Фин планирование для сети магазинов за 3 месяца

 

  К нам обратились собственники компании, которая с 1995 года  занимается торговлей стройматериалами в Саратовской области. Есть 3 филиала с ассортиментом более 6000 товаров.

 

Ситуация в начале сотрудничества.

 

  1. В компании нет управленческого учета от слова “совсем”.

  2. Огромное количество ежемесячных платежей на миллионы рублей никак не контролируется!

  3. Сотрудники составляют некий план доходов и расходов, однако фактический учет затрат не ведется.

У учредителей масса вопросов:

• Какой доход компания получает за месяц - весь запланированный или нет?
• А все ли платежи оплачиваются вовремя?
• А фактически по статьям тратится ровно столько, как запланировано изначально или больше?
• Есть у компании фактическая прибыль или убытки?

  Все эти вопросы остаются без ответа.

 

  Вот несколько тезисов, которые хорошо описывают ситуацию (может кто-то узнает себя):

• Коммерческий директор предпринимает попытки контролировать фактические платежи. На деле контроль превратился в элементарную фиксацию платежей в таблице. Но и это не всегда получается.
• Сотрудники, которые привыкли к бесконтрольности на протяжении многих лет, регулярно подают заявки на платежи, которых и вовсе нет в первоначальных планах.
• Закупщики просят оплатить авансом поставки товара на следующий месяц, аргументируя просьбы тем, что: “Сейчас цены хороши, низкие. Давайте оплатим авансом, вдруг в следующем месяце будет подорожание. А в следующем месяце тратиться авансом не будем”. Но и в следующем месяце, и через месяц картина повторяется.
• Учредительские выплачиваются тогда, когда хочется собственникам и столько, сколько требуется: “Нам нужна такая-то сумма сегодня. Будьте добры!”. А с Учредителями не поспоришь. При этом нет понимания а можем ли мы эти деньги вывести из компании? Или это деньги на оплату, налогов, зарплату, или аренду, коммуналку.

Запрос заказчика:

1. Провести аудит доходов и расходов компании за период с 2020 г по 2022 г.
2. Разработать систему финансового планирования.
3. Помочь во внедрении системы управления финансами.
4. Обучить ответственного сотрудника.

 

Что сделано:

 

1. Провели шикарный аудит доходов и расходов с 2020 по 2022 гг. и выяснили, что компания была в убытке лишь в 2020 г. (по понятным причинам: коронавирус). Остальные года компания в прибыли, причем 2022 год принес прибыли в 44 раза больше, чем годом ранее.

Цифры, естественно, изменены и приведены в условных единицах, но сохранены примерные пропорции, чтобы донести суть.

 

 

Теперь надо понять, почему прибыль растет? И будет ли она расти в следующем году и что сделать для этого?

2. Чтобы найти ответ разработали финансовую модель компании на предстоящий 2023 год.

Для справки: Финансовая модель — это калькулятор доходов и расходов, в котором компания может определить для себя вектор финансового развития на год. Сколько нужно заработать, чтобы развиваться, и радовать Учредителей выплатой дивидендов, и копить “подушку безопасности”, на случай непредвиденных обстоятельств (например, как в 2020 году).

 Мы разработали финансовую модель для заказчика. Вот фрагмент с основными показателями: 

 

 

  Определили точку безубыточности (Тбез.), т.е. самый минимальный порог выручки, при котором компания работает без прибыли. При меньшей выручке, компания будет в убытке.

  Определили плановый доход в месяц (ПДМ). Такую сумму выручки компания должна зарабатывать, чтобы хватало и на развитие, и на дивиденды, и на резервы (“подушку безопасности”).

 Сформировали фонды, т.е. выявили как должна будет распределяться чистая прибыль: на дивиденды - 42%, на развитие - 23%, на резервы - 15%.  Т.к. компания имеет кредиты, сформировали фонд погашения долгов и определили % с чистой прибыли на этот фонд - 20%.

