Транспортная компания из г. Магнитогорск, Челябинской области. Основным видом деятельности является организация международных грузоперевозок из Китая в Россию.
Ситуация:
В компании нет сотрудника, который бы занимался подбором, адаптацией и обучением специалистов. Как такового процесса подбора в компании нет. Поиском сотрудников занимается операционный директор, когда позволяет время. Это отнимает много сил и времени.
Для эффективного найма необходимо разместить объявление о вакансиях на сайтах, разобрать отклики соискателей, а если никто не откликается, то вручную просматривать резюме, познакомиться с кандидатом по телефону, пригласить на повторное собеседование, проверить кандидата по линии безопасности и т.д.
У заказчика нанимали так:
Компания растет и сотрудников нужно нанять быстро, заполнить штат. Поэтому зовут всех кто откликнулся на объявление, без предварительной проверки и общения, нанимают тех, кто согласится.
В период испытательного срока никто особо сотрудниками не занимается: “Вот тебе компьютер, вот тебе программа, сиди и работай”.
А дальше принцип: “Авось приживется”, “Авось сможет, а если не сможет и ладно, будем дальше искать”.
В итоге в компании “бешеная” текучка кадров. Принцип “На авось” не работает!
Запрос заказчика:
- Построить систему найма персонала в компанию.
- Помочь в найме менеджера по персоналу, который бы занимался не только наймом, адаптацией и обучением сотрудников, но и выполнял функции контроля качества - проверял работу сотрудников в компании.
Что сделано:
-
Разработали профиль должности менеджера по персоналу.
Учли все пожелания заказчика от уровня компетентности кандидата до личных качеств, что тоже немаловажно:
Профиль должности позволил понять - какого конкретно сотрудника необходимо найти. Благодаря профилю должности составили “продающее” объявление о вакансии на работных сайтах.
“Продающее” объявление — это когда соискатель прочитал его и сразу захотел работать в компании.
-
Составили “вкусное” объявление на вакансию:
Текст объявления содержал не только требования к кандидатам, пожелания работодателя и условия работы, но и ограничение по времени подачи резюме на вакансию.
Фраза: “Резюме принимаются до __.__.202_г.” хорошо сработала на соискателей.
Спустя 1 сутки мы получили 18 откликов на вакансию.
- Конечно, не все резюме подходили под наш портрет, описанный в профиле должности. Мы составили бланки для проведения собеседований, чтобы точно отсечь тех, кто нам не подходил:
После проведения интервью по компетенциям я делала заключение по каждому кандидату и передавала заказчикам.
В результате проведения 5ти собеседований были отобраны 3 кандидата. Заказчик выбрал из предложенных одного, который оказался самым подходящим.
- Пока проходили собеседования кандидатов мы с заказчиком разработали должностную инструкцию для менеджера по персоналу.
Подробно описали все обязанности будущего сотрудника (и по найму, и по контролю качества):
В должностной инструкции прописаны обязанности и ответственность сотрудника, взаимодействие с другими подразделениями. То есть сразу понятно к кому с каким вопросом можно обратиться и получить ответ.
- Разработали программу обучения для менеджера по персоналу. Все необходимые документы, которые сотруднику нужно освоить, собраны в одном месте.
Для наполнения этой программы мы использовали свою базу знаний, которую накопили за годы успешной работы. Поделились с заказчиком.
После изучения каждого документа нужно сразу пройти тест, чтобы закрепить полученные знания.
Согласитесь, это очень удобно
- Собрали все первостепенные задачи, которые должен выполнить менеджер по персоналу на испытательном сроке и разработали для него план на испытательный срок:
В плане сразу видно задачи сотрудника на первый месяц работы и срок для выполнения. Это не дает сотруднику расслабиться. Здесь же указана оплата за каждую выполненную задачу (дополнительная “плюшка”: выполнил задачу и сразу знаешь сколько за нее получишь).
