Компания занимается разработкой IT-сервиса для управления инвестициями в криптовалюту. В команде 18 человек.
Запрос заказчика: Разработать оргсхему для компании, распределить функции между сотрудниками.
Большая цель - Создать систему управления, в которой нет начальников и подчиненных. Люди дают друг другу обещания и выполняют их.
Как мы с этим справились.
Сложность состояла в том, что классическая оргсхема нам не подходила, поскольку в ней есть руководители и подчиненные, есть иерархия подчинения.
Также сама компоновка классической оргсхемы не подходила для этой организации. В классической оргсхеме есть Функции, ЦКП, Роль и Сотрудник. В каждом отделе есть свой ЦКП.
В нашем случае эта структура оказалась не актуальной, т.к. в концепции бирюзовой компании нет такого понятия, как ЦКП (Ценный Конечный Продукт). Есть понятие “обещания”, которые дают сотрудники компании как клиенту, так и другому сотруднику. Обещания бывают корневыми и внутренними (поддерживающими). Еще есть понятия полномочия и метрики.
Корневые обещания - обещания, которые сотрудники компании дают ее клиентам/заказчикам;
Поддерживающие обещания - обещания, необходимые сотрудникам для выполнения корневых обещаний.
Полномочия - это те ресурсы, которыми располагает сотрудник для выполнения данного им обещания. ВАЖНО, если сотрудник не имеет полномочий, то и обещание он дать не может, т.к. не сможет его выполнить.
Метрики - это показатель, который определяет, выполнено обещание или нет.
Для создания организующей схемы мы привлекли ключевых игроков из команды заказчика.
Совместно было принято решение разработать новую компоновку оргсхемы.
Об этом расскажу более подробно.
Посмотрите видео, или читайте статью дальше!
Итак, при разработке оргсхемы мы прописали корневые обещания от каждого отделения клиенту и командам:
В описание отделений добавили 3 дополнительных столбца:
- Столбец “Кому обещание” - в нем отображается, кому это обещание дается;
- Столбец “Полномочия” - в нем отображается, какие есть полномочия для выполнения этого обещания;
- Столбец “Метрика” - здесь указана метрика для оценки данного обещания.
В итоге оргсхема состоит из 3-х строк с обещаниями в шапке каждого отделения, 6-ти столбцов в отделении: Обещание, Кому обещание, Полномочия, Метрика, Роль, Сотрудник.
Во вкладке “Полномочия” прописали конкретные полномочия, которыми обладают сотрудники для выполнения данного ими обещания. Если у человека нет полномочий, то он не может выполнить обещание.
Во вкладке “Функции” мы отдельно прописали функции сотрудников, чтобы они четко знали, какие функции выполняют. Также добавили столбец “Вакансия”, чтобы сразу понимать, вакантная эта роль или нет.
Для удобства пользования оргсхемой все вкладки мы связали формулами между собой и создали сводные таблицы для централизации всех данных.
Рассмотрим связки более подробно.
Вкладка LIB (англ. - Library - библиотека) - это основная вкладка для создания сводной таблицы. В нее подтягиваются данные из самой оргсхемы, из вкладок “Полномочия” и “Функции”.
В этой таблице у нас 8 столбцов:
- Команда - к какой команде относится роль и обещания. Данные подтягиваются из оргсхемы.
- Количество - это технический столбец для подсчета количества обещаний по каждой роли.
- Обещания - какие обещания дает в рамках команды конкретный сотрудник. Данные подтягиваются из оргсхемы.
- Полномочия - какие полномочия имеет конкретный сотрудник, давший обещание. Данные подтягиваются из вкладки “Полномочия”.
- Метрики - какие метрики для данного обещания. Данные подтягиваются из оргсхемы;
- Роль - должность сотрудника, давшего обещание. Данные подтягиваются из оргсхемы;
- Функции - функции, которые выполняет конкретный сотрудник. Данные подтягиваются из вкладки “Функции”;
- ФИО - ФИО конкретного сотрудника, занимающего одну или несколько ролей. Данные подтягиваются из оргсхемы.
В оргсхеме добавили ссылки на полномочия и роль, чтобы сотрудник мог без проблем посмотреть все свои полномочия и функции.
Ссылки в столбце “Полномочия” ведут на вкладку “Полномочия”, а ссылки в столбце “Роль” ведут на вкладку “Функции”. Таким образом любой сотрудник может посмотреть все свои функции и полномочия к каждому обещанию.
Сводные таблицы
Мы сделали 2 сводные таблицы:
- Таблица по Роли, где отображаются ФИО этой роли, обещания и функции и метрики;
- Таблица по ФИО, где отображаются роли этого специалиста, обещания, полномочия, функции и метрики.
Благодаря сводным таблицам можно посмотреть все данные централизованно по каждому сотруднику и каждой роли.
Какая проблема у заказчика решена?
Собственник до работы с нами не понимал, как можно свести все необходимые данные о работе компании в единую систему, т.к. модель бизнеса не стандартная. Требовался особый подход к созданию инструмента. Благодаря совместной работе и полному погружению сотрудников компании был создан уникальный инструмент, который решил поставленную собственником задачу.
Результат:
Заказчик получил автоматизированный инструмент, адаптированный под его компанию, который собрал в себе все необходимые данные как для действующих сотрудников, так и для новых. Сейчас любой сотрудник легко может увидеть себя на оргсхеме, увидеть свои функции, обещания, свои полномочия и метрики по обещаниям.
Команда вовлеклась в управление бизнесом, каждый человек теперь понимает, что от его труда зависит общий результат команды. Собственник стал тратить на 30 % меньше времени на разъяснение рутинных задач.
Если Вы хотите прокачать команду и снизить свою операционную загрузку, то обращайтесь к нам, мы обязательно Вам поможем.
Записывайтесь на бесплатную консультацию:
С уважением, Михаил Дарин — консультант консалтингового агентства «Цифровое управление».