 

  Фонды с прибыли распределены с учетом пожеланий собственника по получению определенной суммы дивидендов. Т.е. собственник знал сколько хотел бы получать дивидендов из бизнеса ежемесячно, но не знал как правильно учитывать все факторы (сколько зарабатывать каждый месяц, сумму расходов и тд).

Как раз таки финансовая модель, а также распределение фондов с прибыли помогли разложить всё “по полочкам”.

3. Далее сформировали бюджет на год, где с учетом сезонности (в определенные месяцы в течение года продажи могут быть больше или меньше) определили сумму выручки на каждый месяц:

 

  Теперь наглядно видно по каким статьям затрат и в какой сумме должны распределяться деньги ежемесячно, какую прибыль компания будет получать при выполнении плана и сколько дивидендов сможет выводить Учредитель.

 

4. На базе бюджета разработали отчет по доходам и расходам (БДР):

 

  В отчет заказчик будет вносить  фактические показатели работы за месяц. В нем видно когда есть недобор дохода или перерасход статей расходов. Поэтому руководство имеет возможность, проанализировав факт, принять управленческие решения, в случае необходимости. Например: в случае недобора дохода можно будет разобраться - по каким причинам план не выполнен.

 

5. Разработали бюджет движения денежных средств (БДДС) чтобы контролировать денежные потоки в компании в течение месяца:

 

  Теперь заказчик на еженедельной основе сможет контролировать показатели компании:

• все ли планируемые поступления пришли в компанию,
• всем ли поставщикам оплатили товар,
• какие платежи уплачены.

Исходя из этого отчета, заказчик сможет корректировать работу компании в среднем 4 раза за месяц и предпринимать соответствующие действия по достижению планов.

 

   6. Заказчик назначил ответственного сотрудника для ведения управленческих форм отчетности. Им стал финансовый менеджер. А мы обучили сотрудника правилам ведения отчетов и помогли внедрить управленческий учет в компанию заказчика.

  В первый месяц мы месте с назначенным финансовым менеджером собирали данные для отчета, научили его правильно заполнять разработанные формы. 

  Второй и третий месяц фин менеджер уже сам собирал данные, мы проверяли и корректировали его работу. Анализировали получившиеся отчеты и предлагали руководителю управленческие решения.

Результат:

В компании налажен “финансовый” порядок!

1. Проведен аудит доходов и расходов компании за период 2020-2022 гг. Заказчику наглядно представлена вся аналитика в виде свода диаграмм. По результату аудита сделан вывод, компания работает с прибылью!
2. Разработана финансовая модель. Из нее заказчик понимает свой минимальный уровень выручки, а также знает сколько ему нужно заработать, чтобы он мог получить желаемые дивиденды, чтобы компания развивалась, резервы росли.
3. Разработали бюджет доходов и расходов, при помощи которого заказчик сможет контролировать расходы компании на предмет перерасхода и доходы - на предмет недобора. Каждый отдел знает свой бюджет на месяц и ни один сотрудник не приходит с просьбой оплатить в аванс!  Лимит по статье это ЗАКОН!
4. Теперь наконец-то наглядно видно какую прибыль компания заработала в тот или иной период.
5. Разработали отчет о движении денег в компании в разрезе каждой недели. Бюджет и перечень заявок планируются на неделю заблаговременно. Теперь сотрудники понимают, что прийти и “подсунуть” непонятную заявку на оплату можно только с согласования директора или вовсе не подавать заявок вне бюджета.
6. Обучили ответственного сотрудника заполнению форм отчетности и помогли внедрить управленческий учет.

Заказчик доволен, работа продолжается — внедряем систему мотивации всех сотрудников на финансовый результат. Как сделаем, обязательно расскажем в отдельной статье.

---

  Если Вы хотите наладить учет и контроль финансов в своей компании, управлять на основе цифр, вовлечь команду в достижение финансовых целей, то обращайтесь к нам! Мы обязательно Вам поможем.

Записывайтесь на онлайн экскурсию по системе управления бизнесом.

 

 

 

С уважением, Анна Гумерова — эксперт консалтингового агентства Цифровое управление.