самом деле, это отговорки. Если у Вас в компании работает система найма, то найти нового человека будет несложно. База знаний позволит быстро адаптировать и обучить новичка. Система показателей поможет разговаривать на языке результата и принимать обоснованные решения, опираясь на цифры. 

  Другое дело, что у Вас нет этих систем в бизнесе. Тогда увольнение, найм и вообще управление бизнесом будет сложным. Поэтому увольнение – это как лакмусовая бумажка. Показывает уровень систематизации бизнеса. В системном бизнесе даже увольнение происходит по правилам и не вызывает стресса. Это часть обычной работы.

 

4. Что будет, если не уволить сотрудника?

  Если не уволить проблемного сотрудника, это может привести к ряду негативных последствий:

  1. Снижение производительности всей команды

  Непроизводительный или токсичный сотрудник может замедлять работу всей команды и снижать общую производительность компании. 

  Обычно в коллективе лучше директора знают кто как работает. Люди следят за Вашей реакцией на нарушителей и лодырей. Они оценивают Вас и делают вывод, как можно себя вести, а как нельзя. 

  2. Человек будет работать еще хуже.

  Да, сотрудник не услышит фразу «Ты уволен». Но и похвалы он тоже не получит. Вы не будете его благодарить за хорошую работу, не поручите важные задачи, не повысите в должности и вряд ли увеличите зарплату. Все вместе это будет мощным демотиватором. Поэтому качество работы еще сильнее снизится.

 

  3. Финансовые потери

  Важный показатель «Прибыль на 1 сотрудника». Посчитайте его. В малом бизнесе каждый работник должен приносить компании прибыль, превышающую свою ЗП. Если сотрудник не эффективен, то он приносит Вам только расход. Сколько за год Вы потеряете – считали?

 

5. Как подготовиться к увольнению?

  Подготовка к увольнению – это важный этап, который поможет сделать процесс менее стрессовым и более профессиональным. Вот несколько шагов, которые помогут Вам подготовиться к увольнению:

  1. Проведите анализ ситуации

  Перед тем как принять решение об увольнении, проведите тщательный анализ ситуации. Убедитесь, что Вы исчерпали все другие возможности и что увольнение – это действительно необходимый шаг. Проверьте, все ли было сделано, чтобы избежать этого шага.

  2. Посоветуйтесь с юристом, либо самостоятельно изучите законодательство из этой сферы. Нельзя создавать себе рискованную ситуацию, когда обиженный сотрудник подаст объективную жалобу в трудовую инспекцию или прокуратуру. Чтобы избежать этого убедитесь, что Ваши основания полностью соответствуют трудовому кодексу. Если собираетесь увольнять по статье 81, то заранее оформите нужные документы. 

Например, если увольняете за нарушение обязанностей, то должен быть акт проверки, протокол разбора, приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием, какие конкретно обязанности не выполнены и в чем это выразилось. Возьмите письменное объяснение с виновного. Если отказывается, составляйте акт об отказе в даче объяснений. Подписывайте тремя любыми сотрудниками. 

  Более подробно проконсультируйтесь у юриста или грамотного кадровика.

  Соберите необходимые документы. 

  3. Подготовьте план разговора

  Определите ключевые моменты, которые Вы хотите обсудить, и будьте готовы ответить на вопросы сотрудника. Когда Вы озвучите свое решение на основе цифр, а не эмоций, не должно возникнуть никаких возражений. Но если всё-таки услышите несогласие, то проявите твердость и покажите все заготовленные документы. 

Так что, возможно, до этого и не дойдет. 

 

6. Как уволить сотрудника сегодня же?

  Если вы приняли решение об увольнении, важно провести этот процесс максимально профессионально и корректно. Вот несколько шагов, которые помогут вам уволить сотрудника сегодня же:

  1. Подготовьте необходимые документы

  Убедитесь, что у вас есть все необходимые документы для увольнения, включая трудовой договор, уведомление об увольнении и другие юридические документы.

  2. Проведите личную встречу

 Увольнение должно быть проведено лично, а не по телефону или электронной почте. Назначьте встречу с сотрудником в приватной обстановке.

  3. Будьте прямолинейны и честны

 Объясните сотруднику причины увольнения четко и честно. Избегайте длинных объяснений и оправданий. Говорите кратко и по существу.

  4. Закончите на позитивной ноте

  Постарайтесь закончить разговор на позитивной ноте. Поблагодарите сотрудника за его вклад в компанию и пожелайте ему удачи в будущем.

 

  5. Если есть малейшие опасения в том, что сотрудник после этого разговора может нагадить Вашему бизнесу, то проводите его до рабочего места лично или поручите начальнику отдела. Пусть соберет вещи и проводите его к выходу. Важно проследить, чтобы уволенный не наделал глупостей из разряда: 

• унести базу клиентов, 
• отправить гневное письмо партнерам или коллегам, 
• стереть данные в компьютере и т.д. 

Человек сгоряча может и не такое учудить. Да, будет выглядеть не очень, что Вы его буквально выпроводили. Зато избежите проблем. 

 

Заключение.

  Увольнение сотрудника – это сложный и стрессовый процесс, который требует тщательной подготовки и профессионализма. Сделать это намного легче, когда в Вашем бизнесе есть система. Так зависимость от отдельного человека намного меньше, легче найти и обучить замену. 

Поэтому, чтобы не испытывать трудностей с увольнением и наймом новых сотрудников, работайте над построением системы в бизнесе. Используйте опыт 100+ компаний наших клиентов. Читайте статью о внедрении системы в бизнесе.

 

С уважением, Елена Масалова, основатель консалтингового агентства Цифровое управление.