История Мадины — это история многих владельцев бизнеса, которые годами работают на износ, пытаясь удержать всё в своих руках.
Представьте: Вы и снабженец, и логист, и бухгалтер, и директор, и продавец, и даже грузчик, когда нужно. Вы — человек-оркестр, который играет на всех инструментах одновременно. Звучит героически? На самом деле, это путь к выгоранию. Именно так жила Мадина, пока не решилась на перемены.
PS. Имя конечно же изменено, но история 100% правдивая.
Хаос как стиль жизни или Как Мадина едва не сгорела.
Мадина — владелица компании по мелкооптовой торговле снеками в одной из республик Северного Кавказа. Батончики, чипсы, сухарики — всё, что нужно для счастья магазинчиков и ларьков. Многомиллионный оборот, своё производство сухариков, 10 лет на рынке. Казалось бы, живи и радуйся. Но нет.
Наша героиня работала 24/7. Она закупала товары, организовывала доставку, вела бухгалтерию, общалась с клиентами, пыталась контролировать склад и даже помогала грузить товары. Всё это — с двухлетним ребёнком на руках.
Результат:
- Постоянный стресс,
- Ухудшение здоровья,
- Отсутствие времени на семью,
- Усталость,
- Невозможность заниматься развитием бизнеса
Мадина буквально “тонула в операционке”, а её бизнес, вместо того чтобы расти, стоял на месте. Она чувствовала себя как белка в колесе: бежит изо всех сил, но остаётся на месте.
“Так больше нельзя!” - наконец Мадина это поняла, и начала действовать. Она уже знала, что в одиночку ей не справиться, и обратилась за помощью к профессионалам.
Смотрите этот кейс в видео формате, или читайте статью дальше
Что было сделано.
Шаг № 1. Оргсхема – карта сокровищ, которая открыла глаза.
Первым шагом стала разработка организующей схемы. Это как карта сокровищ, которая показывает, где спрятаны проблемы и как их решить.
В каждом блоке оргсхемы при ее разработке указываются не только функции, которые должны быть, но и ЦКП (ценный конечный продукт) каждой функции, роль (должность) и кто ответственный за ее исполнение.
Если компания маленькая, то один сотрудник, конечно же, может выполнять несколько разных ролей.
Далее, после разработки оргсхемы, формируется сводная таблица уже по каждому конкретному сотруднику, чтобы понять а сколько же он лично выполняет функций и каких.
Подробнее про то, как оргсхема помогает навести порядок в бизнесе можно прочитать здесь.
По оргсхеме, разработанной для бизнеса Мадины, стало понятно, что:
1. Владелец работал больше всех и за всех.
2. Одни сотрудники также вынуждены были “тушить пожары” и выполнять много разных ролей, при этом понять какая же их должность основная — невозможно (например, один из сотрудников был просто на “подхвате” и помогал и закупщику, и грузчику, и кассиру, и операционисту, и принимал заявки по телефону, когда некому было).
3. Другие сотрудники не знали чем себя занять.
4. Не было ответственных за конкретные функции — вроде делали все и всё понемногу, а когда нужно спросить спросить за результат — никто не виноват.
Когда Мадина увидела, сколько функций на ней (42 шт), она была в шоке:
- Снабженец (закупка товаров и организация доставки).
- Бухгалтер (учёт финансов, расчёты с поставщиками, сбор дебиторки).
- Маркетолог (разработка акций и предложений).
- А еще частенько “тушит пожары”, выполняя функции и продавца (обслуживание клиентов), и кассира (прием оплаты), и кладовщика (приемка товара), следит за офисом (чтобы все у всех работало).
И это помимо функции по найму, по контролю качества и операционного управления (роль директора). И где-то ночами урывками были попытки выполнить хотя бы часть своих прямых обязанностей - владельца бизнеса.
О каком развитии бизнеса и стратегии может идти речь, если Мадине просто не было времени жить?
Шаг № 2. Перераспределение функций: кто за что отвечает?
Оргсхема дала Мадине чёткое понимание, какие функции должны быть в бизнесе, кто за что должен отвечать, и помогла рационально перераспределить обязанности между сотрудниками. Были назначены ответственные за конкретные функции и результаты, который компания ждет от сотрудника (ЦКП).
Оргсхема также помогла выявить "пробелы" в команде. Стало ясно, что компании не хватает помощника руководителя и продавцов торгового зала.
Составили план действий как высвободить время владельца за счет правильного делегирования. Закрепили этот план в Стратегии развития. Сроки исполнения плана - сразу после разработки должностных инструкций и регламентов.
Правильное распределение функций и найм дополнительных сотрудников позволили Мадине снять с себя большую часть операционных задач.
PS. Найм был сделан после разработки должностных инструкций и регламентов работ — но об этом в следующем кейсе.
Шаг № 3. Уже на этапе разработки оргсхемы выявили проблемы и наладили часть бизнес-процессов.
При разработке оргсхемы вскрывались фундаментальные пробелы в организации бизнес процессов. Некоторые из них устранили сразу же, как "скорая помощь".
Более глубокая проработка бизнес процессов была далее, на следующем этапе работы по созданию подробных регламентов и должностных инструкций.
