Перед тем, как разработать стратегию развития и вносить существенные изменения в структуру и политику компании желательно сделать аудит — проверить текущее состояние системы управления. В этой статье Вы узнаете как провести аудит системы управления и сможете получить тест чтобы самостоятельно провести такой аудит у себя в компании.
Что такое Аудит системы управления организацией?
Если говорить просто, то аудит системы управления — это набор действий по сбору и анализу информации о текущей ситуации в компании. С помощью аудита руководитель компании может выявить:
- задвоенные функции — когда 2 или более людей делают схожую работу, тратят на это время, а значит и деньги работодателя;
- упущенные функции — когда выясняется, что какая-то очень важная операция никому не поручена и ее делает тот, «кому больше всех надо» либо никто. Это обычно какие-то маленькие функции: «проверить наличие росписей в ТТН перед выездом машины с территории», «позвонить заказчику в течение 1 рабочего дня после отправки документов и счета на оплату» и т.д. Но практика показывает, что именно эти маленькие функции при многократном невыполнении часто приводят к огромным потерям: недостача ТМЦ, просроченная дебиторская задолженность и т.д.
- перегрузка отдельных звеньев системы — когда один или несколько сотрудников «тащат» на себе по несколько очень важных процессов. Да они справляются. Но что происходит когда они увольняются или уходят на больничный? Если компания маленькая, то такое положение вполне объяснимо. Но если в компании есть несколько отделов, в каждом из которых по несколько сотрудников, то как правило находятся те, кому «делать нечего» и те, кто «зашивается».
- отсутствие четко прописанного порядка, технологии работы. Это чаще характерно для молодых компаний, когда все работают «как директор сказал». Но мозг владельца (директора) не может расти с той же скоростью, как его бизнес. Поэтому возникает необходимость на бумаге прописать правила и инструкции. Это и является главной целью аудита системы управления — определить все процессы в компании, которые нужно регламентировать при помощи инструментов управления.
Что проверять в ходе аудита системы управления?
1. Наличие четкой структуры предприятия.
Структура должна быть закреплена в соответствующих документах, схемах. В описании структуры предприятия поможет правильно составленное штатное расписание и схема штатной расстановки. Наличие четко прописанной структуры помогает всем сотрудникам. Ее можно даже распечатать и повесить, например, в конференц-зале. У нас в блоге есть отдельная статья о том, как разработать оргструктуру для производственной компании.
Если у Вас в компании нет организационной структуры, изображенной на бумаге, то сделайте простую вещь. Нарисуйте ее сами карандашом так, как Вы ее себе представляете сейчас! Это важно. Именно как сейчас. Отдельно нарисуйте как по Вашему должно быть. А потом дайте аналогичное задание своим заместителям. Сравните. Увидите много интересного.
Очень хорошо помогает в построении системы управления такой инструмент как организующая схема. Она показывает функции и ЦКП всех подразделений и отдельных сотрудников. О том что такое оргсхема и как ее разработать читайте в отдельной статье.
Вообще, создать оргструктуру компании, которая будет наиболее оптимальной, задача не из легких. Но если этим вообще не заниматься, то о каком развитии бизнеса может идти речь? Какой бизнес вырастит владелец, если сам не представляет, что хочет получит в результате?
2. Прописанные должностные обязанности всех сотрудников.
Если написанных на бумаге инструкций нет, то все понятно. А если они есть и сотрудники уверяют, что «у нас все есть, все написано», то нужно элементарно проверить знания по этим инструкциям. Да и на сами должностные инструкции нужно взглянуть критически — есть ли в них ценный конечный продукт должности, описаны ли успешные действия и типовые ошибки, статистики должности. О том, какой должна быть РАБОТАЮЩАЯ должностная инструкция, читайте в отдельной статье.
Очень часто должностные инструкции сотрудников существуют формально. Со временем наступает такой момент, когда реальные обязанности почти полностью отличаются от должностных инструкций. Может произойти «задвоение» обязанностей у разных сотрудников. Чтобы должностные инструкции РАБОТАЛИ, а не лежали, нужно:
- привлечь для их составления непосредственных руководителей участков и отделов.
- составить программу обучения сотрудников. Включить в эту программу все материалы (инструкции, регламенты, видео), которые должен изучить сотрудник и обязательно выполнить проверочное задание.
Правильно написанные должностные инструкции станут важным элементом системы управления.
3. Наличие регламентов по основным бизнес-процессам.
Регламент в данном случае — это подробное описание того, как выполнять те или иные действия чтобы получить нужный результат. На все основные бизнес-процессы в компании должны быть регламенты. Например компании, занимающейся установкой окон могут быть:
- регламент продаж,
- регламент предоставления услуг по монтажу,
- регламент контроля качества,
- регламент по маркетингу,
- регламент по найму и адаптации,
- регламент по работе с финансами.
Если в компании нет регламентов и должностных инструкций, но при этом компания успешно продает и предоставляет свои товары или услуги, то как Вы думаете — где сосредоточены знания о том КАК и ЧТО нужно делать в тех или иных ситуациях? В голове владельца и ключевых сотрудников. Тогда возникает несколько логичных вопросов:
- Что делать если ключевой сотрудник заболел или вообще уволился?
- Как передавать знания новым сотрудникам — устно?
Если в компании все же есть какие-то регламенты, то в ходе аудита системы управления нужно проверить, на сколько они актуальны, отражают они действительно правильный порядок действий, который приводит к нужному результату.
4. Регулярный сбор и анализ статистик.
