Как разработать оргсхему, 3 способа

Содержание:

1. Оформление оргсхемы «в ручную» по шаблону на большом листе.

2. Оформление в электронном виде.

3. В специальных сервисах.

4. Конструктор оргсхемы в Excel.

Эта статья для тех владельцев бизнеса, кто уже знает, что такое оргсхема и зачем она нужна. Если Вы только начинаете изучать этот вопрос, то советую прочитать статью – «Что такое организующая схема компании».

Ну а в этой статье мы рассмотрим 3 конкретных способа разработки оргсхемы. Разберем их плюсы и минусы. Я поделюсь своим опытом применения различных способов разработки оргсхемы в компаниях малого и среднего бизнеса. В конце статьи будет видео.

Вы сможете скачать шаблоны и попробовать разработать оргсхему для своей компании.

1. Оформление оргсхемы «в ручную» по шаблону на большом листе.

Итак, первый способ – взять шаблон оргсхемы в формате pdf и распечатать его на формате А-1. В нем уже прописаны типовые секции по всем отделениям. Есть место чтобы вписать какие-то свои специфические функции.  Рядом с каждой секцией нужно написать фамилию ответственного сотрудника. 

К работе над шаблоном можете привлечь  руководителей. Сначала работаете карандашом – обсуждаете, исправляете.  Когда оргсхема будет разработана и утверждена, ее можно будет в чистовом виде повесить на стену.  А для этого придется воспользоваться конструктором – в программе  draw.io, вписать название компании, ФИО ответственных. Это мы рассмотрим подробнее в способе №2.

Плюсы способа №1 – не требует специальных навыков для работы с программным обеспечением. Оргсхема вся перед Вами на столе, легко можно увидеть все отделения и секции.

Минусы способа №1 – чтобы проанализировать загрузку сотрудников нужно руками считать их функции и вести их учет в отдельном документе. Если потребуется исправить оргсхему, то придется стирать, либо клеить стикеры. Не удобно.

2. Оформление в электронном виде.

Второй способ – разрабатывать оргсхему сразу в программе draw.io. Для этого  желательно иметь шаблон оргсхемы в специальном формате. Скачать такой файл Вы так же можете на этой странице. 

Минусы способа №2 – потребуются специальные навыки для работы с программой draw.io.  Придется либо осваивать самому, либо привлекать сотрудника, который разберется в этой программе и будет вносить Ваши данные.  Какой бы ни был большой экран у Вашего компьютера, все равно всю оргсхему сразу Вы не будете видеть – это создает некоторые сложности при анализе загрузки сотрудников. Не будет автоматического анализа по распределению функций. Как и в первом случае придется руками собирать функции по каждому сотруднику.

Плюс я вижу только один – не нужно искать плоттер, чтобы печатать шаблон на формате А-1. По крайней мере на начальном этапе работа будет вестись в программе, а затем уже, при желании, можно распечатать готовую оргсхему.   Но Вы можете попробовать, возможно, Вам понравится.

Некоторые умудряются делать оргсхему в интеллект-картах: Mirro или Xmind. Но это просто ужас. Даже не хочу показывать как оно выглядит. Не делайте так.

3. В специальных сервисах.

Сейчас есть уже специальные сервисы, типа Платрума. Там можно не только сделать оргсхему, но и другие инструменты управления. Неплохое решение.

Плюсы — много разных инструментов в одном месте.

Минусы:

1. Создать можно бесплатно, но если начнете добавлять сотрудников, то потребуется абонентская плата.

2. Все эти сервисы пытаются позиционировать себя как платформы для организации бизнеса. Но в них очень слабый функционал по сравнению с настоящими CRM. Например Битрикс24 однозначно намного лучше для оргнизации продаж, работы с задачами и вообще взаимодействия в команде. Вам все равно придется ставить CRM. Тогда надобность в Платруме пропадает. Он будет просто лишним. 

3. Как ни странно, здесь нет аналитики по распределению функций. То есть у Вас будет просто окошко с такой же оргсхемой, но функции не собраны по людям. 

Вывод — можно использовать для ознакомления. Для повседневной работы, на наш взгляд, не подходит. Лучше использовать CRM.

4. Конструктор оргсхемы в Excel.

Способ №4 – наш авторский метод. Мы сделали шаблон оргсхемы в формате excel. Он уже применен в десятках компаниях не только в России, но и в странах СНГ.  В этом шаблоне 4 вкладки:

• «Оргсхема»,
• «Перечень функций»,
• «Загрузка по ФИО»,
• «Загрузка по ролям».

Во отделениях  прописаны функции, ЦКП, должности и ФИО ответственных сотрудников.  Данные нужно вносить только в первой вкладке в саму оргсхему.

Во вкладке «Перечень функций» автоматически собираются функции по всем отделениям.

В третьей вкладке «Загрузка по ФИО» автоматически происходит распределение функций по ФИО людей.  Здесь сразу видно – на кого какие функции возложены, видны как перегрузка, так и недостаток загрузки сотрудников. Когда на оргсхеме мы меняем ФИО сотрудника, либо перераспределяем функции, то и во вкладке «Загрузка по ФИО» функции  сотрудников меняются автоматически.

При нажатии на + возле фамилии открывается список функций, которые возложены на этого сотрудника.

Во вкладке «Загрузка по ролям» работает аналогичное распределение, только не по фамилиям, а по должностям (ролям). 

Такой способ помогает быстро и просто разработать организующую схему.  Он дает возможность сосредоточиться именно на анализе бизнес-процессов в своей компании – найти узкие места. Сразу видны:

• нераспределенные функции,
• «звездные» сотрудники, которые занимаются всем подряд,
• недозагруженные сотрудники.

   Уже на этом шаге владелец, как правило, намечает управленческие решения по оптимизации процессов и перераспределяет задачи между имеющимися сотрудниками.

В этом видео более подробно показано, как работает конструктор оргсхемы в excel формате:

   Если возникает вопрос «Нужно ли мне принимать людей, чтобы закрыть нераспределенные функции?», то я обычно отвечаю так – «Нужно просчитать экономику Вашего бизнеса и понять какие расходы на фонд оплаты труда для компании сейчас оптимальны и как можно увеличить прибыль».  Без расчета финансовых показателей я не рекомендую принимать людей, основываясь только на оргсхеме.

   После разработки орсхемы, разумеется, мы прописываем обязанности и ЦКП сотрудников в должностных инструкциях, разрабатываем ключевые показатели по всем подразделениям и должностям, чтобы измерять РЕЗУЛЬТАТЫ работы. Так постепенно мы добиваемся, чтобы сотрудники работали и получали зарплату именно за результат.

 То есть оргсхема является хоть и очень важным, но все таки одним из элементов системы управления. Но начинать построение этой системы нужно именно с оргсхемы и структуры управления.

Если  Вы хотите внедрить в своей компании организующую  схему и навести порядок в управлении, то можете обратиться к нам за помощью – просто заполните заявку. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.

С уважением, Елена Масалова – основатель и руководитель консалтингового агентства «Цифровое управление».