Сфера деятельности компании Заказчика: юридический консалтинг
Запрос Заказчика: Выросла расходная часть, денег стало меньше, не знаем почему, не знаем сколько можно тратить, и сколько зарабатываем на самом деле?
Ситуация в начале сотрудничества:
На N-м этаже огромного небоскреба, в шикарном офисе преуспевающей юридической компании всегда царила атмосфера беззаботного благополучия. Клиенты сыпались как из рога изобилия, деньги текли рекой, а расходы... ну, кто там следит за расходами, когда вокруг столько дел?
Но вот, однажды, "денежный дождь" закончился. На банковских счетах компании стало заметно пусто, а на горизонте маячили огромные суммы к оплате. Владелец, привыкший к беззаботному существованию, был в шоке. Как так? С клиентами все в порядке.. Куда делись деньги?
Началось расследование. И тут, как говорится, "посыпались перья". Оказалось, что парковку у офиса зачем-то оплатили на год вперед. Расходы на связь почему-то выросли в несколько раз.
На что тратим, нужны ли все эти расходы? Сколько зарабатываем, сколько вообще можно выводить в дивиденды? - никому не ведомо.
Стало ясно, отсутствие контроля привело к серьезным проблемам. Нужно было наводить порядок.
Что было сделано:
Шаг 1 “Порядок вместо хаоса”
Сначала нужно понять, а какие расходы вообще в компании есть. Разобрались, сгруппировали их по статьям и утвердили документ “Классификатор статей расходов” - правила, по которым расходы распределяются по статьям затрат.
Это как разложить все игрушки по коробкам: чтобы было понятно, что где лежит, сколько всего и не потерялось ничего ценного.
Все разработанные документы компания сразу переводила на английский язык, так как большинство сотрудников англоговорящие, а сама компания международная.
Шаг № 2 “Экономический анализ”
Далее провели экономический анализ за прошлый период, вывели среднемесячные фактические расходы по статьям затрат. Выяснили, какие расходы переменные - зависят от выручки, а какие условно-постоянные.
Это как изучить финансовую историю компании: понять сколько и на что тратили, и как это связано с доходами.
Вот так выглядит форма экономического анализа (цифры, конечно, изменены).
Шаг № 3 “Моделирование”
По получившимся данным построили финансовую модель и рассчитали, а какая же у нас точка безубыточности, если мы будем продолжать тратить деньги также как было раньше.
*Справочно.
Расчёт ФМ и Тбез. нужен не только для стартапов, как считают некоторые собственники. Он особенно полезен когда бизнес работает, а финансового планирования нет. Например, когда на счетах всегда много денег, оборот огромный, а прибыли почему-то нет. Выяснив точку безубыточности, можно понять, действительно ли компания работает в плюс, или нужно что-то менять. Фин модель дает понимание об эффективности бизнеса и перспективах получения прибыли при разном объеме дохода.
Вот так выглядит форма финансовой модели (данные изменены).
Шаг № 4 “Оптимизация и утверждение нормативов”
Дальше провели анализ по каждой статье расходов, и разбирались, а какие же расходы целесообразные, какие необоснованные. В результате более 10% расходов сократили. Скорректировали нормативы по статьям расходов, прокрутили по финансовой модели, посмотрели как изменилась точка безубыточности. И когда владельца устроил результат - утвердили окончательно нормативы по статьям затрат и зафиксировали их в финансовой модели.
Вот в этом столбце таблицы финансовой модели находятся утвержденные нормативы (данные изменены).
Шаг № 5 “ Планирование и бюджетирование”
Далее приступили непосредственно к планированию: определили финансовые цели собственника и составили бюджет на год по статьям затрат по нормативам, которые утвердили при составлении финансовой модели.
Это как составить план игры: знать куда и зачем двигаться, и сколько ресурсов на это понадобиться.
Сам процесс бюджетирования закрепили в соответствующем регламенте:
Шаг №6 “Инструменты контроля”
Ну а как же следить за расходами? А для этого существуют “волшебные” инструменты контроля за денежными потоками — это БДДС (бюджет движения денежных средств), распределение денежных средств по фондам и регламентация процесса согласования и оплаты счетов. Что и было внедрено в компании Заказчика.
Это как установить систему безопасности: следить за движением денег, контролировать их использование, и предотвращать несанкционированные траты.
Содержание Регламента по оплате счетов и распределению счетов по ФОНДАМ:
Фрагмент регламента по распределению счетов по фондам (из соображения конфиденциальности наименование банков удалено):
Итог работы:
В компании внедрены инструменты управления финансами. Получили прозрачную систему учета, денежные потоки стали контролируемыми и управляемыми.
С помощью этих инструментов юридическая компания превратилась в образцовую организацию. Деньги стали расходоваться планово, каждый “рубль” шел на свое место.
В результате:
- Кассовые разрывы ушли в прошлое;
- Расходы сократились на 10-15%, увеличилась прибыль;
- Владелец узнал свою точку безубыточности и теперь мог спокойно планировать будущее;
- Утверждены правила работы с финансами, повысилась ответственность сотрудников;
- Прозрачность в учете, видно, на что тратятся деньги - каждый рубль под контролем;
- Создаются и накапливаются целевые фонды - для операционной деятельности, резервный фонд, фонд дивидендов, фонд развития;
- Владелец управляет деньгами и принимает решения на основе точных данных, а не интуитивно или “впопыхах”
Так юридическая компания превратилась из корабля без руля и паруса в крепкий и надежный флагман. И все благодаря тому, что команда наконец-то научилась управлять своими финансами.
Другие наши кейсы читайте здесь:
Если Вам нужна помощь по наведению порядка в финансах, то обращайтесь к нам за помощью. Мы обязательно Вам поможем.
С уважением, Юлия Войткова — эксперт консалтингового агентства Цифровое управление.
