Рубрика: Инструменты управления

Как разработать оргсхему, 3 способа

 

     Эта статья для тех владельцев бизнеса, кто уже знает, что такое оргсхема и зачем она нужна. Если Вы только начинаете изучать этот вопрос, то советую прочитать статью – «Что такое организующая схема компании».

     Ну а в этой статье мы рассмотрим 3 конкретных способа разработки оргсхемы. Разберем их плюсы и минусы. Я поделюсь своим опытом применения различных способов разработки оргсхемы в компаниях малого и среднего бизнеса. В конце статьи будет видео.

    Вы сможете скачать шаблоны и попробовать разработать оргсхему для своей компании.

    Итак, первый способ – взять шаблон оргсхемы в формате pdf и распечатать его на формате А-1. В нем уже прописаны типовые секции по всем отделениям. Есть место чтобы вписать какие-то свои специфические функции.  Рядом с каждой секцией нужно написать фамилию ответственного сотрудника. 

   К работе над шаблоном можете привлечь  руководителей. Сначала работаете карандашом – обсуждаете, исправляете.  Когда оргсхема будет разработана и утверждена, ее можно будет в чистовом виде повесить на стену.  А для этого придется воспользоваться конструктором – в программе  draw.io, вписать название компании, ФИО ответственных. Это мы рассмотрим подробнее в способе №2.

    Плюсы способа №1не требует специальных навыков для работы с программным обеспечением. Оргсхема вся перед Вами на столе, легко можно увидеть все отделения и секции.

    Минусы способа №1чтобы проанализировать загрузку сотрудников нужно руками считать их функции и вести их учет в отдельном документе.

    Второй способразрабатывать оргсхему сразу в программе draw.io. Для этого  желательно иметь шаблон оргсхемы в специальном формате. Скачать такой файл Вы так же можете на этой странице. 

     Минусы способа №2потребуются специальные навыки для работы с программой draw.io.  Придется либо осваивать самому, либо привлекать сотрудника, который разберется в этой программе и будет вносить Ваши данные.  Какой бы ни был большой экран у Вашего компьютера, все равно всю оргсхему сразу Вы не будете видеть – это создает некоторые сложности при анализе загрузки сотрудников.

     Плюс я вижу только один – не нужно искать плоттер, чтобы печатать шаблон на формате А-1. По крайней мере на начальном этапе работа будет вестись в программе, а затем уже, при желании, можно распечатать готовую оргсхему.   Но Вы можете попробовать, возможно, Вам понравится.

   Способ №3мой авторский метод. Я сделала шаблон оргсхемы в формате excel. Он уже применен в нескольких компаниях не только в России, но и в  странах СНГ.  В этом шаблоне я подняла офис владельца наверх – это стратегический уровень.

    Ниже идет тактический и операционный уровень – 6 отделений аналогично оргсхеме Хаббарда.

   Во всех отделениях так же прописаны функции, должности и ФИО ответственных сотрудников.  Данные нужно вносить только в первой вкладке в саму оргсхему.  

В отдельной вкладке автоматически собираются функции по всем отделениям.

    А в третьей вкладке – автоматический анализ загрузки сотрудников.  Здесь сразу видно – на кого какие функции возложены, видны как перегрузка, так и недостаток загрузки сотрудников. Когда на оргсхеме мы меняем ФИО сотрудника, либо перераспределяем функции, то и во вкладке «Анализ загрузки» функции  сотрудников меняются автоматически.

При нажатии на + возле фамилии открывается список функций, которые возложены на этого сотрудника.