Компания из Москвы. Занимается продажей и монтажом инженерных систем - септики, системы отопления, водоснабжение.
Обратились к нам чтобы:
- Расписать функции между сотрудниками, упорядочить их работу.
- Разработать регламенты и должностные инструкции, чтобы каждый сотрудник четко понимал — за что отвечает.
- Собрать базу знаний чтобы быстрее вводить в должность новых людей, особенно технических специалистов.
На самом деле у собственника бизнеса были некоторые сомнения — «А получится ли сделать базу знаний для такого технически сложного бизнеса - монтаж и обслуживание инженерных сетей? В этом деле столько нюансов. Всего и не перечислить!».
Но ведь получилось! Да еще как — читайте кейс.
Что сделано:
1. Разработали оргсхему.
Прописали все функции бизнеса — распределили по отделениям. Стало наглядно видно, кто за что отвечает, какие функции оказались упущенными и какого специалиста необходимо принять на работу. Также было выявлено, что Технический директор выполняет не свои функции и погружается в операционные процессы. После анализа загрузки было решено принять на работу менеджера по сервису и качеству. Этот человек снял львиную долю операционных задач с Технического директора. Уже немного полегчало!
2. Технический блок мы разделили на два отделения:
4А Септики и 4Б Отопление, т.к. в компании есть услуги по установке септиков, разводке воды по дому и услуги по установке системы отопления. В данном случае это немного разные направления.
При разработке оргсхемы мы сформулировали ЦКП каждого отдела и каждой функции.
Теперь каждый сотрудник знает, какой должен быть результат его действий и руководитель легко может проверить, правильно ли выполнена работа и кто несет ответственность за ту или иную функцию!
3. Разработали стандарты для технического технического отделения:
Регламенты и должностные инструкции для сотрудников
- логист,
- выездной инженер,
- бригадир монтажной бригады,
- прораб,
- супервайзер.
В должностных нам удалось подробно описать действия сотрудников. Пришлось потрудиться — приглашали руководителей. Вместе составили по настоящему работающие инструкции. Благодаря этим документам удалось настроить обучение людей с минимальным участием руководителей. А значит руководство компании теперь меньше времени тратит на рутину и может заниматься развитием бизнеса.
Для примера покажу содержание Регламента выездного инженера, в котором подробно описаны все действия сотрудника:
Содержание Должностной инструкции логиста:
В каждой Должностной инструкции мы прописали должностные обязанности и успешные действия, прядок взаимодействия с другими отделами, типовые ошибки и статистики должности.
4. Составили базу знаний в на Гугл-диске.
Разложили все документы по папкам. Создали реестр базы знаний с интерактивными ссылками, чтобы каждый сотрудник мог быстро найти нужный ему документ. Причем доступ выдается персонально. Если сотрудник увольняется, доступ можно закрыть.
База знаний:
Реестр базы знаний:
5. Составили программы обучения и тесты проверки знаний
Чтобы люди не просто читали регламенты и инструкции, но и понимали, что знания будут проверять, мы сделали тесты для каждой должности.
Вот так выглядит интерактивная программа обучения — в неё вставлены ссылки на документы.
Эту программу обучения новый сотрудник получает в WhatsApp при устройстве на работу. Он поочередно изучает стандарты и проходит тесты.
Какая проблема у заказчика решена?
Перед началом работы у заказчика не было понимания, как можно все упорядочить, поскольку это сложная техническая ниша. Были сомнения, сможем ли мы полноценно создать стандарты для его компании. Благодаря активному включению всей команды, мы смогли это сделать и упросить обучение персонала и ввод в должность новых сотрудников.
Технический директор разгружен, не тратит время на операционные задачи и может сосредоточиться на стратегических вопросах.
Результат:
Все функции в компании распределены, расставлены приоритеты в найме персонала. Созданы и разложены в базе знаний стандарты, необходимые для качественной работы сотрудников. Благодаря реестру документов можно быстро находить нужный файл. Менеджер по обучению легко может скорректировать имеющиеся программы обучения или составить новые.
Составлена структура управления. Заказчик получил базу знаний, которая позволяет обучать сотрудников и проверять знания, системно расти без большого отвлечения руководителей на ввод в должность новых людей.
Как сделать у себя в компании базу знаний и запустить обучение сотрудников?
Самый простой способ — обратиться к нам за помощью. Мы уже помогли десяткам компаний из торговли, производства, сферы услуг, строительства и других ниш.
Во первых, у нас есть классные компетенции по созданию действительно работающих регламентов,
Во вторых, уже наработан успешный опыт во МНОГИХ нишах. Мы уже знаем где и что работает, а что не эффективно.
Поэтому обращайтесь — записывайтесь на онлайн консультацию. Составим план — чем мы можем помочь конкретно Вам, в какие сроки и сколько будет стоить.
С уважением, Михаил Дарин, эксперт консалтингового агентства Цифровое управление.