План на испытательный срок прописывают либо сразу на три месяца или же поэтапно выдают сотруднику каждый месяц.
На протяжении всего месяца мы контролировали выполнение задач сотрудником, наряду с наставником, отвечали на все возникающие вопросы у новичка.
В конце месяце наставник проанализировал с сотрудником что получилось, что не получилось, и по каким причинам, и заполнил фактический результат по всем задачам в списке.
Благодаря плану на испытательный срок и количеству выполненных задач плана, уже после первого месяца работы сотрудника, заказчик смог сделать вывод о том, что продолжать работу с сотрудником стоит, так как со всеми задачами он справился.
- Мотивация. Сотрудник больше доверяет работодателю если понимает из чего складывается его заработная плата. Это очень важно, начиная с первого рабочего дня. Поэтому разработали мотивацию для менеджера по персоналу на испытательный срок и отдельно после испытательного срока:
Мотивация на испытательный срок:
Заработная плата на испытательном сроке состоит из окладной части, постоянной, и переменной части, которую сотрудник получит, выполнив задачи из плана на испытательный срок.
Мотивация после испытательного срока:
После испытательного срока заработная плата будет состоять из окладной части, постоянной и показателей KPI. В нашем случае их четыре: 2 показателя касаются работы сотрудника по процессам найма, а 2 других - по процессам контроля качества.
Такая система премирования замотивирует сотрудника на результат, ведь показатели охватывают все основные процессы, за которые отвечает сотрудник.
Основным инструментом работы менеджера по персоналу, в рамках процесса, найма является регламент по подбору и адаптации сотрудников. Его мы разработали подробно, описали каждый шаг. Составили воронки найма по должностям (воронка найма руководителей, специалистов, рабочих) и прописали процесс адаптации новых сотрудников после приема на работу:
В регламенте представлены все необходимые инструменты для:
- эффективного поиска кандидатов,
- проведения собеседования и “отсеивания”, по воронке найма, неподходящих кандидатов,
- предоставления проверенных, соответствующих профилю кандидатов на собеседование руководителю,
- адаптации сотрудников при приеме на работу и на протяжении всего испытательного срока.
Результат:
1. Разработан регламент по подбору, адаптации и обучению сотрудников компании, а также все необходимые документы для менеджера по персоналу:
- Должностная инструкция
- План на испытательный срок
- Программа обучения
- Мотивация на испытательный срок
- Мотивация после испытательного срока
Разработанный комплекс инструментов помог новому сотруднику с самого первого рабочего дня понять:
- чем ему предстоит заниматься;
- что ему нужно изучить, чтобы научиться исполнять свои обязанности;
- свои задачи на испытательный срок;
- оплату, которую он может зарабатывать в компании, эффективно исполняя свои должностные обязанности.
2. Подобран сотрудник на должность “Менеджер по персоналу”, в соответствии со всеми пожеланиями заказчика.
Новый сотрудник быстро освоился, взял на себя процессы найма и адаптации персонала, а также вопросы по контролю качества.
Он сильно разгрузил операционного директора, который раньше занимался подбором сотрудников в компанию. Это требовало много времени и не мешало выполнять свои прямые обязанности директора.
Подобранный нами сотрудник и по сей день успешно работает в компании нашего заказчика.
Как создать у себя в компании систему найма и контроля качества?
Самый простой способ — обратиться к нам за помощью. Мы уже помогли десяткам различных компаний из сферы торговли, производства, сферы услуг, проектирования, строительства и многих других.
У нас есть хорошие компетенции по созданию системы найма и обучению сотрудников. Мы уже знаем где и что работает, а что не эффективно.
Поэтому обращайтесь — записывайтесь на онлайн консультацию. Составим план — чем мы можем помочь конкретно Вам, в какие сроки и сколько будет стоить.
С уважением, Анна Гумерова, эксперт консалтингового агентства Цифровое управление.