Управлять бизнесом без цифр, все равно что ехать на машине с закрытыми глазами. Поэтому обязательно нужно проверить — какие показатели регулярно собираются для принятия управленческих решений. Таких показателей может быть от нескольких штук до нескольких десятков в зависимости от размеров компании. Очень важно в каком виде они предоставляются директору — иногда это огромная таблица, где 90% цифр являются технической информацией и не нужны для управленческих решений. В такой таблице очень сложно увидеть главное. Или это будет график и маленькая таблица из 4 — 5 самых важных для директора цифр. Как в Вашей компании предоставляется управленческая отчетность, позволяет она спокойно принять верные решения?
Как минимум необходимо регулярно видеть доходы и прибыль по каждому направлению деятельности, размер дебиторской и кредиторской задолженности, объем отгруженного товара или предоставленных услуг в натуральном выражении или в рублях. Но вообще, следует еженедельно контролировать результаты работы всех подразделений компании.
Вот так могут выглядеть графики, которые программа строит автоматически на основании внесенных данных:
Чтобы вести такой контроль мы рекомендуем нашим клиентам использовать панель управления компанией на Гугл-таблицах. В отдельной статье мы подробно расскажем как собрать и использовать панель управления руководителя компании.
5. Наличие системы обучения, адаптации и инспектирования.
Чтобы система управления работала, сотрудники должны знать и выполнять требования должностных инструкций и регламентов. В ходе аудита системы управления обязательно нужно проверить — как часто сотрудники сдают экзамены на знание инструкций и регламентов, кто и как проверяет ведение ключевых статистик компании.
Если в компании нет системы обучения и адаптации, то существующие и новые сотрудники по своему будут понимать должностные обязанности и результаты, которые Вы от них ждете. Мы уже много раз сталкивались с такими ситуациями, когда руководитель понимает задачи и результаты совсем не так как это видит сотрудник.
6. Взаимосвязь бизнес-процессов.
В ходе аудита системы управления нужно проверить, на сколько четко прописаны бизнес-процессы в компании, как они взаимосвязаны между собой. Очень часто бывает так, что сбои в работе предприятия происходят именно из-за того, что передача информации между владельцами разных процессов не настроена, либо происходит очень медленно. Например в случае поломки оборудования заявка в ремонтную службу может поступать через 3-5 человек: мастера основного участка, начальника основного участка, начальника ремонтной службы, мастера ремонтной службы, бригадира ремонтников. Конечно, в такой длинной цепочке обязательно произойдет сбой, кто-то промедлит, закрутится и забудет. В результате станок во время не починят и продукция не будет выпущена.
7. Уровень автоматизации процессов.
На сегодняшний день, пожалуй, не осталось уже предприятий где не начался процесс автоматизации производства. В том или оном виде процессы переносятся в программную среду. Руководители понимают, что чем больше процессов будет оцифровано, тем
- меньше будет влияние «человеческого фактора» на результат процесса
- меньше времени будет требоваться выполнение задач
- легче контролировать ход и результаты процессов
- более простым и понятным для всех сотрудников станет процесс производства.
Однако, степень автоматизации очень сильно отличается на разных предприятиях. В ходе аудита уровня автоматизации необходимо определить
- точки перехода физических процессов в цифровые;
- конкретные логические связи между действиями сотрудников внутри программной среди и в физическом пространстве;
- наличие оцифрованных целей;
- степень оцифровки процесса планирования и подготовки производства;
- возможность выдачи производственных заданий в автоматическом режиме;
- наличие автоматизированного расчета фактических показателей за период (смену,неделю, месяц, год) не только по всему предприятию, но и по каждому участку, смене и сотруднику;
- наличие и работоспособность системы кадрового учета и расчета заработной платы;
- наличие и работоспособность системы приемки готовой продукции.
В зависимости от специфики предприятия могут быть проверены и другие параметры.
На многих современных предприятиях уже используются автоматизированные производственные системы (например 1С УПП и 1 С ERP, а так же другие ERP системы). Конечно, внедрение такой системы это довольно длительный, трудоемкий и затратный процесс. Но при правильном подходе, настойчивости и воли руководителя результат обязательно оправдает ВСЕ затраты и нервы, потраченные на автоматизацию.
Кто проводит аудит системы управления?
Аудит системы управления может провести группа руководителей предприятия во главе с директором. Если на предприятии есть специальная должность «Аналитик» или «Инженер по бизнес-процессам», то подключают и его. Но нужно понимать, что руководители (замы, начальники отделов) — это как раз те люди, которые в дальнейшем будут получать задачи по исправлению ситуации. И не забывайте, что после нескольких лет работы в компании взгляд «замыливается». Человек воспринимает происходящее вокруг как должное. Сложно увидеть недостатки и новые возможности. Поэтому руководители и владельцы компаний часто привлекают независимых экспертов для проведения аудита.
Специалисты нашего агентства помогут Вам провести комплексный аудит системы управления и дадут конкретные рекомендации по улучшению и автоматизации бизнес-процессов. А так же по результатам аудита мы можем предложить свою помощь по разработке плана развития именно для Вашего предприятия. Чтобы записаться на аудит системы управления просто напишите нам на электронную почту office@dc-24.ru .
Чтобы самостоятельно провести аудит системы управления получите тест.
Мы разработали специальный интерактивный тест чтобы провести аудит системы управления. Тест охватывает все сферы управления и показывает на сколько хорош работают инструменты управления в компании. Его нужно заполнять в спокойной обстановке. Потребуется примерно 10-15 минут. Отвечайте честно как есть. Чтобы получить ссылку на тест заполните форму.
С уважением, Елена Масалова — основатель и руководитель консалтингового агентства «Цифровое управление».