Вот некоторые проблемы, которые были выявлены при анализе и распределении функций:
А. Четыре проблемы на складе:
Проблема № 1. Долгая сборка заказов. Никто не знает, где что лежит. Товар на складе найти невозможно.
Решение: Внедрили схему размещения товаров на складе. Теперь каждый знает, где что искать, и сборка заказов ускорилась в разы.
Проблема № 2. Заказы товара поставщикам интуитивные, так как на остатки товара по программе 1С опереться нельзя — они виртуальные, укрупнённые по номенклатуре. В итоге — на складе неликвид по одним позициям, перетаривание по другим позициям и нехватка третьих.
Решение: Провели инвентаризацию товарных остатков по всем складам в разрезе вкусов/граммов/упаковок. Ввели в 1С УТ новый номенклатурный справочник и актуальные остатки товара. Теперь закупки точные, можно проводить ABC-анализ, работать с ассортиментной матрицей.
Проблема № 3. Товар с истекшими сроками годности обнаруживает покупатель.
Решение: При проведении инвентаризации проверили сроки годности по всему товару. С истекшим сроком годности утилизировали. С подходящими сроками — распродали по акции. Определили периодичность проведения инвентаризации и ответственного за контроль сроков годности.
Проблема № 4. Низкое качество сборки заказов.
Решение: Назначили ответственного за проверку качества сборки каждого заказа. Теперь ошибки в заказах исключены.
Б. Проблемы с учетом денежных средств
Проблема № 5. Работа с наличностью на доверии. Нет понимания, сколько наличных денег в компании.
Решение: Внедрили журнал учёта наличных денежных средств. Назначили ответственных за кассу, за инкассацию. Разобрали учет наличных в 1С УТ. Теперь финансовая прозрачность на высоте.
Результат. Как оргсхема помогла Мадине?
Одна из ключевых проблем Мадины заключалась в том, что она тратила своё время на задачи, которые могли выполнять другие сотрудники. Например, выполняя роль снабженца, она фактически работала за 240 рублей в час. При этом её реальная ценность как владельца бизнеса — это стратегическое управление и развитие компании, что могло приносить доход до 12 000 рублей в час .
|
Роль Мадины |
Менеджер по закупкам |
Владелец бизнеса |
|
Доход |
240 руб / час |
12 000 руб / час |
Организующая схема помогла ей осознать эту разницу и переключиться на задачи, которые действительно важны для роста бизнеса. Теперь она не просто "тушит пожары", а строит будущее своей компании.
1. Поняла, как работает бизнес. До этого Мадина видела только хаотичный поток задач. Оргсхема помогла ей увидеть, как процессы связаны между собой, кто за что отвечает и где возникают узкие места.
2. Освободила своё время. Перераспределение обязанностей позволило Мадине перестать быть "человеком-оркестром". Теперь она может сосредоточиться на стратегических вопросах: развитии бизнеса, поиске новых клиентов и улучшении процессов.
3. Мадина занимается развитием бизнеса.
С чёткой структурой стало проще понять, куда двигаться дальше. Например:
- Расширить ассортимент снеков.
- Найти новых клиентов для производства сухариков.
- Автоматизировать процессы с помощью учётных систем.
4. Улучшилось качество жизни. Теперь у Мадины есть время на семью и личную жизнь. Она больше не работает круглосуточно и может уделять внимание своему ребёнку.
Что дальше?
После разработки организующей схемы и перераспределения функций мы совместно с Мадиной приступили к следующему этапу: созданию регламентов и должностных инструкций. Это важный шаг, который закрепляет новые правила игры и помогает сотрудникам чётко понимать свои обязанности. О том, как это было сделано и какие результаты принесло, мы расскажем в следующем кейсе.
Почему это важно для любого бизнеса?
История Мадины — это не просто частный случай.
Это пример того, как организующая схема помогает:
- Упорядочить процессы: Чёткое распределение обязанностей уменьшает хаос и повышает эффективность.
- Освободить владельца: Когда владелец перестаёт быть "заложником" операционки, он может заниматься развитием бизнеса.
- Планировать рост: Понимание структуры компании помогает видеть, куда инвестировать ресурсы и кого нанимать.
Организующая схема — это не просто "бумажка". Это инструмент, который помогает владельцу бизнеса увидеть, как работает компания, и сделать её более управляемой.
Для Мадины это стало началом нового этапа: теперь она не просто "тушит пожары", а строит бизнес, который может работать без её постоянного участия. И самое главное — у неё появилось время на себя и свою семью.
Если вы, как и Мадина, чувствуете, что тонете в операционных задачах, начните с организующей схемы. Это первый шаг к порядку, эффективности и свободе. А о том, как закрепить успех с помощью регламентов и инструкций, читайте в нашем следующем материале.
P.S. Мадина теперь не только успешная бизнесвумен, но и счастливая мама. И всё благодаря тому, что она решилась на перемены. А вы готовы?
Если да, то записывайтесь на онлайн экскурсию — покажем как изнутри выглядит работающая система управления. На Выходе у Вас план действий по построению системы управления в Вашем бизнесе.
С уважением, Юлия Войткова, эксперт консалтингового агентства Цифровое управление.
